Alle felgele velden zijn verplichte velden.
Klik op de afbeelding om deze te vergroten.
Toelichting op enkele velden:
Zie ook elders op deze site:
| PCMenu | MeldpuntMenu downloaden | Bedios - Beveiligingsdienst informatie systeem |
| Schoonmaakcalculatie | KledingMenu | AdresMenu |
| Sneltoetsen | Tips en trucs voor Access |
|
|
Met een goede registratie van klachten kunt u uw klanten beter van dienst zijn. Maar ook met complimenten, suggesties en vragen bent u geholpen. In MeldpuntMenu kunnen uw medewerkers al deze zaken registreren, de genomen acties op meldingen beheren en de status van een melding volgen. Daarnaast toont MeldpuntMenu handige overzichtslijsten en grafieken van de door u geselecteerde meldingen.
MeldpuntMenu is eenvoudig in gebruik en is eenvoudig aanpasbaar aan uw specifieke wensen. Uw bedrijfsgegevens (naam, naam afdeling, logo enz.), de betrokken medewerkers en afdelingen, de meldingscategorieën die u wilt gebruiken enz. kunt u eenvoudig in MeldpuntMenu opnemen.
MeldpuntMenu voorkomt dat u een grote papierstroom creëert voor de verwerking van uw meldingen. Alle medewerkers die de beschikking hebben over een pc aan het netwerk en bevoegd zijn gemaakt voor het programma, kunnen direct en op elk moment van de dag meldingen en acties bekijken en invoeren. MeldpuntMenu maakt gebruik van uw mailprogramma door de verantwoordelijke een e-mail bericht te sturen met de melding, zodra deze ingevoerd is.
MeldpuntMenu kan eenvoudig worden gekoppeld aan de meeste andere databases die u in gebruik hebt, zoals een medewerkerbestand, een afdelingenbestand, een ruimtebestand enz.
MeldpuntMenu is ontwikkeld in 1998-2000 voor het Facilitair Bedrijf (voorheen de Hotel-Civiele Dienst) van het UMC Utrecht en is inmiddels, met enkele wijzigingen, in drie afdelingen uitgezet. Het programma is een belangrijke schakel in de procedure Afhandeling van meldingen.
U kunt het programma downloaden vanaf deze site.
| Start het programma. | |||||
|
In de versie die u kunt downloaden vanaf deze site kunt u nu inloggen. De inlognamen en wachtwoorden voor dit bestand van MeldpuntMenu zijn:
Als Programmabeheerder kunt u op het Menu Medewerker de inlognamen, wachtwoorden en het bevoegdhedenprofiel per inlognaam zelf instellen. | |||||
| MeldpuntMenu toont u afhankelijk van uw bevoegdheden de onderdelen van het volgende formulier. |
|
Klik op Invoeren. | |||||||
|
U kunt nu een melding invoeren. Elke melding is verdeeld in drie blokken:
| |||||||
|
MeldpuntMenu geeft elke melding een uniek nummer (ID-Melding). U kunt dit nummer gebruiken om naar deze melding te verwijzen. |
Alle felgele velden zijn verplichte velden.
Klik op de afbeelding om deze te vergroten.
Toelichting op enkele velden:
|
Verantwoordelijke: de verantwoordelijke voor het verwerken van elke melding is gekoppeld aan de categorie van de melding. U kunt echter per melding alsnog een andere persoon als verantwoordelijke kiezen. | |
|
Naam melder: Als de melder bekend is binnen het programma, dan vult het programma automatisch telefoonnummer, e-mail adres en huispostadres in. | |
|
Reactie naar melder: als u dit vakje aanvinkt dan bent u verplicht om de naam van de melder in te vullen, evenals een telefoonnumer, e-mailadres en/of adres van de melder. Zonder een van deze gegevens kunt u immers de melder niet bereiken. | |
|
|
| Als u met deze knop een mailbericht maakt, vraagt MeldpuntMenu u of u het verzenden van dit e-mail bericht als een Actie bij het blok Actie wilt aanmaken. | |
| U kunt met de zoeklijsten en de pijltjesknopen bladeren en zoeken tussen de reeds ingevoerde meldingen. | |
| U kunt zelf acties toevoegen bij het blok Actie. | |
| Bij elke actie moet u de Status van de actie kiezen. De status geeft aan of u na deze actie nog iets moet of wilt doen met de melding. | |
| Een melding wordt automatisch op Afgehandeld gezet als u een Actie heeft ingevoerd waarvan de Status het kenmerk Afgehandeld heeft. |
U kunt acties en meldingen verwijderen. Voordat MeldpuntMenu deze daadwerkelijk verwijdert, maakt MeldpuntMenu een kopie van de oorspronkelijke actie en/of melding in een Historietabel. De beheerder van MeldpuntMenu kan hierdoor altijd zien welke meldingen ingevoerd zijn geweest.
In het Menu Lijsten kunt u diverse lijsten kiezen. U moet eerst een filter instellen.
Klik op de afbeelding om deze te vergroten.
In dit formulier stelt u in welke meldingen u in de lijst wilt zien. U kunt op het formulier meer voorwaarden opgeven die tegelijk moeten gelden, bijvoorbeeld: Status is: "Afgehandeld" en Soort is: "Aanvraag".
U kunt de standaard voorwaarden van Access gebruiken:
| Voorwaarde... | Betekent... |
| "Naam" | de waarde in het veld moet gelijk zijn aan Naam. Alfanumerieke velden (velende bestaande uit letters, tekens en cijfers) zet u altijd tussen dubbele aanhalingstekens. Wanneer u deze aanhalingstekens vergeet dan corrigeert Access dit automatisch voor u. |
| 123 | de waarde in het veld moet gelijk zijn aan 123. Getallen zet u niet tussen aanhalingstekens. |
| Like "Naa*" | de eerste drie letters van de waarde van het veld moeten gelijk zijn aan Naa of naa, de andere letters mogen alles (het jokerteken *) zijn. |
| Like "N?am" | de eerste letter van de waarde is een n of een N, de tweede letter mag alles (het jokerteken ?) zijn, de derde en vierde letter zijn am, AM, Am of aM. |
| Between "B" And "Hzz" | het veld moet een waarde hebben tussen"'B' en 'Hzz'. |
| < 123 | de waarde van het getal in het veld moet kleiner zijn dan 123. |
| >= 40 | de waarde van het getal in het veld moet groter zijn dan of gelijk zijn aan 40 |
| > "Ka*" | de waarde in het veld moet in een alfabetische lijst na Ka komen. |
| <> 123 | de waarde van het getal in het veld moet ongelijk zijn aan 123. |
| <> "aanvraag" | de waarde in het veld moet ongelijk zijn aan aanvraag. |
| Not Like "Ba*" | de eerste letters van de waarde in het veld moeten ongelijk zijn aan Ba. |
| "" | de waarde in het veld moet gelijk zijn aan de lege waarde. |
| Is Null | de waarde in het veld mag niet bestaan. |
| Is Not Null | de waarde in het veld moet bestaan. |
Aan alle voorwaarden op hetzelfde formulier moet tegelijk voldaan worden.
Wilt u andere voorwaarden opgeven die ook mogen gelden, dus voorwaarde A en/of voorwaarde B, zet de andere voorwaarden dan op het tabblad Of. U kunt meer dan één Of-formulier maken.
Klik daarna op de knop
om het filter te activeren
Kies vervolgens een gewenste lijst.
| In het Menu Grafieken maakt u eerst een selectie waarvan u het overzicht wilt hebben. U kunt selecties combineren. Vervolgens kiest u voor een van de overzichten. |
Klik op de afbeelding om deze te vergroten.
| U kunt kiezen voor een weergave in staaf- of in taartgrafieken. |
| Het Menu Beheer is alleen toegankelijk voor hiertoe bevoegde medewerkers. In het Menu beheer kunt u als beheerder de keuzelijsten aanmaken voor de meldingen. |
Klik op de afbeelding om deze te vergroten.
| In het Menu Medewerkers kan de beheerder nieuwe medewerkers (gebruikers van MeldpuntMenu) aanmaken en de tabellen van afdelingen enz. aanpassen. |
Klik op de afbeelding om deze te vergroten.
U kunt op de volgende manier een nieuwe medewerker (gebruiker van MeldpuntMenu) toevoegen:
| Log in in MeldpuntMenu met het account van een Functioneel beheerder of Programmaeigenaar. U ziet nu in het hoofdmenu als laatste knop een knop Medewerker. | |
| Klik op de knop Medewerker om het Menu Medewerker te openen. U ziet nu een nieuw menu, met als eerste een knop Medewerker. Met de andere knoppen kunt u de afdelingen, locaties of divisies (de verzameling van afdelingen) instellen. | |
| Klik op de knop Medewerker om het formulier Medewerker te openen. | |
Klik op de knop Nieuw  . | |
| Vul de persoonskaart in. Kijk eventueel eerst bij een andere Medewerker wat u moet invullen. |
Klik op de afbeelding om deze te vergroten.
In het veld Bevoegdheden bepaalt u wat de medewerker binnen MeldpuntMenu mag doen. Als u de muis in dit veld zet, ziet u onderaan in de Statsubalk waar de letters voor staan:
U typt in dit veld alle letters waarvoor de nieuwe medewerker bevoegd moet zijn. Een gewone gebruiker krijgt de letters GO, een beheerder GOB, een manager die zelf geen meldingen mag maken de letter O, een programmabeheerder de letters GOBF of GOBFP. |
In onderstaand stroomschema ziet u welke tabellen MeldpuntMenu heeft en hoe deze met elkaar samenhangen.
U kunt MeldpuntMenu voor Access 2000/XP/2003 of voor Access 97 downloaden van deze site. U mag het programma gebruiken en aanpassen, mits u de bronvermelding (bron: Hans Bronkhorst, http://www.pcmenu.nl , met dank aan het UMC Utrecht) ongewijzigd laat.
Inlognamen voor MeldpuntMenu:
| hbronkho, wachtwoord hans (alle bevoegdheden, ook het aanmaken van nieuwe gebruikers) | |
| gast, wachtwoord gast (beperkte bevoegdheden). |
NB: Voordat u MeldpuntMenu kunt gebruiken voor het registreren van meldingen, moet u eerst enkele tabellen invullen, zoals de tabellen Afdeling en Categorie. Zie het menu Beheer en loop alle knoppen even langs.
Als u het programma na een testfase definitief in gebruik neemt, splits dan de database op in een gegevensbestand en een programmabestand, zie elders op deze site bij Access >> Access voor gevorderden.
MeldpuntMenu is geen commercieel product en er kan slechts beperkte ondersteuning worden geboden. Deze tekst en het programma laten u zien wat u in een kleinschalige omgeving kunt doen voor het beheer van meldingen en geven u de mogelijkheid om inspiratie op te doen. Tevens laat MeldpuntMenu zien wat er in ontwikkelomgevingen zoals Access mogelijk is.
Wilt u een programma met meer mogelijkheden, dan kunt uw op het Internet en in diverse tijdschriften voor bedrijven commerciële programma's vinden voor uw klachten-, complimenten- en vragenregistratie. Wilt u een registratiepakket voor het melden van automatiseringsstoringen en -vragen, neem dan eens een kijkje bij bijvoorbeeld http://www.topdesk.com.
Gebruikt u MeldpuntMenu in Access XP, dan krijgt u mogelijk foutmeldingen over ontbrekende DLL's of foutieve verwijzingen naar een DAO-bestand. Zie voor meer uitleg hierover en hoe u dit kunt oplossen de tekst Verwijzingen in Access voor gevorderden.
In Access 2000 kan het voorkomen dat u vanuit Access en dus ook vanuit MeldpuntMenu slechts één keer een e-mail kunt verzenden, daarna moet u het programma opnieuw starten. In Access 2002 of hoger treedt deze fout niet meer op. Wilt u MeldpuntMenu in Access 2000 gebruiken en hebt u last van deze fout, dan kunt u desgewenst de code om e-mail te verzenden aanpassen. U kunt met deze andere code maximaal 180 tekens in uw bericht opnemen. In de programmacode bij de knop cmdMailto bij de Gebeurtenis Bij klikken op het formulier frmMelding is beschreven hoe u deze code kunt aanpassen.
| U kunt de bedrijfsnaam en andere gegevens aanpassen in uw eigen bedrijfsgegevens. Log eerst in als Programmabeheerder. Klik dan in het hoofdmenu op de Bedrijfsnaam of op de Programmanaam. MeldpuntMenu toont u dan een informatiescherm waarin u deze gegevens kunt wijzigen. | |
| Voordat u het programma kunt gebruiken in uw eigen situatie moet u eerst enkele tabellen instellen. Zie de menu's Medewerker en Beheer. U dient bij alle tabellen mimimaal één record ingevuld te hebben. Tip: begin eerst bij het menu Medewerker, begin bij de onderste knop en ga zo door naar boven. Ga dan naar het menu Beheer en begin ook hier bij de onderste knop en ga door naar boven. | |
| U kunt als programmabeheerder het programma zo aanpassen dat het de Windows- of Novell-netwerknaam van de gebruiker overneemt. Een gebruiker hoeft dan niet in te loggen. Zie het commentaar bij de functie fInitialen() van de module basAlgemeen. |
Verstuur mail: Als u, nadat u de melding volledig hebt ingevuld, op deze knop klikt, wordt uw e-mailprogramma gestart en maakt MeldpuntMenu een e-mail bericht aan met de belangrijkste kenmerken van de melding en met als geadresseerde de verantwoordelijke voor deze categorie. U kunt de tekst van het mailbericht nog wijzigen en aanpassen, voordat u het verstuurd. In de versie vanaf september 2005 kunt u in het Menu Beheer de standaard tekst van deze mail aanpassen. 
