 | Enkele voorbeelden van de verschillende soorten rapporten bij het Microsoft Office ondersteuningscentrum |
| PCMenu | Access Tips en trucs | Programmavoorbeelden Access |
| Tabellen en databaseontwerp | Query | Formulier |
| Macro, module en programmacode | Rapporten uit AdresMenu | |
Zie ook elders op het Internet:
|
In deze tekst:
|
|
In Access komen de Eigenschappen van formulieren en rapporten voor een deel overeen. In de tekst Access formulieren leest u meer over de gemeenschappelijke eigenschappen van zowel formulieren als rapporten.
| Access gebruikt standaard brede marges op elke pagina, van rondom 2,54 cm (1 inch). U kunt deze marges per rapport verkleinen naar bijvoorbeeld 1,5 cm rondom bij Bestand >> Paginainstelling >> Marges of voor uw programmainstallatie van Access bij Extra >> Opties >> Algemeen >> Afdrukmarges. |
| Net als bij formulieren kunt u ook voor rapporten een eenmaal bepaalde opmaak vastleggen voor volgende rapporten. |
Rapporten in Access zijn bedoeld om gegevens weer te geven op papier. Access kent verschillende soorten rapporten:
| Een rapport in de vorm van een lijst. |
| Een rapport in de vorm van een gegroepeerde lijst. |
| Subrapporten. |
| Rapporten in kolommen en rijen, waaronder ook etiketten vallen. |
| (Access 2000 en hoger) Een rapport als afdruk van het Relatievenster van uw Access-programma. |
| (Access 2002 en hoger) Rapporten op basis van een draaitabel. |
In een rapport van Access kunt u ook (sub) formulieren opnemen, bijvoorbeeld om een tabel met een aantal rijen en kolommen weer te geven.
Als u een rapport in de Ontwerpweergave geopend hebt, dan ziet u een werkbalk met onderstaande knoppen.
Als u uw rapport baseert op een query die gegevens uit meerdere tabellen haalt, dan kunt u de gegevens groeperen. In het venster Sorteren en groeperen kunt u opgeven op welke velden u achtereenvolgens wilt sorteren. Tevens kunt u per gekozen veld bepalen of u een nieuwe koptekst en/of voettekst voor deze groep wilt hebben.
Wilt u een groep op een nieuwe pagina laten beginnen, klik dan op de scheidingsbalk van de Koptekst van de groep en stel de gewenste instellingen in.
Een etiket is in Access een rapport in meerdere rijen en kolommen, zonder Rapportkoptekst of Rapportvoettekst. Om een etiket te maken kunt u het beste de Wizard Adresetiketten van Access gebruiken. U vindt deze Wizard als volgt:
| Open het Databasevenster: druk op de F11-toets. |
| Klik op het tabblad Rapporten. |
| Klik op de knop Nieuw in de Werkbalk. |
| Beantwoord de vragen van de Wizard. Kies het gewenste etikettenformaat en plaats de gewenste velden op het etiket, plaats waar nodig een extra spatie en gebruik de Enter-toets voor een nieuwe regel. |
Veel gebruikte etikettenformaten zijn 3 x 8 etiketten op één vel A4, u vindt deze formaten door te kiezen voor de fabrikant Herma voor de nummers 4615 (3x8 etiketten op 1 vel A4, zonder rand) of 4614 (3x8 etiketten op 1 vel A4, met onder en boven op het vel een smalle rand).
U kunt daarna zelf het etikettenrapport aanpassen. Als u een afwijkend etikettenformaat hebt, dan kunt u deze maten zelf instellen bij Bestand >> Pagina-instelling. Probeer de instellingen goed uit. Houd er rekening mee dat bijna alle printers enkele millimeters aan elke rand van het papier nodig hebben, om het papier (het etikettenvel) te begeleiden. Bij etikettenprinters die met een rol werken, kunt u meestal wel het volledige etiket bedrukken.
| Open het Databasevenster: druk op de F11-toets. |
| Klik op Extra >> Relaties... |
| Wijzig de weergave van de tabellen en de relaties naar eigen wens, waarmee u rekening houdt met het papierformaat van de gewenste afdruk. U kunt desgewenst tabellen uit de weergave verwijderen met de Del-toets, de tabellen zelf en de relaties blijven dan bestaan, maar worden niet meer weergegeven. |
| Klik op Bestand >> Relaties afdrukken... |
| U kunt nu bij Bestand >> Pagina-instelling... eventueel kiezen voor een andere afdrukstand (liggend of staand formaat). |
Klik op de afbeelding om deze te vergroten.
| Als de weergave naar wens is, sla dan het rapport op met Ctrl+S of met Bestand >> Opslaan. |
| Druk het rapport af met Bestand >> Afdrukken... |
