Formulierontwerp

Zie ook elders op deze site:

PCMenu	Access Tips en trucs	Programmavoorbeelden Access
Formulier	Formulieren uit AdresMenu	Access rapporten

In deze tekst:

	Inleiding
	Voorbeelden
	Tips

	Menu's
	Schakelbord
	Menu's met inlogmogelijkheden
	Menu's aanbieden
	Besturingselementen kiezen
	Grafieken maken

Inleiding

In Access kunt u gemakkelijk formulieren ontwerpen. Wilt u dat de gebruikers van uw programma hier goed mee kunnen werken, dan is een goed ontwerp van groot belang.

Voorbeelden

Op de volgende plaatsen ziet u enkele voorbeelden van formulierontwerpen:

	Op stromenu/gebruik staan meerdere soorten formulieren. Op de formulieren met namen wordt er met tabbladen gewerkt. Hierdoor hebt u veel ruimte voor uw subformulieren.
	Het formulier op meldpunt_invul heeft geen tabbladen: alles is direct zichtbaar op één formulier. Hier hebben de velden een rand.
	U kunt er ook voor kiezen om geen zichtbare randen rondom de velden te zetten, zie adresmenu. Er is gekozen voor een knalgele achtergrondkleur, op verzoek van een van de gebruikers van het programma.
	Een invulformulier vindt u op DocMenu/document_nieuw. Het formulier heeft een neutrale grijze achtergrond.

	Een overzichts-formulier vindt u op DocMenu/document_selecteer
	Een ruim opgezet formulierontwerp heeft Ron Elsink toegepast in een registratiesysteem van sleutels. Ron heeft er tevens voor gekozen om de navigatieknoppen te vervangen door onderstreepte tekst.
	Diverse voorbeelden van Invulformulieren voor een registratieprogramma ziet u op de site www.topdesk.com/NL/Producten/TOPdeskTotaal

Ook in Outlook kunt u goede voorbeelden vinden hoe formulieren opgebouwd kunnen worden.

Tips voor een goed formulierontwerp

Algemeen

	Bedenk hoe de gebruikers zullen werken met uw formulieren. Als het een belangrijk programma is dat door een klein aantal mensen gebruikt wordt, maar dan wel vaak, dan kunt u er van uit gaan dat de gebruikers er wel wat moeite voor zullen doen om uw formulieren te doorgronden. U kunt dan wat meer functies aanbieden en volstaan met minder toelichting. Maar als het programma door veel verschillende mensen en maar incidenteel gebruikt wordt, dan kunt u beter wat minder knoppen en functionaliteit aanbieden en de knoppen die u hebt, goed aangeven.
	Bepaal de minimale schermresolutie: op 1024x768 kunt u veel meer kwijt dan op 800x600, maar alle gebruikers moeten dan wel deze resolutie kunnen gebruiken op hun scherm.
	Probeer consequent te blijven met kleuren, afbeeldingen, lettertype, opbouw van het formulier ed. (de bovenstaande voorbeelden zijn hier niet altijd in geslaagd).
	Let vooral op een goede navigatiemethode. Zet de knoppen altijd op elk formulier op dezelfde plaats. zodat de gebruikers snel doorhebben hoe uw formulier is ingedeeld.
	Stel ook de tabvolgorde van de besturingselementen op uw formulier goed in.
	U kunt een eigen Werkbalk maken en deze aan dit formulier koppelen. In de Werkbalk kunt u bijvoorbeeld de toegestane navigatieknoppen en dergelijke opnemen. Bij Extra >> Opstarten kunt u desgewenst de standaard werkbalken uitzetten, als u zelf een werkbalk aanbiedt.

Maken

U kunt uw eerste formulier met een Wizard maken. U kunt daarna de opmaak naar eigen wens aanpassen en deze opmaak vastleggen voor volgende formulieren.

U kunt een consequente opbouw vaak vergemakkelijken door een eerder gemaakt formulier te kopiëren en als basis voor een nieuwe formulier te gebruiken, of door het formulier als sjabloon voor andere formuleren op te slaan. U bewaart de opmaak van het hele formulier met Opmaak >> AutoOpmaak >> Opties >> Nieuw en de opmaak van elk van de besturingselementen met Opmaak >> Standaardopties voor besturingselementen.

Layout

	Lijn vakken waar mogelijk uit, zodat het formulier rustiger oogt.
	Gebruik voor de vakken een goed leesbaar lettertype. Meestal neemt men een schreefloos lettertype zoals Arial of MS Sans. Maar een ander lettertype kan ook, als het maar goed leesbaar is en u het consequent toepast.
	Voor de titel van het formulier kunt u een ander lettertype dan voor de rest van het formulier, dit geeft een persoonlijk tintje aan het formulier.
	U kunt bij de opmaak van het formulier desgewenst de Recordkiezer en de Recordscheidingslijn uitzetten, wanneer deze twee elementen u storen.
	U kunt voor verplichte velden een afwijkende achtergrondkleur gebruiken. Hierdoor vallen deze velden goed op. U kunt natuurlijk in plaats van een andere achtergrondkleur ook de titel van het veld vet drukken, zoals gebruikelijk is op het web.
	U kunt velden die berekend worden de tabstop uitzetten en het veld zelf op Vergrendeld zetten.
	U kunt bij belangrijke velden in de veldnaam een & voor een van de letters te zetten: Access zet een onderstreping onder de eerstvolgende letter en de gebruiker kan in het formulier met de Alt-toets plus de toets van de onderstreepte letter direct naar dit veld springen.
	Bedenk of u alle formulieren steeds wilt maximaliseren.

Besturingselementen

	Maak gebruik van de juiste besturingselementen, zoals keuzelijsten met of zonder invoervak, keuzerondjes of aankruisvakjes ed.
	U kunt op uw formulieren Subformulieren opnemen. Een subformulier wordt meestal in de Gegevensbladweergave getoond. Het subformulier bevat bijvoorbeeld de uitleengegevens van het boek of de abonnee. U koppelt een of meer velden van het Subformulier met een gelijk aantal velden van het Hoofdformulier.
	Werk met tabbladen als u veel informatie op weinig ruimte kwijt wilt. Vooral als u meerdere subformulieren wilt aanbieden, kunt u deze op extra tabbladen plaatsen en hiermee het hoofdformulier overzichtelijk houden. Maar ook afzonderlijke knoppen, tekstvakken en dergelijke van minder belangrijke onderdelen van het formulier kunt u op een tabblad kwijt.

Programmacode

	U kunt met programmacode delen van het formulier in zelf te bepalen omstandigheden onzichtbaar maken. U kunt dan één formulier in verschillende omstandigheden gebruiken.
	U kunt bij Gebeurtenissen voor het formulier instellen dat er een bepaalde Gebeurtenis moet plaatsvinden bij het Openen van het formulier of bij bijvoorbeeld Bij aanwijzen (dit betekent: bij elk nieuw record dat u in het formulier oproept). Gebeurtenissen kunnen bijvoorbeeld zijn: DoCmd.Maximize (maximaliseer het venster) of txtDatum_openen = Date().

Menu's

Een menu is een formulier waarin u de gebruiker van uw programma keuzes aanbied. U kunt bijvoorbeeld de volgende keuzes aanbieden:

	Open formulier X, Y of Z.
	Druk rapport A, B of C af.
	Toon rapport A, B of C als Afdrukvoorbeeld.
	Ga naar submenu D, E of F.
	Kies uit een lijst.
	Meld u aan als gebruiker Xxx.

Schakelbord

In Access is standaard de toepassing Schakelbord ingebouwd. Een Schakelbord is een formulier met maximaal 8 knoppen, die u kunt programmeren om bijvoorbeeld een rapport te openen, een formulier in gegevenstoevoer-modus te openen, een macro te starten of een ander Schakelbord-formulier te open. Door vanuit het ene Schakelbord een tweede of derde Schakelbord te openen, kunt u een onbeperkt aantal opdrachtknoppen maken. Een Schakelbord is minder flexibel dan een zelf gebouwd formulier, maar omdat u met een Schakelbord ook Macro's kunt uitvoeren, kunt u bijna alle opdrachten met Schakelbord-knoppen afhandelen. Het Schakelbord vindt u onder Extra > Databasehulpprograma's > Schakelbordbeheer. U kunt desgewenst het Schakelbord-formulier (formulier Switchboard) zelf aanpassen aan uw eigen wensen.

Menu's met inlogmogelijkheden

Als uw programma door meer mensen gebruikt wordt, kunt u het programma zo instellen dat elke gebruiker of gebruikersgroep een ander menu krijgt. Hiervoor moet:

	de gebruiker zich eerst identificeren: 'wie ben ik'. Dit kan door middel van een invoervak of keuzelijst met invoervak, of door bijvoorbeeld automatische identificatie aan de hand van de netwerknaam. Zie voor meer informatie hierover de tekst Access beveiliging.
	de gebruiker zich authenticeren: 'ben ik echt degene die ik zeg dat ik ben'. Dit kan door middel van een wachtwoord, of door bijvoorbeeld automatische authenticatie aan de hand van het succesvol inloggen op het netwerk.
	de gebruiker bepaalde rechten toegewezen krijgen. Bijvoorbeeld leesrechten voor formulier X, lees- en schrijfrechten voor formulier Y en geen rechten voor rapport A. Meestal zult u gebruikers in groepen willen indelen (bijvoorbeeld Gasten, Gebruikers, Beheerders, Programmaeigenaren) en aan een groep rechten toekennen. In programma's als InlogMenu, AdresInlogMenu en LETSMenu, die u elders op deze site kunt downloaden, is dit uitgewerkt.

Menu's aanbieden

U kunt uw menu's op onder meer de volgende manieren aanbieden:

	Begin direct met het invoerformulier, bouw alle menuknoppen op dit formulier. Dit is een aan te bevelen methode voor programma's met slechts één doel. Het voordeel van dit 'menu' is dat de gebruiker direct aan de slag kan. Het nadeel is dat u geen inlogmogelijkheden kunt aanbieden, waardoor u geen verschillende gebruikersgroepen kunt instellen (of u moet de gebruiker identificeren aan de hand van zijn/haar inlog op het netwerk). Zie voor een voorbeeld Adresmenu.
	Toon alle knoppen naar formulieren en rapporten op het hoofdformulier, plus een inlogvenster voor een beheerdersformulier. Zie voor een voorbeeld Bedios.
	Toon na een correcte inlog de toegestane knoppen van de submenu's. Zie voor een voorbeeld LETSMenu en StroMenu.
	Toon de knoppen en subformulieren op tabbladen, schakel alleen de tabbladen in die de gebruiker mag zien. Met zo'n menu kunt u veel informatie kwijt, terwijl het menu toch overzichtelijk blijft. Zie voor voorbeelden DocMenu en VerpleegplanMenu.

In Access kunt u voor menu's Keuzerondjes gebruiken, maar ook Knoppen of Labels.

	Keuzerondjes zijn het gemakkelijkst te maken, maar ogen minder goed en vergen een tweede handeling van de gebruiker: hij/zij moet eerst de keuze maken en dan op een bevestigings-knop klikken. U kunt desgewenst meerdere bevestigingsknoppen maken, waardoor u de gebruiker twee keuzes laat maken. U kunt de keuze uitlezen met een Case Select opdracht.
	De code achter Knoppen moet u per knop definiëren. U kunt de kleuren van knoppen niet aanpassen. U kunt door een & in de naam van een knop te zetten, direct naar deze knop gaan met Alt + de letter achter het &-teken. U kunt de tabvolgorde van knoppen en invoervakken instellen.
	Van een Label kunt u wel de kleuren aanpassen. Ook bij een label kunt u het &-teken in de labelnaam gebruiken om direct naar deze knop te gaan. U kunt echter geen tabstops instellen op een label.

U kunt uw menu voorzien van afbeeldingen en dergelijke, om de presentatie wat levendiger te maken.

Het hoofdmenu is voor de gebruiker de eerste kennismaking met het programma en verdient daarom veel aandacht. U kunt bij uw ontwerp letten op functionaliteit, bruikbaarheid en presentatie (afbeeldingen, kleuren, lettertype, grafische elementen zoals lijnen, omlijningen, schaduwen enz.). Het is meestal aan te raden om voor uw hoofdmenu een stijl te kiezen die ook op andere formulieren en rapporten toegepast wordt, maar u kunt er ook voor kiezen om uw hoofdmenu juist afwijkend te maken. Probeer wel voor de andere formulieren één stijl te kiezen.

Besturingselementen kiezen

Formulieren in Access zijn opgebouwd uit besturingselementen, die elk een eigen toepassing hebben. De belangrijkste ziet u hier:

In een Label-vak plaatst de programmeur vaste tekst, u kunt niets invoeren.
Een label-vak kan wel als een knop zijn ingesteld: door te klikken op de tekst activeert u een bepaalde actie, bijvoorbeeld het openen van een formulier. U kunt de tekst van een labelvak desgewenst ook verticaal plaatsen (tekst loopt van onder naar boven).

In een Tekst-vak (voorbeeld: Naam) kunt u tekst en/of getallen invoeren. Een tekstvak is meestal gekoppeld aan een veld in de onderliggende tabel of query van het formulier.

In een Keuzelijst met invoervak (voorbeeld: Code) kunt u een keuze uit een lijst kiezen óf een vrije tekst invoeren. (U kunt ook instellen dat de gebruiker alleen uit de lijst mag kiezen.) De tekst die u typt is zelf-aanvullend: na elke letter die u typt vult Access het veld aan met de passende keuze uit de keuzelijst.

In een Keuzelijst (voorbeelden: Keuzelijst1 en Keuzelijst2) kunt u alleen kiezen uit een aantal mogelijkheden. Een keuzelijst kan meer regels tonen, zoals in Keuzelijst1, of slechts één regel, zoals in Keuzelijst2: Wijk. Typ een of meer keren de eerste letter of het eerste cijfer van de keuze om de keuze te maken. In een Keuzelijst moet u altijd een keuze maken. Alleen als de tekst in wit op zwart getoond wordt hebt u een keuze gemaakt. De programmeur kan instellen dat u in een keuzelijst meer dan een items mag kiezen.

Een Knop-vak is een vak waarop u kunt klikken om een actie uit te voeren. U kunt in een formulier knop-vakken tegenkomen met een afbeelding (bijvoorbeeld een afbeelding van een deur of van een printer) of met een tekst.

In een Keuzevak met keuzerondjes kunt u slechts één van de keuzerondjes aanklikken.Zodra u een van de rondjes aanklikt, zet Access de andere rondjes direct 'uit'.

In een Aankruisvakje (voorbeeld: Deelnemer) kunt u per vakje iets aan- of uit zetten. U kunt om tussen deze twee standen te wisselen de linker muisknop of de spatiebalk gebruiken.

In de balk onder dit formulier ziet u de Record-kiezer, waarmee u naar een ander record kunt gaan.
De teller geeft alleen het aantal te tonen records aan, bij formulieren waarbij u alleen nieuwe records kan maken, begint de teller van de recordkiezer op 0, u ziet dus niet hoeveel records er al in de tabel staan. Met de F5-toets springt u snel naar de teller.

Grafieken maken

Zowel in formulieren als in rapporten kunt u grafieken-formulieren opnemen. Met de Wizards in Access kunt u hier snel mee aan de slag. Experimenteer met alle soorten weergaven (staaf, cirkel, vlak, 2- of 3-dimensionaal) totdat u tevreden bent.
Van elk element van de grafiek kunt u afzonderlijk de opmaak bepalen, bijvoorbeeld de kleuren van de gegevensbalken of het lettertype van de labels bij elke as: klik met de rechter muisknop op elk onderdeel om dit aan te passen.
U kunt ook meerdere soorten grafiektypes combineren, bijvoorbeeld een lijngrafiek met een kolommengrafiek: maak eerst de hele grafiek in een type, bijvoorbeeld 2D-kolommen, klik dan met de rechter muisknop op de kolom waarvan u het type van de weergave wilt wijzigen. Klik op Grafiektype..., vink het vakje aan bij Alleen selectie en kies het gewenste grafiektype voor de selectie.