Voorbeelden:
Uitleenadministratie van een bibliotheek:
De belangrijkste relatie is: tblAbonnee -> tblUitleen (Abonneenummer, ID_Boek, Datum_tot) <- tblBoek
De tabellen tblAbonnee en tblBoek zijn de hoofdtabellen.
De tabel tblUitleen is een tussentabel., die de relatie vastlegt tussen elk uitgeleend boek en de lener / abonnee.
De tabellen tblType_abonnee, tblMedewerker en tblPlaats zijn opzoektabellen. De tabel tblMedewerker komt twee keer voor in het venster Relaties, omdat er bij de uitleen twee medewerkers betrokken zijn: een medewerker die het boek uitleent, en een medewerker die het boek later weer inneemt.
Tussen alle tabellen is een relatie gelegd. Bij alle relaties is de referentiële integriteit aangezet, zodat u alleen een abonnee uit het abonneebestand kunt kiezen en alleen een boek uit het boekenbestand. Uitzondering: de relatie tussen Plaats en Abonnee wordt niet beperkt door een referentiële integriteit, zodat u ook een plaats kunt invullen die niet in de lijst voorkomt, bijvoorbeeld een plaats in het buitenland.
(klik op de afbeelding om deze te vergroten)
Besteladministratie:
De belangrijkste tabellen en relaties zijn:
tblKlant -> tblOrderregels (ID_Klant, ID_Artikel, ID_Order, Aantal) <- tblArtikel
In een tussentabel kunt u een nieuw ID-veld maken als sleutelveld, of u kunt de twee vreemde sleutels samen als sleutel van de tussentabel instellen. In dit laatste geval is de relatie tussen elk record van de ene hoofdtabel en elk record van de andere hoofdtabel uniek. Voorbeeld:
- Als in de tussentabel tblUitleen de velden Abonneenummer en ID_Boek samen de sleutel van de tussentabel vormen, dan kunt u boek 123 slechts één keer aan abonnee met abonneenummer 345 uitlenen.
- Als de tussentabel tblUitleen een eigen uniek veld ID_Uitleen heeft, dan kunt u elk boek meerdere keren aan eenzelfde abonnee uitlenen.
U kunt de weergave in het relatievenster naar eigen wens aanpassen. U kunt tabellen verplaatsen, vergroten of verkleinen enz. U kunt ook tabellen weghalen: u verwijdert dan niet de tabel of de relaties met deze tabel, maar u zorgt er dan alleen voor dat u de tabel niet meer in het relatievenster ziet. Met de rechter muisknop en dan Alle relaties weergeven zet u de tabel(len) en de relaties weer terug.
In Access 2000 en hoger kunt u ook het relatievenster als een rapport opslaan in uw database en dan afdrukken. Zie Access voor gevorderden.
Tabellen vormen de basis van elke database en bevatten de gegevens. Een tabel bevat een aantal records. Elk record heeft een aantal velden. In de tabeldefinitie bepaalt u welke eigenschappen de velden van de tabel hebben, bijvoorbeeld: tekst, datum of numeriek, maximale lengte van de tekst, wel of niet unieke waarden voor dit veld enzovoort. Per tabel kunt u een oneindig aantal records maken. Tussen tabellen kunt u relaties leggen, waarmee u de inhoud van de tabellen kunt bewaken. In een relatie kunt u bijvoorbeeld vastleggen dat het veld Artikel in de tabel tblBestelling alleen uit de tabel tblArtikel gekozen mag worden.