PergolaMenu in de praktijk

Tip: klik op een afbeelding om deze te vergroten.

Starten

Start het programma door te dubbelklikken op het pictogram van het programma.

Hoofdmenu

In het hoofdmenu typt u uw aanmeldnaam in of zoekt u uw naam op in het keuzelijstje.

Druk op de Tab-toets of de Enter-toets

Typ uw wachtwoord in. Hoofd- of kleine letters maakt geen verschil.

In de demoversie kunt u bijvoorbeeld inloggen met de inlognaam Beheerder en het wachtwoord Beheerder. De beheerder kan voor alle gebruikers van het programma instellen welke rechten zij krijgen. Alleen Beheerders zien ook de knop Beheer. Gasten zien wel de gegevens, maar kunnen bijna niets wijzigen. Gebruikers kunnen wel wijzigingen aanbrengen, maar geen andere gebruikers bevoegd maken voor het programma en geen programmabrede instellingen aanpassen.

In het hoofdmenu kunt u een keuze maken uit de verschillende formulieren en submenu's.

	Met een klik op de titel van het programma ziet u de gegevens van het programma.
	Met een klik op de titel of het logo van het bedrijf ziet u de gegevens van het bedrijf.
	Met een klik op de knop Wachtwoord wijzigen kunt u uw wachtwoord wijzigen.

Klik op:

	de knop Namen om de naamgegevens van deelnemers, afhaalpunten of andere betrokkenen te bekijken en/of te wijzigen.
	de knop Pakketten om de pakketten (samenstelling, levering enz.) te bekijken en/of te wijzigen.
	de knop Overzichten om lijsten of etiketten af te drukken.
	de knop Beheer om instellingen voor uw pergola te bekijken of te wijzigen.

Bij het menu Beheer zult u, afhankelijk van uw bevoegdheden, sommige gegevens niet mogen wijzigen.

Namen

Klik op de afbeelding om deze te vergroten.

De lichtgele velden zijn zoekvelden.

De felgele velden zijn verplichte velden: u moet hier wat invullen.

De lichtblauwe velden zijn informatieve of berekende velden, u kunt hier zelf niets in wijzigen. Bij veel van deze velden wordt de inhoud van de velden berekend aan de hand van gegevens uit andere velden.

Als u de muis twee of meer seconde op een veld of een knop laat staat, dan ziet u in de meeste gevallen een geel vlakje met een beschrijving van de werking van de knop. Ook ziet u bij de meeste velden en knoppen onder op het beeldscherm in de Statusbalk een beschrijving van de knop of het veld.

Kies een naam uit een van de keuzelijstjes of voer een nieuwe naam in door te klikken op de knop >*. U kunt een keuzelijstje ook openen met een druk op de F4-toets.

U kunt met de muis door het formulier gaan, maar u kunt alle velden en de meeste knoppen ook met een van de toetsen van het toetsenbord bereiken.

	Typ de Alt-toets samen met de onderstreepte letter om snel naar dit veld te gaan. Voorbeeld: met Alt+Z gaat u naar het veld Zoeken op achternaam
	Druk op de Tab-toets om naar een volgend veld te gaan of druk op de Shift- en de Tab-toets om naar een vorig veld te gaan.
	Met een klik op de pijltjesknoppen of met de PageUp en PageDown toetsen op uw toetsenbord kunt u bladeren tussen de verschillende namen. Met de blauwe pijltjes bladert u naar tien namen voor- of achteruit.
	Met de F6-toets en de Shift+F6 toetsen kunt u binnen een formulier naar een ander onderdeel van het formulier gaan, bijvoorbeeld van het detailvenster naar de kop van het formulier.
	Met Ctrl+F6 en Ctrl+Shift+F6 springt u naar een ander geopend formulier of rapport.
	Met een klik op het prullenbakje kunt u een naam verwijderen. Ga hier voorzichtig mee om: u verwijdert ook alle andere actuele en historische gegevens die met deze naam verbonden zijn (bijv. pakket, betalingen enz.) en u kunt een verwijdering niet meer ongedaan maken.
	Met een klik op de open deur of de toetsen Alt+F4 verlaat u het formulier.

In de onderste regel van de meeste formulieren ziet u een teller en navigatieknoppen. U kunt in de teller een getal typen, om naar het formulier met de betreffende naam te gaan. Met de F5-toets gaat u snel naar deze teller.

Klik op de verschillende tabbladen om andere gegevens te bekijken of te wijzigen.

Gereserveerde pakketten

In dit tabblad geeft u aan op welke pakketten de deelnemer zich inschrijft. Kies het pakkettype, geef de startdatum van deelname en geef het aantal pakketten op waar de deelnemer zich voor inschrijft.

Op sommige plaatsen vindt u een (sub)formulier binnen het formulier. Voorbeeld: het subformulier Pakket en prijs op het formulier Namen. U kunt in het subformulier Pakket en prijs een nieuw pakket toewijzen aan de naam, door de pakketnaam in het lege veld in te voeren of te kiezen uit het keuzelijstje.

Wilt u een regel in een subformulier verwijderen, klik dan eerst op het grijze vlakje links in de regel om de hele regel te selecteren. Druk dan op de Delete-toets op het toetsenbord.

Geleverde pakketten

Op dit tabblad ziet u het aantal geleverde pakketten. U kunt hier geen wijzigingen aanbrengen: extra of niet geleverde pakketten moet u wijzigen op het formulier Pakket

Geleverde producten

Incidentele leveringen via bijvoorbeeld markt, winkel of bij een pakket kunt u registreren op het tabblad Geleverde producten. Op het tabblad Saldo ziet u de kosten van deze leveringen terug.

PergolaMenu neemt bij een nieuwe levering de prijs over zoals die in het formulier Product door u is ingevoerd. U kunt echter de werkelijke prijs van de geleverde producten zelf wijzigen.

Met de knop Producten op dit tabblad kunt u het productenassortiment en de voorgestelde prijzen van de producten wijzigen.

Betalingen

In het tabblad Betalingen kunt u nieuwe betalingen bijschrijven. U kunt de geldeenheid (bijvoorbeeld Euro of gulden) zelf wijzigen. PergolaMenu registreert de betaling zowel in de ingevoerde geldeenheid als in Euro's.

Saldo

In het tabblad Saldo ziet u de betalingen en de kosten van geleverde pakketten en producten naast de kosten van de totaal te leveren pakketten. U kunt hier niets wijzigen: PergolaMenu berekent automatisch alle gegevens aan de hand van de ingevulde gegevens op de andere tabbladen en formulieren.

Pakket

In het formulier Pakket kunt u alle gegevens over de pakketten en de leveringen bekijken, wijzigen en invoeren.

Per pakkettype en per datum van levering kunt u desgewenst de inhoud van het pakket opgeven. De prijzen per product die u opgeeft zijn per eenheid: als u 100 g sperziebonen in het pakket stop à € 4,50 per kilogram dan vult u bij aantal 0,1 in, bij eenheid € en bij prijs 4,50. Als u twee kiwi's in het pakket stop à f 0,85 per stuk dan vult u bij aantal 2 in, bij eenheid ƒ en bij prijs 0,85. PergolaMenu rekent alle prijzen automatisch door in € en in de door u ingestelde geldeenheid.

Zoek eerst het pakkettype op in het keuzeveld of maak een nieuw pakkettype met een klik op >*. Bepaal voor een nieuw pakkettype de prijs per deelnemertype op het tabblad Prijs per deelnemertype.

	Klik op de knop Wijzig deelnemertype om snel naar het instellingenformulier Deelnemertype te gaan.
	Klik op een van de knoppen met lijstjes om een lijst of etiketten af te drukken van de bijbehorende gegevens.
	Klik in het linker subformulier op een datum van levering om de gegevens van deze levering (inhoud, namen aan wie geleverd is) te bekijken of aan te passen of vul een nieuwe datum van levering in.

Nieuwe leveringen

Wanneer u een nieuwe datum van levering invult, dan maakt PergolaMenu direct en automatisch alle leveringen per deelnemer aan van dit pakket. U ziet deze leveringen terug in het tabblad Leveringen. Alle deelnemers die zich ingeschreven hebben voor dit pakket ziet u bij het tabblad Namen.

Wanneer een deelnemer al het maximale aantal pakketten heeft gekregen, dan krijgt deze deelnemer geen nieuwe levering. U kunt wel zelf in het tabblad Leveringen alsnog de naam van de deelnemer toevoegen aan de levering.

Overzichten

In het menu Overzichten kunt u diverse rapporten en etiketten afdrukken.

Het maken van een overzicht gaat in vier stappen:

Stel het filter in waarop de namen wilt selecteren.
Zet het filter aan.
Klik op de knop van het gewenste overzicht.
Druk het overzicht af.

Stap 1. Filter instellen

In het Menu Overzichten kunt u opgeven op welke voorwaarden u de lijst wilt gaat tonen. U kunt de jokertekens (* voor alles en ? voor één teken) en de vergelijkingen And, Or, <, >, <=, =>, Not, Is Null, Not Is Null gebruiken.

Voorbeeld: U kunt bijvoorbeeld opgeven:

	alleen uit Utrecht: typ bij het vak Plaats het woord Utrecht.
	alleen deelnemers: typ bij het vak Deelnemertype het woord deeln. Het sterretje geeft aan dat u alles wilt tonen dat begint met de letters deeln*. U ziet dan straks in de lijst de deelnemers, de deelnemers die ook afhaalpunten zijn en de deelnemers die een tweede deelnemer hebben.
	en met een inschrijving op of voor 1 januari 2001: typ bij het vak Eerste inschrijving de tekst: <=1-1-2001.

Het programma vult zelf de juiste gegevens aan, bijv. tekstvelden zet het programma tussen " ", datumvelden zet het programma tussen # # en bij voorwaarden met een jokerteken zet het programma er het woord Like voor.

Desgewenst kunt u op een tweede tabblad (tabblad Of, zie onderaan het scherm) andere voorwaarden opgeven die ook mogen gelden.

Stap 2: Zet het filter aan

Klik op in de Werkbalk.

U ziet nu alleen de kaarten die voldoen aan het door u ingestelde filter. U kunt dit zelf controleren door door de kaarten tew bladeren. Onder op het scherm ziet u de teller van het aantal kaarten dat door het filter gekomen is:

Is het filter niet naar wens, klik dan op de knop en wijzig het filter.

Stap 3: Kies het gewenste overzicht

Klik nu op de knop van het overzicht dat u wenst.

Stap 4: Druk het overzicht af

Als het overzicht naar uw wens is, dan kunt u het nu afdrukken.

Klik op de knop in de Werkbalk of kies Bestand >> Afdrukken.

Beheer

In het menu Beheer kunt u diverse instellingen bekijken, wijzigen en/of invoeren. Sommige instellingen kunt u, afhankelijk van uw bevoegdheden, alleen bekijken en niet wijzigen of invoeren.

Seizoen kiezen

U kunt als volgt kiezen voor welk seizoen u de administratie wilt verwerken:

	Start PergolaMenu en log in als een persoon die beheerders-rechten heeft.
	Ga naar het menu Beheer.
	Klik op de knop Seizoen.

Kies uit de keuzelijst Seizoen het seizoen waarvan u de administratie wilt verwerken.

Nieuw seizoen starten

U kunt als volgt een nieuw seizoen beginnen:

	Start PergolaMenu en log in als een persoon die beheerders-rechten heeft.
	Ga naar het menu Beheer.
	Klik op de knop Seizoen.

	Klik op de knop Pakket voor nieuw seizoen aanmaken.
	U krijgt nu de vraag of u de deelnemers van een ander seizoen wilt kopiëren naar het nieuwe seizoen. Klik op Ja.

	Beantwoord nu de vragen van PergolaMenu.
	U kunt nu bij de keuzelijst Seizoen kiezen of u wilt beginnen met de administratie van het nieuwe seizoen, of dat u nog met een voorgaand seizoen wilt werken.
	Als u hiermee klaar bent, dan kunt u dit formulier afsluiten.

Als u een nieuw seizoen bent gestart, dan moet u nog wel de prijzen per pakket per deelnemerstype invullen:

	Open vanuit het hoofdmenu het menu Pakketten.
	Kies het pakket waar u de prijzen van wilt vaststellen.
	Klik in het venster rechts op het tabblad Prijs per deelnemerstype.
	Stel voor elk deelnemerstype de prijs van dit pakkettype vast.

	Doe hetzelfde voor de andere pakketten.
	PergolaMenu rekent automatisch de prijzen per deelnemer door.