 | Inleiding
|
| Tabellen binnen StroMenu |
| Begrippenlijst van StroMenu |
| PCMenu | StroMenu | Invoer |
| Lijsten | Beheer | AdresMenu |
In deze tekst:
|
|
StroMenu is gemaakt in Access 97 (Nederlandstalige versie), een database programma dat werkt op pc's met Windows 95, 98, NT of 2000. StroMenu werkt ook prima in hogere versies van Access, bijv. Access 2000.
StroMenu bestaat uit twee bestanden: een gegevensbestand en een werkbestand. Het werkbestand is opgeslagen als een MDE-bestand, waardoor de programmacode niet meer inzichtelijk is. Hierdoor kan niemand ongewenste wijzigingen in het programma aanbrengen of onbevoegd programmacode kopiëren.
Beide bestanden worden op een netwerkschijf opgeslagen, zodat het programma vanaf alle werkplekken die op dit netwerk zijn aangesloten toegankelijk is.
U kunt StroMenu met het toetsenbord en/of met de muis bedienen. Wanneer u geen muis wilt gebruiken, dan kunt u bijna alle functies binnen het programma ook met het toetsenbord bedienen. Zie hiervoor het hoofdstuk Sneltoetsen in deze handleiding. Wanneer u de ene keer de muis en de andere keer het toetsenbord gebruikt, kunt u een hoge snelheid in het gebruik van het programma bereiken.
Belangrijke toetsen die u zeker moet kennen zijn:
| Tab, Shift+Tab: ga naar volgend/vorig veld |
| Esc: annuleren van een opdracht |
| F4: open een keuzelijst. |
| Shift+F2: inzoomen. |
In StroMenu zijn veel controles ingebouwd op de juiste invoer van de gegevens. U krijgt een melding te zien wanneer u bijvoorbeeld een verplicht veld niet hebt ingevuld of een positief getal hebt ingevoerd waar StroMenu een negatief getal verwacht. In enkele gevallen doet StroMenu u een voorstel voor een correctie.
Ziet u een melding die u niet begrijpt of die naar uw idee niet logisch is, of ziet u geen melding terwijl u dit wel verwacht, geef dit dan (per e-mail) door aan de beheerder van StroMenu. Uw inbreng is essentieel voor het kunnen verbeteren van het programma.
StroMenu werkt met verschillende bevoegdheden. Om met StroMenu te kunnen werken moet u bevoegd zijn. De beheerder bepaalt welke Functie u heeft binnen en Groep en waardoor u voor deze groep bepaalde bevoegdheden krijgt. Van de beheerder krijgt u een inlognaam (meestal uw initialen) en een wachtwoord. Bent u uw wachtwoord vergeten en/of wilt u andere bevoegdheden, neem dan contact op met de beheerder of het secretariaat.
U kunt per groep een van de volgende Functies hebben:
| Gast: u kunt alleen adressen uit de Kaartenbak en van uw groep bekijken. |
| Management: u kunt alleen adressen uit de Kaartenbak bekijken en lijsten afdrukken. |
| Gebruiker: u kunt adressen, relaties en contacten met uw groep bekijken en wijzigen. |
| Gebruiker+: u kunt adressen, relaties en contacten met uw groep bekijken en wijzigen en contacten van uw adressen met alle groepen bekijken. |
| Groepsbeheerder: als gebruiker+, u kunt tevens bepaalde velden van uw groep wijzigen. |
| Beheerder: gelijk aan gebruiker+, u kunt tevens bepaalde algemene velden wijzigen. |
| Donateurs: gelijk aan gebruiker, u kunt tevens donateurgegevens (o.a. donaties) invoeren. |
| Financiën: gelijk aan gebruiker, u kunt tevens betalingen en verzendingen boeken. |
| Financiën beheerder: gelijk aan beheerder, u kunt tevens betalingen en verzendingen boeken. |
| Donateurbeheerder: gelijk aan donateurs, u kunt tevens bepaalde velden voor de donateursadministratie wijzigen. |
| Secretariaat: gelijk aan gebruiker+, u kunt tevens medewerkergegevens opzoeken en medewerkers toevoegen. U kunt deze nieuwe medewerkers de bevoegdheid Gast, Gebruiker of Gebruiker+ geven. |
| Secretariaatbeheerder: gelijk aan secretariaat, u kunt tevens enkele velden voor het secretariaat wijzigen en u kunt nieuwe medewerkers ook enkele andere bevoegdheden geven. |
| Programmabeheerder: u kunt alles. |
Wilt u een andere Functie binnen een Groep, overleg dit dan met een van de Secretariaatsbeheerders of Programmaeigenaren.
StroMenu houdt enkele registraties bij. StroMenu registreert automatisch:
| Wanneer (datum, tijd) u u aanmeldt en afmeldt in het programma en wanneer u uw wachtwoord wijzigt. |
| Door wie en wanneer een adres gewijzigd is en wat de wijziging is. De Beheerder kan hiermee o.a. nakijken welke adressen u gewijzigd hebt. |
Voor een goed begrip van de werkwijze binnen StroMenu is het belangrijk dat u het volgende weet van de opbouw van StroMenu:
| Elk adres dat door de medewerkers van de organisatie worden ingevoerd, wordt precies één keer opgeslagen in een adressentabel. In deze tabel staan alle adresgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummers, e-mail adres enzovoort. |
| Elk adres kan door meer Groepen binnen uw organisatie gebruikt worden. Per Groep wordt er dan een Relatie gelegd tussen de groep en het adres. In die relatie tussen de groep en het adres kunt u specifieke zaken vastleggen, die alleen voor deze specifieke relatie gelden. Elk adres wordt echter altijd maar één keer opgeslagen. Een wijziging in het adres wordt direct van toepassing voor alle groepen die een relatie met dit adres hebben. |
Zie het schema.
Binnen StroMenu worden diverse tabellen gebruikt. De meeste tabellen zijn met elkaar verbonden (gerelateerd). Voordeel van een gerelateerde tabel is dat bijwerkingen van gegevens in de ene tabel automatisch doorgevoerd worden naar de andere gerelateerde tabel.
In onderstaand schema ziet u hoe de tabellen met elkaar in verband staan:
| Begrip... | Betreft... | Betekent.. |
| Adres | database tabellen | alle naam- en adresgegevens van een adres uit de centrale adressentabel |
| Groep | database tabellen | de groep binnen de organisatie die met een selectie van alle adressen relaties heeft |
| Relatie | kenmerk van adres en groep | alle gegevens van de relatie tussen een groep en een adres uit de centrale adressentabel |
| Contacten | kenmerk van adres en groep | alle gegevens van de contacten tussen een groep en een adres uit de centrale adressentabel |
| Verzendingen | kenmerk van adres | alle gegevens (ook de financiële) over de verzending van goederen / artikelen naar een adres |
| Donaties | kenmerk van adres | alle gegevens (ook de financiële) over een donatie van een adres |
| Naam-Naam relatie | kenmerk van adres | de relatie tussen twee adressen, bijv. een familierelatie of een werkgever-werknemer relatie |
| Functie | gebruikers van StroMenu | de functie en de daarbij behorende bevoegdheden van een medewerker binnen het programma StroMenu |
| Bevoegdheden | gebruikers van StroMenu | de bevoegdheden binnen het programma StroMenu van een gebruiker van het programma |
| Activiteit | relatie invoeren | een activiteit van het adres met betrekking tot de actuele Groep, bijv. kerngroep, organisatie decemberfeest, redactielid. |