Zie ook elders op deze site:
| Functionaliteit in Access 2007 | Uitwisseling met andere Office-programma's |
| Samenvatting | Security alert |
Hebt u inhoudelijke vragen over Access die u niet in deze teksten beantwoord ziet, stel deze dan bij voorkeur bij het forum http://office.webforums.nl/forum/, u krijgt meestal dezelfde dag nog een helder antwoord van een van de deelnemers van het forum.
Deze webpagina geeft u een indruk van Access 2007. De webpagina is in ontwikeling.
Nieuw bestandsformaat
In Access 2007 is het bestandsformaat drastisch gewijzigd ten opzichte van eerdere versies. U kunt nog wel werken met databases in het Access 2000/XP/2003 bestandsformaat en deze databases ook aanpassen in Access 2007, maar als u van de nieuwe mogelijkheden in Access 2007 gebruik wilt maken, moet u de nieuwe databae maken in het Access 2007 formaat of een bestaande database converteren naar dit bestandsformaat.
Het bestand van een Access 2007 database heeft de extensie .accdb, dus niet de standaard extensie .mdb.
Als u uw database in Access 2007 maakt of een bestaande database heeft omgezet naar het Access 2007 bestandsformaat, heeft u een aantal extra functionaliteiten in deze Access database gekregen. In veel gevallen zult u deze extra mogelijkheden goed kunnen gebruiken. Let er op dat de onderstaande punten alleen gelden voor een database in het Access 2007-formaat en dat deze database niet in eerdere versies van Access te openen is.
U kunt in het Databasevenster niet alleen kiezen voor een weergave van de afzonderlijke soorten objecten (Tabellen, Query’s, Formulieren, Data Access Pagina’s, Rapporten, Macro’s of Modules), maar ook voor andere weergaven. Een handige weergave is de weergave van Tabellen en de afhankelijke Query’s, Formulieren en Rapporten waar deze tabel in gebruikt wordt.
· Als u nieuwe tabellen maakt in Access 2007, dan probeert Access zelf relaties te leggen met andere tabellen in de database. Soms gebeurt dit automatisch, in andere gevallen leidt Access u door een Wizard om zo´relatie te leggen.
· In Access 2003 en eerdere versies kunt u in een Selectiequery alleen de kolommen tonen, maar u kunt geen totalen weergeven per kolom. Als u wel totalen wilde weergeven, moest u de query opnemen in een formulier (Doorlopend formulier of Gegevensbladweergave) en in de voettekst van het formulier velden maken voor de totalen per kolom. In Access 2007 is dit wel mopgelijk. Onderaan de query kunt u een nieuwe rij toevoegen waarin u de gegevens van de kolom erboven kunt totaliseren. U kunt ook het gemiddelde of de hoogste of laagste waarde laten weergeven in deze rij.
· Lay-out view: in de lay-out view kunt u zowel het formulier gebruiken (gegevens van de tabel of query bekijken en bewerken) als het formulier bewerken. U kunt bijvoorbeeld makkelijk een extra veld toevoegen.
· Labels snel in kolom-vorm boven het formulier zetten: u kunt snel de weegave van een of meer velden wijzigen, bijvoorbeeld door de labelnaam in de koptekst te plaatsen, boven de kolom waar het veld staat. Dit is vooral handig voor een Doorlopend formulier. In eerdere versies van Acces moet u deze aanpassingen in het formulier handmatig instellen.
· Datum kiezen met kalendertje: als u op een formulier een veld heeft waarin u een datum kunt invoeren, toont Access er automatisch een klein Kalendertje bij waarin u de datum kunt kiezen. Access toont dit niet bij bijvoorbeeld vergrendelde velden (velden waarin u niet kunt invoeren).
· Split view: u kunt zowel de datasheet view (gegevensbladweergave) en form view (formuierweergave) naast elkaar tonen, in twee deelvensters. U kunt zelf bepalen of u het gegevensblad links, rechrts, onder of boven het formulier wilt tonen. U kunt in beide weergaven de gegevens berwerken.
· Filter: een filter op een waarde in een veld (klik in ene veld op de rechter muisknop) is nu context-afhankelijk, bij een datumveld ziet u bijvoorbeeld de keuzemogelijheden Later dan, Eerder dan, Periode.... U kunt ook filteren op afzonderlijke records, door deze records aan te vinken in een tabelletje.
In Access 2007 zijn standaard security settings ingeschakeld, die verhinderen dat een Access-programma zonder dat u het weet programmacode uit kan voeren. Als u in Access 2007 een bestaand Access-bestand opent waarin programamcode is verwerkt, ziet u onder de Ribbon (de nieuwe, brede werkbalk) een extra Security alert balk met de vraag of u de programmacode wilt laten uitvoeren. Klik op de knop Enable content en klik in het volgende venster op het rondje bij Enable this content. Klik dan op de knop OK.
Om deze vraag niet meer te krijgen, kunt u in het Trust center (zie hieronder) bij Trusted locations de map opgeven waar dit bestand staat. U kunt ook een hogere map opgegeven en aanvinken dat u ook alle onderliggende mappen (subfolders) ook als een Trusted loaction wilt beschouwen.
Als u de Message bar Security alert niet ziet, doe dan het volgende:
· Sluit de database (klik op de Microsft Office Button en kies voor Close database).
· Klik op de Microsft Office Button - de knop links boven - en klik op Manage...
· Klik onder in het venster op de kleine knop Access options.
· Klik in de linker kolom op Trust center.
· Klik in de linker kolom op Message bar.
· Klik het rondje aan bij Show Message bar in all applications where content has been blocked.
· Klik op OK.
Vanaf nu ziet u deze Message bar steeds weer als u een database opent en kunt u per database aangeven dat u het veilig vindt om deze database te openen en de programmacode te laten activeren.
In het Trust center kunt u opgeven welke mappen (bijvoorbeeld op een netwerk of op de harde schijf van uw computer) u als veilig beschouwd. Alle bestanden die in deze mappen staan, worden geopend zonder Security alert waarschuwingen. De instellingen in het Trust center gelden voor alle Office 2007 programma’s, dus ook voor bijvoorbeeld Word, PowerPoint en Excel.
Download runtime versie
Als u een programma in Acces 2007 hebt gemaakt, dan kan iedereen dit gebruiken door de gratis runtime versie van Access 2007 te installeren. Met de runtime versie van Access 2007 kan men in het Access bestand formulieren openen, rapporten afdrukken, tabellen vullen ed., kortom alles wat met de gewone versie van Access ook kan. U kunt echter geen formulieren, rapporten of dergelijke aanpassen en geen tabellen ontwerpen of het ontwerp van bestaande tabellen aanpassen.
De runtime versie vindt u op:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=d9ae78d9-9dc6-4b38-9fa6-2c745a175aed&displaylang=en
Samenvatting
Was het al de moeite waard om van Acces 97 of 2000 over te schakelen naar Access 2002/XP of Access 2003 vanwege onder meer de draaitabellen en draaitabelgrafieken, een overstap naar Access 2007 biedt u nog meer voordelen. Een formulier of rapport ontwerpen gaat nog makkelijker, Access 2007 denkt met u mee bij het maken van tabellen en relaties, met rich text kunt u nu ook opmaak toepassen in een memoveld, voor het bijhouden van de geschiedenis van een memo-veld hoeft u in veel gevallen geen historie-tabel en bijwerkquery's te maken, in query's kunt u een totalisering maken, in rapporten kunt u records filteren.
Een bestand in het Access 2007 formaat is niet uitwisselbaar met eerdere versies. Van de vele nieuwigheden kunt u dus alleen profiteren als alle gebruikers van uw Access-programma de beschikking hebben over Access 2007.
Access is bij uitstek geschikt voor het snel ontwikkelen van een programma dat door een of enkele gebruikers gelijktijdig gebruikt gaat worden. In Access kunt u snel mooie en gebruiksvriendelijke formulieren en rapporten ontwerpen en de gebruikers goed ondersteunen met het correct invoeren van gegevens.
Access is voor tabellen en lijsten veel beter geschikt dan bijvoorbeeld Excel. U kunt in Access veel beter verschillende tabellen met elkaar koppelen en u kunt snel formulieren ontwerpen die de invoermogelijkheden voor de gebruiker beperken en daardoor de kans op verkeerde invoer verkleinen of uitsluiten. Grafieken kunt u rechtstreeks vanuit Access afdrukken, ook hiervoor heeft u Excel niet nodig. In Excel kunt u daarentegen veel beter rekenwerk uitvoeren, zoals schema's voor het berekenen van hypotheeksommen en 'Wat als ...'- berekeningen.
Access is minder geschikt voor een omgeving waar veel gebruikers gelijktijdig van het programma gebruik gaan maken, of waar meerder ontwikkelaars gelijktijdig het programma onderhouden.
Access is ook niet of nauwelijks geschikt voor het ontwikkelen van webapplicaties. De ondersteuning van webpagina’s is beperkt, voor een intranet kunt u nog wel van Data Access Pagina’s gebruik maken, voor een webpagina op het internet biedt Access nog minder ondersteuning.
Access 2007 is voor beginners een flinke verbetering ten opzichte van eerdere versies. Het programma helpt u nog meer om een database op te zetten. Access blijft echter, ondanks de vele verbeteringen in de gebruiksvriendelijkheid die Access 2007 biedt, een programma waar u tijd in moet steken, als u er alles uit wilt halen. U kunt snel een database opzetten, waarbij de Templates (voorbeeld-bestanden) van Microsoft u goed op weg kunnen helpen. Als u echter een template of een ander bestaand programma aan wilt passen, heeft u een redelijke kennis van Access nodig of de wil om deze kennis nu op te doen. Als u zelf een nieuw programma wilt maken, is het zeer aan te raden om goed over het databaseontwerp na te denken: welke tabellen gaat u gebruiken, welke relaties legt u tussen deze tabellen, welke formulieren en rapporten heeft u nodig. In Access 2007 kunt u met de Embedded macro’s veel functionaliteit inbouwsen zonder programmeerkennis, in eerdere versies van Access heeft u enige programmeerkennis (Visual Basic for Applications) nodig om functionaliteit in uw programma in te bouwen.
Zie de tekst Access 97 <> Access 2000 en hoger , elders op deze site.