| PCMenu | Word | Tips en trucs |
Hebt u een vraag over Word, stel deze dan op een van de forums, bijvoorbeeld http://office.webforums.nl
In deze tekst:
| Inleiding | |
| Afdruk samenvoegen: etiketten | |
| Etiketten maken en afdrukken | |
| Email verzendlijst maken |
Deze tekst beschrijft hoe u afdrukken kunt samenvoegen in Word. U gebruikt dit onder meer voor:
| Het maken van gepersonaliseerde brieven: brieven waarbij de adresgegevens in de tekst verwerkt zijn | |
| Het rechtstreeks afdrukken van adressen op enveloppen | |
| Etiketten op basis van een gegevensbestand, bijvoorbeeld een adressenlijst | |
| Meerdere e-mail berichten verzenden, eventueel met persoonlijke tekst in het bericht verwerkt. |
In de helpteksten van Word (typ de F1) kunt u meer informatie over dit onderwerp vinden. Ook kunt u in de boekhandel diverse boeken en boekjes (vanaf nog geen € 10,-) over Word aanschaffen. Zoek een boek dat u aanspreekt: u komt dikke boeken tegen met veel plaatjes, dunne boeken met veel tekst en alles er tussen in.
Als voorbeeld staat hieronder het maken van etiketten vanuit een gegevensbestand beschreven. Het gegevensbestand kan zijn:
| Een tabel in Word (de eerste rij bevat wel of niet de veldnamen) | |
| Een tabel in Excel (de eerste rij bevat wel of niet de veldnamen) | |
| Een tabel of selectiequery (zonder parameters) in Access | |
| Een tabel in dBase | |
| Een tekstbestand waarbij de velden gescheiden zijn met een Tab-teken, een , of een ander teken en de records gescheiden zijn met bijv. een harde return. De scheidingstekens maken niet veel uit, als ze maar consequent zijn toegepast. | |
| Enz. |
U kunt desgewenst een tekstbestand zoals hiervoor beschreven is, in Word omzetten naar een tabel. Selecteer de hele tekst, klik op Tabel >> Converteren >> Tekst naar tabel converteren, kies het juiste Lijstscheidingsteken voor de velden, kies het juiste aantal kolommen en klik op OK. In de tabel kunt u zelf de kolombreedte aanpassen door de scheidingslijnen te verplaatsen.
Na het bepalen of maken van het Gegevensbestand kunt u nu het Hoofddocument samenstellen. Het Hoofddocument kan zijn:
| Een leeg etikettenvel; | |
| Een brief (Standaardbrief) waarin de adres- en andere gegevens van het Gegevensbestand in de tekst van de brief verweven zijn; | |
| Enz. |
In deze tekst wordt als voorbeeld Adressenetiketten voor het Hoofddocument gekozen.
| Klik op Extra >> Afdruk samenvoegen. | |
| Klik op Hoofddocument: Maken >> Adresetiketten >> Nieuw hoofddocument. | |
| Klik op Gegevensbestand: Ophalen >> Gegevensbestand koppelen. | |
| Zoek het zojuist bepaalde gegevensbestand. | |
| U krijgt nu de melding dat u het hoofddocument nog moet instellen. Klik op de knop [Hoofddocument instellen]. | |
| Kies het gewenste etikettenformaat of maak zelf een [Nieuw etikettenformaat]. Het is de eerste keer erg puzzelen, maar als u daarna steeds dezelfde etiketten koopt en gebruikt dan bent u van dit gedoe af. Zie verderop in deze tekst. | |
| Klik op [OK]. | |
| U moet nu de samenvoegvelden van het etiket bepalen. Klik op de knop Samenvoegveld invoegen en kies de eerst regel. Druk dan op de Enter-toets om in het etiket een nieuwe regel te beginnen. Voeg de tweede en volgende regels toe. Typ na de laatste regel GEEN Enter. U kunt zelf de tekst opmaken met de normale opmaakmethodes (Ctrl+B, Ctrl+I enz.). U kunt ook zelf tekst toevoegen op het etiket. | |
| Klik nu op de knop Samenvoegen. Kies voor Samenvoegen naar een nieuw document. | |
| Controleer of de afdruk van het nieuwe document naar wens is. | |
| U hoeft het samengevoegde document niet te bewaren, omdat u het iedere keer weer opnieuw samenstelt. Maar het lege etikettenblad (het Hoofddocument) moet u wel bewaren! U kunt dit een volgende keer gebruiken om snel weer de etiketten aan te maken. In het lege etikettenblad wordt de koppeling met het Gegevensbestand bewaard, u hoeft dit niet nogmaals in te stellen. |
Als er op het etikettenblad standaard een kop- of voettekst staat, dan gaat het afdrukken fout. Haal de kop- of voettekst weg en voeg opnieuw samen.
|
Kies uit de Menubalk: Extra >> Enveloppen en etiketten. | |||||||
|
Kies bij Opties het juiste formaat (zie achterzijde etikettenvel). Veel gebruikte maten zijn :
| |||||||
|
Klik op [OK]. | |||||||
|
Klik op [Nieuw document]. | |||||||
|
Typ de etiketten. Ga met Tab naar een volgend etiket. De tekst komt automatisch in het midden van de hoogte op het etiket. |
Als u veel mails wilt versturen, bijvoorbeeld een nieuwsbrief, dan kunt u in Word de mail opstellen en hierbij bijvoorbeeld een Excel werkblad of een tabel in Word of Access als gegevensbron (adressenbestand) gebruiken. In Word kunt u de mail ook personificeren (persoonlijke gegevens opnemen in de mail), waarbij u ook deze gegevens uit de tabel haalt.
Als u Excel als adressenbestand gebruikt, moeten de adresgegevens in één rij staan en moeten in de eerste rij de titels van elk veld staan.
In Word 2002/XP en 2003 kunt u de klassieke Werkbalk gebruiken zoals deze in Word 2000 bekend was (zie Extra > Brieven en verzendlijsten > Werkbalk Afdruk samenvoegen weergeven), of u kunt de mailberichten samenvoegen met het adressenbestand door het doorlopen van een zestal Stappen. Dit laatste werkt vaak makkelijker. U doorloopt de zes stappen als volgt:
NB: vanaf stap 2 kunt u er steeds voor kiezen om een stap terug te gaan, klik rechts onderaan op Vorige: ...
- Open in Word de brief die u als mail wilt verzenden, of maak een nieuw bericht..
- Kies in de Menubalk voor Extra > Brieven en verzendlijsten > Afdruk samenvoegen.
- Klik in de rechter kolom die nu verschijnt op E-mailberichten en dan (onderaan) op Volgende: Begindocument.
- Klik op Het huidige document gebruiken.
- Klik rechts onderaan op Volgende: Adressen selecteren.
- Klik nu op Een bestaande lijst gebruiken en dan op Bladeren.
- Kies in de keuzelijst Bestandstype (onderaan) Alle bestanden (*.*) of Excel Werkblad, Access databases (*.mdb of *.mde) of een ander formaat.
- Zoek de Excel Werkmap of de Access database op en klik op Openen.
- Kies de tabel of query waar de gegevens in staan en klik op OK.
- U kunt nu desgewenst de tabel sorteren op een of meer kolommen.
- U kunt nu ook records selecteren die u wilt gebruiken. Standaard zijn alle records aangevinkt.
- Klik op OK.
- U komt nu weer terug in Word en kunt eventueel de Adressenlijst bewerken.
- Klik nu onderaan op Volgende: Een e-mail schrijven.
- U kunt nu eventueel nog uw e-mailbericht aanpassen. U kunt in uw bericht ook externe bestanden invoegen, zoals een afbeelding of een PDF-document.
Velden koppelen:
- U kunt eventueel een van de voorgedefinieerde kopjes Adresblok.. ed. in uw brief plaatsen OF/EN
- U kunt handmatig een veld uit de adressentabel plaatsen in uw brief: Klik in het e-mailbericht op de plaats waar u een naam, adres of ander veld wilt vullen en klik in de rechter balk op Meer items. Kies nu het item dat u op die plek in de brief wilt hebben.
- Sla het e-mailbericht nu eerst op met Ctrl+S, eventueel onder een andere naam.
- Klik rechts onderaan op Volgende: E-mailvoorbeeld.
- Klik op de knoppen << en >> om te zien hoe het samengevoegde e-mailbericht er uit ziet.
- U kunt eventueel nog de Adressenlijst bewerken of adressen uitsluiten op basis van een door u te definiëren filter.
- Klik nu rechts onderaan op Volgende: Samenvatting voltooien.
- U kunt nu het samenvoegen uitvoeren en de mails versturen, klik op Samenvoegen: Eletronische post.
- U ziet nu een venster waarin u het veld Aan kunt invullen. Klik op de pijl rechts in dit veld en kies het veld uit de tabel waarin e-mailadres staat.
- Vul een korte tekst in bij het veld Ondewerpregel.
- Kies de gewenste e-mail indeling. Als uw bericht plaatjes en/of opgemaakte tekst bevat, kies dan voor HTML. Bestaat uw bericht alleen uit tekst, dan kunt u ook kiezen voor de E-mailindeling Tekst zonder opmaak. Wilt u de brief als bijlage verzenden (het tekstveld van uw bericht blijft dan leeg), kies dan voor de e-mailindeling Bijlage.
Microsoft Word gebruikt Outlook om de mail te verzenden en plaatst een kopie van de verzonden berichten in de map Verzonden items.