Zie ook elders op deze site:
| PCMenu | Word | Tips en trucs |
| Word afdruk samenvoegen | In Word afdrukken als boekje | WordPerfect macro |
In deze tekst:
|
|
WordPerfect en Word hebben van elkaar verschillende manieren om bestanden op te slaan. Omzetting van het ene bestandsformaat naar het andere gaat niet altijd goed. Deze tekst beschrijft wat u tegen kan komen wanneer u bestanden van WordPerfect 6.1 en hoger om wilt zetten naar Word 97 en hoger.
Tips: houd een goed boek over Word 97, 2000 of XP gereed (aanraders: Word xx voor dummies of de wat goedkopere Word xx volgens Bartjes of Easy computing gids Word xx) en maak veel gebruik van de Help-functie van Word (de F1 toets).
WordPerfect: Het bestandsformaat van WordPerfect is gelijk gebleven voor versies WordPerfect 6.0, 6,1, 7.0, 8.0 en 9.0 (2000). Alle bestanden uit deze versies van WordPerfect zijn onderling volledig uitwisselbaar en op dezelfde manier om te zetten naar Word.
Word: Het bestandsformaat van Word is gewijzigd tussen versie 6.0 / 7.0 en versie 97 / 2000. Alle bestanden uit versies Word 97 en Word 2000 zijn onderling volledig uitwisselbaar.
Word 97 / 2000 / XP bestanden kunt u alleen in Word 6.0 voor Windows 3.11 en Word 7.0 voor Windows 95 inlezen, wanneer u voor Word 6.0 / 7.0 een conversieprogramma (WRD97CNV.EXE) heeft geïnstalleerd.
Om de opmaak van een Word-document aan te passen is het belangrijk dat u weet dat elke alinea in Word altijd gebaseerd is op een opmaakprofiel, zie Opmaak>> Opmaakprofiel. In het opmaakprofiel worden het lettertype, de alineaopmaak, de tabinstellingen, de taal enz. van de alinea vastgelegd.
U kunt een opmaakprofiel kiezen uit de lijst links in de Werkbalk of typ Ctrl+Shift+S. U maakt een nieuw opmaakprofiel door in dit veld een nieuwe naam op te geven voor het opmaakprofiel.
Er zijn in iedere tekst in ieder geval de volgende opmaakprofielen:
§ Standaard: het basis opmaakprofiel voor de hele tekst.
§ Kop 1, Kop 2 enz: de opmaakprofielen voor kopteksten
§ Opmaakprofielen voor alinea's met opsommingtekens
Met de toetsencombinatie Ctrl+Shift+N zet u een alinea weer terug in het standaard opmaakprofiel. U kunt deze toetsencombinatie ook heel goed gebruiken om bijv. overbodige tabs uit WordPerfect snel uit de alinea te verwijderen. Bij alinea's waarvan u de opmaak niet snel goed krijgt, kunt u de volgende methode toepassen: zet eerst de alinea met Ctrl+Shift+N in het standaard opmaakprofiel en pas daarna de opmaak van de alinea aan aan uw eigen wensen. Bij een tekst met veel opmaakproblemen kunt u overwegen om de hele tekst eert in de standaardopmaak te zetten (type Ctrl+A) en daarna Ctrl+Shift+N) en dan de opmaak voor kopjes e.d. handmatig aan te passen.
Voor kopjes kunt u meestal ook de volgende sneltoetsen gebruiken, deze werken voor de huidige alinea, u hoeft niet eerst de alinea te selecteren: Alt+Shift+1 voor opmaakprofiel Kop 1, Alt+Shift+2 voor opmaakprofiel Kop 2, Alt+Shift+3 voor opmaakprofiel Kop 3.
Een andere handige sneltoets is Ctrl+spatie (selecteer eerst het betreffende tekstblok): hiermee verwijdert u alle opmaakkenmerken van het lettertype.
Elk document in Word is gebaseerd op een sjabloon. In de sjablonen zijn o.a. alle opmaakprofielen, maar ook instellingen zoals marges, paginaformaat enz. opgenomen. Het standaard sjabloon is normal.dot. U kunt ook zelf sjablonen maken, bijvoorbeeld voor een formulier of een pagina-instelling die u vaak gebruikt. Zie de handleidingen.
Word kent geen `onderwaterscherm´ zoals in WordPerfect. U kunt echter wel de codes (spaties., tabtekens, nieuwe alinea's enz.) in de tekst weergeven: typ Ctrl+Shift+( of klik op het ¶-teken in de Werkbalk.
Een alinea in Word heeft standaard (automatisch) tabs om de 1,27 cm (½ inch). Zodra u echter één tab in de alinea plaatst verdwijnen alle automatische tabs direct en gelden alleen nog de handmatig geplaatste tabs. Alinea's in WordPerfect hebben meestal geplaatste tabs om de 1,27 cm. Wanneer u tabs zelf wilt plaatsen, verwijder dan eerst alle tabs die WordPerfect geplaatst heeft (bijv. met Ctrl+Shift+N) en plaats daarna pas uw eigen tabs.
Word maakt gebruik van Velden voor o.a. het invoegen van de actuele datum of bestandsnaam, voor het samenvoegen van records enz. Alle code achter de velden worden zichtbaar door Alt+F9 te typen. Met nogmaals Alt+F9 verbergt u de veldcodes weer. U werkt een veld bij door de muiscursor op dit veld te zetten en de F9-toets in te drukken. Wilt u alle velden bijwerken, selecteer dan eerst de hele tekst met Ctrl+A en druk dan op de F9-toets. Word kan ook zo ingesteld worden dat het programma vlak voor het afdrukken alle velden bijwerkt: zie Extra>> Opties>> Afdrukken>> vink Velden bijwerken aan.
Zie voor meer informatie over Word en velden de helpteksten, handleidingen en handboeken.
Word en WordPerfect gaan totaal anders om met etiketten. In WordPerfect is elk etiket een pagina, in Word is elk etiket een cel in een tabel. Zie de uitgebreide uitleg bij Conversiefouten: Etiketten, verderop in deze tekst.
Om een migratie van WordPerfect naar Word goed te laten verlopen, is het sterk aan te raden om goede sjablonen gereed te hebben, voordat u de overgang verplicht stelt. Met goed sjablonen kunnen de toekomstige gebruikers snel aan de slag.
In Word 97 en verder kunt u voor geavanceerde sjablonen gebruik maken van de programmeertaal Visual Basic for Applications. De taal wordt ook in Powerpoint, Excel en Access vanaf versie 97, maar ook o.a. WordPerfect vanaf versie 2000 / 9.0 gebruikt. In Word 97 en verder kunt u goed koppelingen met bijv. Excel en Access maken.
Teksten zonder afbeeldingen, moeilijke opmaak of afwijkende lettertypes kunt u meestal probleemloos in Word 97 opvragen (Bestand>> Openen>> kies bij Bestandstype: Alle bestanden). Loop de tekst door, corrigeer eventuele kleine opmaakfouten en sla de tekst op als Word-document (Bestand>> Opslaan als>> kies bij Bestandstype: Word-document).
U kunt in Word 97 lange bestandsnamen (tot ± 150 tekens!) gebruiken: maak goed gebruik van deze mogelijkheid en geef het bestand een korte maar beschrijvende naam.
Verwijder daarna het WordPerfect document, zodat u maar één exemplaar van het document hebt.
Wanneer de tekst ingewikkeld opgemaakt is of afbeeldingen, complexe tabellen, afwijkende lettertypes of opmaak voor etiketten of enveloppen bevat dan kan het voor komen dat u de tekst niet goed in Word 97 krijgt. Wanneer u veel opmaakfouten in het document tegenkomt, overweeg dan de volgende keuzes:
a) Wilt u het bestand niet meer bewerken, maar wilt u het alleen afdrukken, open het dan niet in Word maar in WordPerfect, druk het af en sluit WordPerfect weer. Besteed in dit geval geen tijd aan het corrigeren van opmaakfouten
b) Wilt u het bestand nog wel bewerken en krijgt u weinig opmaakfouten in Word 97, corrigeer dan de opmaakfouten (zie hierna) en sla het bestand op als een Word-document.
c) Wilt u het bestand nog wel bewerken maar krijgt u erg veel en/of complexe opmaakfouten in Word 97, overweeg dan om de tekst opnieuw te maken, maar dan direct in Word 97. Deze manier is nogal ingrijpend maar is soms de beste oplossing.
De volgende opmaakfouten komen veel voor bij omzetting van WordPerfect documenten in Word 97.
|
Zie ook: Figuren invoegen in Word |
Opmerking: een afbeelding in de tekst hieronder kan een figuur zijn, maar ook een ander object zoals een stroomschema uit bijv. CorelFlow of en deel van een Excel werkblad of dergelijke.
| Afbeeldingen die in WordPerfect naast de tekst staan, komen in Word onder de tekst. De oorzaak is dat Word de afbeelding op een nieuwe alinea zet in plaats van om de tekst heen laat lopen. U lost dit als volgt op: |
Klik met de linker muisknop op de afbeelding.
Kies bij Opmaak>> Figuur>> tabblad Tekstomloop>> kies de gewenste tekstomloop. Tekstomloop Rondom betekent dat de tekst aansluit rondom de contouren van de afbeelding. Tekstomloop Geen betekent dat u de afbeelding als eens soort watermerk achter de tekst krijgt.
Wanneer u niet een tekstomloop kunt kiezen (alles is grijs) kunt kiezen, dan moet u eerst de figuur omzetten naar een te bewerken figuur. Klik met de rechter muisknop op de figuur, kies Werkbalk figuur weergeven. In de Werkbalk figuur ziet u een als vierde van rechts een vierkantje met een gele ruit: Omlooppunten. Klik hier op en kies voor Omlooppunten bewerken. Klik nogmaals op het vierkantje met de gele ruit en kies nu voor de gewenste tekstomloop.
| Afbeeldingen worden uitgerekt of schuingetrokken weergegeven Dit kunt u vaak niet oplossen. Verwijder de afbeelding uit het document en probeer de afbeelding opnieuw in het document te voegen. Tip: in WordPerfect kunt u de afbeelding opslaan door op de afbeelding te klikken en de F3 toets in te drukken. |
| Afbeeldingen worden slechts gedeeltelijk of helemaal niet weergegeven. De oorzaak is vaak dat Word de afbeelding in de oorspronkelijke grootte weergeeft. U lost dit als volgt op:
|
Wanneer u een WordPerfect document in Word 97 inleest, dan zal Word proberen om hetzelfde lettertype van het oorspronkelijke document over te nemen. Kan Word 97 dit lettertype niet vinden, dan zoekt Word 97 naar een lettertype dat in de buurt komt. Dit laatste gaat echter vaak fout.
U kunt in één handeling het lettertype van het nieuwe document wijzigen. Kies Opmaak>> Opmaakprofiel>> Wijzigen>> Opmaak>> Lettertype en kies het gewenste lettertype en de gewenste lettergrootte.
Is het lettertype nog niet goed, selecteer dan de alinea's die u in een ander lettertype wilt zetten of selecteer de hele tekst met Ctrl+A en stel met Ctrl+Shift+F het lettertype in en met Ctrl+Shift+P de gewenste lettergrootte. U kunt ook de betreffende alinea's of de hele tekst opmaken volgens het Standaard opmaakprofiel (dat is inclusief het standaard lettertype): typ dan Ctrl+Shift+N.
Zie ook de volgende paragraven.
Wanneer u een WordPerfect document in Word 97 inleest, dan neemt Word de koptekst mee van het oorspronkelijke document. Soms wilt u dit echter niet, bijvoorbeeld omdat u de koptekst van een sjabloon (bijv. van een eigen gemaakt formulier) wilt gebruiken. De volgende werkwijze blijkt goed te gaan:
Bij sommige teksten zult u zien dat Word de kop van de oorspronkelijke tekst toch heeft meegenomen. Word pakt de oorspronkelijke koptekst mee, als er ergens in de tekst een HardePagina (Ctrl+Enter) staat Verwijder dan bij stap 1. de HardePagina's uit de tekst, dan komt de oorspronkelijke koptekst niet mee in uw nieuwe document. U kunt de HardePagina codes snel in de tekst zien door met Ctrl+Shift+( Codes weergeven aan te zetten.
De hier genoemde methode met Knippen/Kopiëren en Plakken in een nieuw Word-document is vaak een goede manier wanneer u veel opmaakproblemen in de tekst tegenkomt..
Staan de tabs heel anders dan dat u wilt of is de inspringen van tekst met opsommingtekens anders dan dat u wilt, dan kunt u het beste eerst de betreffende alinea's selecteren en daarna met Ctrl+Shift+N de alinea's in het Opmaakprofiel Standaard zetten. Alle tabs zijn dan uit de alinea verdwenen. U kunt nu aan deze alinea's een Opsommingteken toewijzen of desgewenst een of meer tabstops instellen.
In Word worden een deel van een tekst in kolommen voorafgegaan en beëindigt met een Sectie-einde. U kunt zelf Sectie-einden invoegen bij Invoegen>> Eindemarkering.
U gebruikt Sectie-Einden ook voor bijvoorbeeld het wijzingen van het papierformaat (liggend <> staand) en het maken van een nieuwe kop- of voettekst. Zie de handleidingen over Word.
De tabellenfunctie in Word verschilt op een aantal punten van de tabellenfunctie van WordPerfect 6.1. De verschillen zijn onder andere:
| In Word kunt u de rechter- en linker lijn per cel verplaatsen, in WordPerfect kunt u alleen lijnen voor een hele kolom verplaatsen. | |
| In Word kunt u tekst +90° of -90° gedraaid in de cel plaatsen (Opmaak>> Tekstrichting). In WordPerfect kan dit alleen via een omweg (tekstvak maken in de cel). | |
| In Word kunt u geen cellen vergrendelen, wat in WordPerfect wel kan. Wel kunt u formuliervelden en dergelijke in de tekst opnemen en het hele formulier vergrendelen op bijvoorbeeld de formulier velden na. Een formulierveld kan een tekstvak zijn, maar kan ook bijvoorbeeld een keuzelijstje of aankruisvakje zijn. Het maken van een formulier met formuliervelden is niet eenvoudig: u zult er even de tijd voor moeten nemen en een goed boek moeten gebruiken. |
De volgende omzettingsproblemen kunt u als volgt oplossen:
| Tabellen overschrijden de rechtermarge. Kies voor een normale weergave van het document (Beeld>> Normaal) en klink in de horizontale schuifbalk (onderaan in het venster) totdat u de rechtse lijnen van de tabel zit. Versleep dan de rechtse lijnen naar een positie die binnen de marges van de pagina passen. |
| Tekst in tabellen wordt half afgedrukt: de bovenkant van de letters verdwijnt. Vaak is er een verkeerd lettertype in de tabel gebruikt. Probeer de volgende handelingen: |
Ga met de muiscursor ergens in de tabel staan.
Kies bij Tabel>> Selecteren>> Tabel.
Kies voor de hele tabel een lettertype (typ Ctrl+Shift+F), bij voorkeur het lettertype dat u ook elders in de tekst heeft gebruikt en kies voor de hele tabel één lettergrootte (type Ctrl+Shift+P).
Helpt dat niet, kijk dan of er misschien HardeReturn-tekens staan als eerst in een cel. Typ Ctrl+Shift+( (Codes weergeven) en kijk of er in de cellen HardeReturn-tekens (¶) staan die er niet horen. Verwijder deze.
Helpt ook dat niet, kijk dan of de Rijhoogtes van elke rij goed staan. U kunt de rijhoogte veranderen door in de tabel te klikken met de rechter muisknop en dan bij Eigenschappen>> Rij>> Rijhoogte de rijhoogte automatisch zetten of vast zetten op een minimale hoogte.
| U kunt ook een complete opmaak van een tabel kiezen uit een van de vele mogelijkheden bij Tabel>> Tabelgalerie. Vaak worden problemen met de opmaak van een tabel hiermee ook verholpen. |
Een alinea die u ´volgens de regels´ in WordPerfect hebt opgemaakt, zult u meestal probleemloos in Word 97 kunnen importeren. Hebt u echter (tegen de regels in) bijv. spaties gebruikt om ´in te springen´ of naar een nieuwe regel te gaan, dan zult u dit bij de omzetting naar Word 97 goed merken. Probeer de alinea te herstellen door overtollige spaties te verwijderen en op de juiste plekken een HardeReturn (Enter) te typen. Typ Ctrl+Shift+( (Codes weergeven) en kijk waar de HardeReturns staan (weergegeven met ¶) en waar eventuele dubbel spaties (weergegeven met ··) staan die er niet horen. Corrigeer de gevonden fouten.
Springt de tekst alle kanten op, dan kunt u vaak het beste eerst de opmaak verwijderen door de alinea in het Standaard opmaakprofiel te zetten en vervolgens met bijv. opsommingtekens de alinea goed te krijgen. Als u een alinea op deze manier omzet naar een opmaak volgens het Standaard opmaakprofiel, dan verdwijnen ook de zelf gemaakte tabs uit de oorspronkelijke alinea. U zet een alinea in het Standaard opmaakprofiel door de muiscursor in de alinea te zetten of de betreffende alinea's te selecteren. Typ vervolgens Ctrl+Shift+N voor het standaard opmaakprofiel. Is de hele tekst een rommeltje , selecteer dan de hele tekst (typ Ctrl+A) en zet vervolgens de hele tekst met Ctrl+Shift+N in het Standaard opmaakprofiel. Loop dan de tekst door en zet de kopteksten in het gewenste opmaakprofiel (typ Ctrl+Shift+S en kies het opmaakprofiel) en zet alinea's met opsommingtekens ook weer in de gewenste stijl.
In WordPerfect is elk etiket een Pagina, in Word is elk etiket een Cel in een Tabel. Omzetting van een WordPerfect etikettenbestand naar een Word 97 etikettenbestand gaat daarom niet automatisch.
Hebt u een klein aantal etiketten, dan kunt u het beste etiket voor etiket selecteren en Knippen (Ctrl+X) of Kopiëren (Ctrl+C) en de selectie in een nieuw etiketten-document in de juiste cel weer Plakken (Ctrl+V). Met Extra>> Enveloppen en etiketten>> tabblad Etiketten>> Nieuw document maakt u een nieuw etiketten-document aan. Is het etikettenformaat niet goed, wijzig dit dan bij Extra>> Enveloppen en etiketten>> tabblad Etiketten>> Opties. Met Ctrl+F6 wisselt u tussen de twee documenten.
Hebt u een groot aantal etiketten met alleen tekst en zijn ze niet erg verschillend van inhoud (het aantal regels is voor alle of bijna alle etiketten gelijk), dan kunt u onder andere de volgende methode toepassen: zet het oorspronkelijke document om in een Gegevensbestand en voeg dit in een nieuw etikettendocument in met Afdruk samenvoegen.
Het exporteren naar een gegevensbestand doet u als volgt:
In een gegevensbestand dat u op deze manier maakt neemt u geen opmaakcodes en geen afbeeldingen enzovoort mee. Alle afbeeldingen en opmaakcodes bent u kwijt. U kunt eventueel wel in het Word etikettenbestand opmaak per veld instellen: u moet dit wel voor elke cel op de eerste pagina doen.
Wilt u dit gegevensbestand vaker gebruiken, dan kunt u ook overwegen om het gegevensbestand na stap 5. in bijvoorbeeld MS Access te importeren en in MS Access verder te bewerken. In MS Access kunt u invulformulieren, rapporten (lijsten, etiketten) en dergelijke maken, maar u kunt ook bijvoorbeeld selecties van het bestand gebruiken. Een MS Access bestand kunt u ook gebruiken om in Word bijvoorbeeld een mailing te verzorgen. Bij een middelgroot tot groot gegevensbestand (meer dan ± 100 records) dat regelmatig bijgewerkt wordt is omzetting naar MS Access of een ander databaseprogramma zeer aan te raden. Zie de MS Access handleidingen.
In WordPerfect kunt u commentaar in een tekst opnemen. U kunt in WordPerfect het commentaar net als gewone tekst opmaken met bijv. Opsommingtekens, nieuwe regels en een ander lettertype. U kunt in WordPerfect het commentaar zo lang maken als dat u zelf wilt. In WordPerfect plaatst u het commentaar op elke gewenste positie tussen de tekst.
Hoe maakt u commentaar in Word:
In Word kunt u wel Opmerkingen plaatsen bij tekst, maar u kunt de tekst van de opmerkingen niet opmaken en u kunt geen nieuwe regels plaatsen in een opmerking. U kunt hooguit ± 250 tekens gebruiken voor uw opmerking. Tevens plaatst u in Word opmerkingen meestal niet tussen de tekst, maar bij (`over´) een geselecteerd deel van de tekst (een woord of zin).
Door deze verschillen is het vaak het handigst dat u de opmerkingen opnieuw maakt, in plaats van ze over te nemen vanuit het oorspronkelijke document. Selecteer het woord of de zin waar u de opmerking bij wilt plaatsen en kies Invoegen>> Opmerking. Typ uw tekst en sluit het venster.
Word kan net als WordPerfect goed afdrukken samenvoegen tot een nieuw document. U kunt hiermee bijvoorbeeld gepersonaliseerde brieven maken (in elke brief zijn de naam- en adresgegevens van de geadresseerde in de tekst verwerkt), enveloppen met een adres bedrukken of etiketten maken. U hebt een Hoofddocument nodig (het sjabloon) en een Gegevensbestand. Het gegevensbestand kan zijn:
| Een tabel in Word (de eerste rij bevat wel of niet de veldnamen) | |
| Een tabel in Excel (de eerste rij bevat wel of niet de veldnamen) | |
| Een tabel of selectiequery (zonder parameters) in Access | |
| Een tabel in dBase | |
| Een tekstbestand waarbij de velden gescheiden zijn met een Tab-teken, een , of een ander teken en de records gescheiden zijn met bijv. een harde return. De scheidingstekens maken niet veel uit, als ze maar consequent zijn toegepast. | |
| Enz. |
In de diverse handleidingen over Word en in de helpteksten van Word kunt u zien hoe het samenvoegen gaat. Zie ook de tekst Word afdruk samenvoegen.
Er is een functie in WordPerfect die niet in Word 97 en 2000 bestaat (maar wel in Word 2002): Pagina verdelen en het bijbehorende Afdrukken als folder / boekje. Met Pagina verdelen kunt u de pagina indelen in bijvoorbeeld twee kolommen voor een A5-boekje, drie kolommen voor een vouwfoldertje of twee kolommen en twee rijen voor een A6-foldertje. Elke pagina krijgt zijn eigen paginanunmer. Vervolgens kunt u bij Afdrukken >> Opties instellen dat u de pagina’s als een boekje / folder afdrukt. WordPerfect zet dan keurig de eerste pagina naast de laatste pagina enz.
In Word 97 en 2000 hebt u niet de mogelijkheid om een pagina te verdelen. U zult zelf pagina’s moeten plakken en daarna moeten kopiëren. Om van A4-vellen een A5-boekje te maken of van A3-vellen een A4-boekje, is er een handige rekentruc: de nummers van de pagina’s die tegenover elkaar liggen moeten samen het aantal pagina’s plus 1 zijn, de oneven pagina legt u altijd rechts. Dus bij een boekje van 16 pagina’s legt u pagina 16 links van pagina 1, pagina 2 links naast pagina 15 enzovoort. Zie verder de tips in de tekst In Word afdrukken als boekje. In Word 2002 en hoger kunt u wel afdrukken als een boekje.
De meeste nieuwe (digitale) kopieermachines kunnen zelf een boekje samenstellen aan de hand van losse pagina's. Raadpleeg hiervoor de handleiding van de machine.
Als u al WordPerfect op uw pc heeft geïnstalleerd dan kan WordPerfect op uw pc blijven staan, de programma’s storen elkaar niet.
Hebt u vragen of hebt u suggesties voor deze handleiding, geeft deze dan per e-mail door aan ondergetekende.
Hans Bronkhorst, e-mail info@pcmenu.info.