Access tips en trucs

http://www.pcmenu.info - Hans Bronkhorst

Met dank aan diverse mensen, o.a. Jan, Bert, Karel, Henry, Menno, Geronimo, Fester, Marco, Laurens en vele anderen die onder meer op het forum http://office.webforums.nl/forum gereageerd hebben.

Zie ook elders op deze site:

PCMenu Access uitgeplozen: opbouw van AdresMenu: beschrijving van de opbouw van AdresMenu Programmavoorbeelden voor Access
Access tabellen en databaseontwerp Access query's Access formulieren
Access rapporten Access macro's, modules en VBA programmacode
E-mail vanuit Access versturen Access beveiliging Access bestand repareren
Access 97 versus Access 2000/XP Access voor gevorderden Bij niet in lijst
Access en Word  Access 2007 en Access 2010  

Op deze site

Op deze site vindt u een groot aantal teksten over Access. De teksten zijn geschreven voor de gevorderde beginner en de beginnende gevorderde, ofwel voor iedereen die wel al wat met Access gedaan heeft, maar nog niet alle ins en outs weet. Elders op deze pagina vindt u ook links naar beginnerscursussen.

De teksten op deze site zijn verdeeld in de volgende rubrieken:

U kunt vrijelijk (delen van) deze teksten en de vele tips en (delen van) de programma's overnemen en aanpassen, op de voorwaarde dat u in publicaties en in uw programma's de volgende bron vermeldt: Hans Bronkhorst, http://www.pcmenu.nl.

Hebt u inhoudelijke vragen over Access die u niet in deze teksten beantwoord ziet, stel deze dan bij een van de volgende forums: http://office.webforums.nl/forum, http://www.helpmij.nl/forum of http://forums.breekpunt.nl/. U krijgt meestal dezelfde dag nog een helder antwoord van een van de deelnemers.

Op deze pagina: Elders op deze site:

Voorbeeldprogramma's:

Zie ook op andere sites op het Internet:

Cursussen en tips
  • Een stap voor stap beginnerscursus vindt u bij de site van Hightreesoft.
  • Een uitgebreide cursus voor Access op http://www.sip.be/cursus/access/inhoud.htm.
  • Op de Office-site van Microsoft zijn veel onderwerpen rondom het werken met Access goed beschreven. De teksten zijn geschreven voor Access 2003 gebruikers, maar de meeste teksten zijn ook prima bruikbaar voor eerdere versies van Access.
  • Softwijs heeft twee cursusboeken in PDF-formaat op het internet gezet: een basiscursus en een cursus voor gevorderden. U kunt ook de bijbehorende oefenbestanden van de site downloaden.
  • De pagina's bij Access uitgeplozen, ook op deze site, leiden u stap voor stap door de opbouw van een Access-programma, zodat u direct ziet hoe de tips en trucs in de praktijk toegepast kunnen worden. 
  • Op http://www.leren.nl vindt u een verzameling links naar sites over Access.
  • De Access homepage van Microsoft zelf: http://www.microsoft.com/office/access/.
  • Zie ook de korte on line cursus Efficiënt database ontwerp.
  • Ook op de site van de KTA Landbouwschool staan enkele handleidingen voor onder meer Access.
Forums voor Access  
Voorbeeldprogramma's
  • Op de site waar u nu bent vindt u diverse programmavoorbeelden voor Access, zoals AdresMenu, InlogMenu en diverse kleine programmavoorbeelden.
  • Het programma AdresMenu wordt uitgebreid toegelicht in de pagina's Access uitgeplozen.
  • Op het Officeforum vindt u diverse mini's en snippers (stukjes programmacode). 
  • Op de site van VanHagen.net vindt u ook een aantal voorbeeldprogramma's voor Access die zelf gemaakt en/of uit andere bronnen verzameld zijn.
Engelstalige voorbeeldprogramma's vindt u onder meer op:

Inleiding Access

Access is een programma waarmee u tabellen (lijsten en dergelijke) kunt bekijken, selecteren, bewerken en aan kan maken. U kunt gebruiksvriendelijke formulieren ontwerpen waarmee u gemakkelijk gegevens toe kunt voegen, kunt selecteren of kunt wijzigen. U kunt snel een overzichtelijke lijst of een werkbrief afdrukken. Access kunt u ook prima gebruiken om grafieken (staafdiagrammen, cirkeldiagrammen enz.) af te drukken.

Access is een krachtig programma: u kunt het gebruiken voor een eenvoudig adressenbestand, maar ook voor een complex programma voor bijvoorbeeld uw administratie. U kunt knoppen op uw formulieren plaatsen waarmee u snel een bepaalde actie uit kunt voeren, bijvoorbeeld het afdrukken van een lijst. Met keuzelijstjes en aankruisvakjes op uw formulier zorgt u er voor dat de gebruiker direct ziet wat hij/zij moet invullen, zodat er geen verkeerde gegevens ingevoerd kunnen worden.

Access en Excel

Access is voor tabellen en lijsten veel beter geschikt dan bijvoorbeeld Excel. U kunt in Access veel beter verschillende tabellen met elkaar koppelen en u kunt snel formulieren ontwerpen die de invoermogelijkheden voor de gebruiker beperken. Grafieken kunt u rechtstreeks vanuit Access afdrukken, u hebt Excel hiervoor niet nodig. Vanaf Access 2002 en hoger kunt u ook Draaitabellen en Draaitabelgrafieken in Access maken (zie het hoofdstukje Queries), ook hiervoor hebt u geen Excel nodig.

In Excel kunt u daarentegen veel beter rekenwerk uitvoeren, zoals schema's voor het berekenen van hypotheeksommen en 'Wat als ...'- berekeningen.

Access, Excel, Word en PowerPoint zijn alle afkomstig uit de Microsoft fabrieken en werken daarom goed samen.

Access alleen gebruiken of zelf een programma maken

Als u alleen de gebruiker bent van een (goed gemaakt) Access-programma en u hoeft niet zelf iets aan het programma te wijzigen, dan kunt u deze tekst overslaan: voor het gebruik van een goed ontworpen Access-programma hebt u geen kennis van Access nodig.

Als u zelf een programma in Access wilt maken, dan kunt u gebruik maken van de voorbeelddatabases die bij Access zijn meegeleverd. Met deze voorbeelden kunt u zelf een database opbouwen aan de hand van een aantal vragen over de indeling hiervan. U vindt de voorbeeld databases door een nieuwe database te maken vanaf het openingsscherm van Access. Ook zijn er in Access veel Wizards ingebouwd die u stap voor stap helpen met de opbouw van bijvoorbeeld een tabel, query, formulier of rapport.  Met een Access-programma kunt u overzichtelijke en gebruiksvriendelijke formulieren en rapporten maken en u kunt op vele manieren uw gegevens bewerken.

Wilt u een programma maken dat niet in de voorbeelddatabases staat of wilt u deze voorbeelden ingrijpend wijzigen, dan zult u flink moeten investeren in kennis en tijd. Access is namelijk geen makkelijk programma. Wel kunt u vaak onderdelen van een Access programma hergebruiken in een ander Access programma, dus de tijd die u besteed aan het maken van een programma verdient u in uw volgende programma vaak terug.

De teksten op deze site geven u een inleiding in het werken met Access. In de helpteksten van Access zelf en in boeken die u in de boekhandel kunt kopen, kunt u nog veel en veel meer over Access en de in Access en andere programma's gebruikte programmeertaal Visual Basic for Applications (VBA) lezen. In de tekst Access voor gevorderden kunt u meer lezen over het beheren en installeren van een Access database.

Onderdelen

Een Access-bestand bevat de volgende onderdelen:

*   Tabellen vormen de basis van elke database en bevatten de gegevens. Een tabel bevat een aantal records. Elk record heeft een aantal velden. In de tabeldefinitie bepaalt u welke eigenschappen de velden van de tabel hebben, bijvoorbeeld: tekst, datum of numeriek, maximale lengte van de tekst, wel of niet unieke waarden voor dit veld enzovoort. Per tabel kunt u een oneindig aantal records maken. Tussen tabellen kunt u relaties leggen, waarmee u de inhoud van de tabellen kunt bewaken. In een relatie kunt u bijvoorbeeld vastleggen dat het veld Artikel in de tabel tblBestelling alleen uit de tabel tblArtikel gekozen mag worden. In de tekst Access tabellen leest u meer over de opzet van een database en het ontwerpen van tabellen en de relaties hiertussen. Een goede opzet van de tabellen is essentieel voor een goede werking van uw programma.

*   Met query's kunt u selecties uit een of meerdere tabellen maken, gegevens in tabellen aanpassen, tijdelijke tabellen aanmaken en waarden berekenen om in een tabel, rapport, formulier of grafiek verwerkt te worden. In de tekst Access query's leest u meer over bijvoorbeeld selectiequery's en kruistabelquery's.

*   Formulieren zijn bedoeld om gegevens in te voeren, maar ook om grafieken te tonen of om een menu te maken. Op het formulier plaatst u een aantal besturingselementen. In Access kunt u kiezen uit onder andere de besturingselementen tekstvakken, labelvakken, keuzelijsten, aankruisvakjes. U kunt per besturingselement vele eigenschappen vastleggen en voor het formulier de tabvolgorde van de besturingselementen bepalen. In de tekst Access formulieren leest u meer over formulieren en subformulieren en hoe u binnen een formulier kunt verwijzen naar elementen op dit formulier.

*   Rapporten zijn afdrukvoorbeelden van diverse overzichten en tabellen. U kunt de rapporten opmaken in de vorm van lijsten, van zelfstandige afdrukken (bijvoorbeeld een werkbrief) of als etiketten. Alle elementen van het rapport kunt u naar eigen wens aanpassen: de papierinstellingen, de indeling, de lettertypes enz. De gegevens voor het rapport haalt u uit tabellen of query's. In de tekst Access rapporten wordt kort ingegaan op de mogelijkheden van een rapport.

*   Macro's verzorgen alle acties binnen een Accces-programma, zoals het openen van een invoerscherm na een muisklik op een knop in een menu. Macro's kunt u ordenen door enkele macro's onder één hoofd-naam op te slaan. U kunt macro's voorwaardelijk maken, de stappen van de macro worden dan pas uitgevoerd als aan de voorwaarde voldaan wordt. Wilt u een wat groter of complexer programma maken of bent u van plan om in de toekomst veel meer programma's in Access te maken, dan is het aan te raden dat u geen macro's gebruikt, maar direct met modules aan de slag gaat. In de tekst Access macro's, modules en VBA programmacode wordt kort ingegaan op macro's.

*   Modules zijn vergelijkbaar met macro's, maar zijn geheel opgebouwd uit programmeertaal-opdrachten, geschreven in de programmeertaal Visual Basic for Applications. Dezelfde programmeertaal wordt ook gebruikt in o.a. Excel en Word. Met modules kunt u nog beter dan met macro's opdrachten in het Access-programma instellen en fouten in invoer of uitvoer ondervangen. U kunt modules afzonderlijk programmeren, maar ook als onderdeel van een formulier of rapport. Met de VBA programmacode kunt u ook queries maken of tabellen lezen, maken en bewerken. In de tekst Access macro's, modules en VBA programmacode wordt uitgebreid ingegaan op het schrijven van programmacode en de gebruiksmogelijkheden hiervan.

Lagen

*   Tabellen en queries vormen de data-laag. U kunt in tabellen gegevens opslaan en met queries deze gegevens filteren (selectiequery), bijwerken (bijwerkquery), toevoegen (toevoegquery) of verwijderen (verwijderquery).

*   Formulieren en rapporten vormen de presentatie-laag. U kunt met formulieren gegevens tonen op het beeldscherm en gegevens invoeren en bewerken. U kunt met rapporten gegevens afdrukken op papier, in een geheel door u te bepalen opmaak.

*   Macro's en modules vormen de programmacode-laag. U kunt met macro's en modules eenvoudige of juist geavanceerde opdrachten ontwikkelen om gegevens te wijzigen, formulieren te openen, rapporten af te drukken enzovoort. 

Formulieren en rapporten kunnen ook programmacode bevatten. Met de programmacode in uw formulier kunt u bijvoorbeeld knoppen programmeren waarmee u een ander formulier of een rapport kunt openen, velden kunt veranderen enzovoort. Met de  programmacode in uw rapport kunt u bijvoorbeeld de opmaak van het rapport dynamisch aanpassen aan de inhoud van de velden.

Voor u begint

Met de Wizards van Access kunt u een keuze maken uit een van de vele voorbeelddatabases van Access en hiermee snel een programma opzetten. Als u echter iets wilt maken dat niet in een van de Wizards beschreven staat of iets achteraf wilt aanpassen, dan zult u zelf aan de slag moeten. Hieronder kunt u enkele aanbevelingen lezen:

Helpfuncties gebruiken

Hergebruik

Bestand splitsen in twee bestanden

Beveiliging

Naamgeving

Statusbalk

Meer informatie

Voor meer informatie over Access kunt u terecht op deze site en op het Internet bij diverse andere sites. Als u nog vragen hebt dan kunt u deze stellen in een van de forums. Zie het overzicht aan het begin van deze pagina.

Voor Access zijn er ook veel boeken in de boekwinkel of de bibliotheek te koop of te leen. Let er op dat u een boek aanschaft dat past bij de Access-versie die u hebt. Bij boeken die lagere versies van Access beschrijven kan het voorkomen dat u delen van de functionaliteit van uw nieuwe Access-versie niet terugvindt in het boek. Zie hiervoor ook de tekst Access 97 versus Access 2000/XP/2003.

Lees verder