Zie ook:
| PCMenu | Access uitgeplozen: opbouw van AdresMenu | Access - formulier en rapport |
| Tabellen | Query's | Formulieren |
| Modules | Rapporten | Access Tips en trucs |
Als u al een adressenbestand heeft met enkele adressen, dan kunt u deze adressen mogelijk handmatig invoeren in AdresMenu. U kunt dan direct gebruik maken van de vele extra velden in AdresMenu.
Als uw bestaande adressenbestand veel adressen heeft die u allemaal in AdresMenu wilt opnemen, dan kunt u deze oude adressen importeren in AdresMenu. Het adressenbestand kan van bijna elk bestandsformaat zijn, zoals Access, Excel, een tabel in een webpagina, een tabel in een Word-bestand, een tekstbestand gescheiden met tabs of puntkomma's. De enige voorwaarde is dat de tabel netjes gemaakt moet zijn: in elke kolom staat slechts één soort gegeven.
De makkelijkste manier om adressen te importeren is meestal de volgende:
| Importeer het oude adressenbestand in AdresMenu als een nieuwe tabel: zie Bestand > Externe gegevens ophalen > Importeren… > kies het Bestandstype van het adressenbestand en zoek het bestand op. |
| Hernoem de velden in deze nieuwe tabel, zodat de velden dezelfde naam hebben als in AdresMenu. Zie onderstaand schema voor de veldnamen. |
| Het sleutelveld Id_Naam wordt door Access gevuld, u hoeft voor dit veld geen veld over te nemen vanuit uw eigen adressenbestand. |
Klik op de afbeelding om deze te vergroten.
| De velden die uit een Opzoektabel gevuld worden herkent u in dit schema aan de verbindingslijn met een andere tabel. U kunt in de tabel tblNaam alleen waarden opnemen in dit veld, als die waarde ook precies zo in de bijbehorende Opzoektabel staat. De velden kunt u ook leeg laten. |
| Maak daarna een Selectiequery op basis van deze tabel. |
| In deze query kunt u indien nodig enkele velden uit het externe adressenbestand splitsen of samenvoegen. Om bijvoorbeeld een veld Volledige_naam met de inhoud <Achternaam>, <Voorletters en tussenvoegsels> te splitsen in de velden Achternaam en Voorletters, kunt u in de query de volgende twee velden zetten: |
Achternaam: Left$([Volledige_naam];InStr([Volledige_naam];",")-1)
Voorletters: Trim(Mid$([Volledige_naam];InStr([Volledige_naam];",")?))
Klik op de afbelding om deze te vergroten
De tussenvoegsels kunt u op een vergelijkbare wijze of handmatig afsplitsen.
| In de query kunt u ook enkele velden opnemen die niet in uw oude adressenbestand staan. |
| In AdresMenu tot en met versie 1.4.6 is er een veld dat u in ieder geval moet opnemen in de query, namelijk het veld Tweede_regel. Dit is een veld dat u moet invullen, om adressen zichtbaar te maken. U kunt het veld alleen vullen met een waarde die ook in de opzoektabel tblTweede_regel staat. Standaard staat hier onder meer de waarde - in. U kunt dus het volgende veld in uw query opnemen: Tweede_regel: "-" |
Vanaf versie 1.4.6.1 is dit veld niet meer verplicht, door een wijziging in de query qryNaam.
| U kunt desgewenst op dezelfde manier ook andere velden alvast vullen, zoals de velden Status, Telefoontype ed. Kies altijd een waarde die in de bijbehorende opzoektabel staat. |
| Sla de query op, open de query en kijk of u geen afwijkende velden of records ziet. Pas deze zo nodig aan. |
| Wijzig nu de query in het type Toevoegquery: open de query in de ointwerpweergave en kies bij Query voor Toevoegquery… Geef bij de vraag Toevoegen aan de tabel tblNaam op. |
Access probeert nu de overeenkomende velden te vinden en vult deze dan in. Als een veld in de rij Toevoegen aan niet gevuld is, dan heeft u mogelijk een typfout gemaakt in de veldnaam van de tabel met de oude adressen. U kunt handmatig het juiste veld kiezen waaraan het veld uit de oude tabel aan toegevoegd moet worden.
Kies handmatig voor het juiste veld:
| Start de query en bevestig de vraag dat u deze records wilt toevoegen aan de tabel tblNaam. |
| Als u een foutmelding krijgt dat niet alle records toegevoegd kunnen worden, lees deze dan goed. |
| U kunt de niet geimporteerde records mogelijk met de hand invoeren of de zojuist toegevoegde records met de hand verwijderen, de toevoegquery aanpassen en daarna de toevoegquery nogmaals starten. |
| Om verwarring te voorkomen kunt u het mogelijk het beste de oude tabel en de toevoegquery na het succesvol toevoegen verwijderen. |
