Zie ook elders op deze site:
| PCMenu | LETS en LETSMenu | LETSMenu praktijk |
| LETSMenu voor beheerders | LETSMenu download | LETSMenu stroomschema (Powerpoint, 215 kB) |
Wilt u reageren op deze site, stuur dan een e-mail naar letsmenu@pcmenu.nl. Telefonische ondersteuning is niet mogelijk!
© Hans Bronkhorst, 1996-2003
LETSMenu is een compleet programma voor de administratie van:
 | inschrijvingen (deelnemers, donateurs, belangstellenden) |
| transacties (tussen deelnemers onderling en tussen LETS en de deelnemers) |
| advertenties van deelnemers |
| geldbijdragen en gelddonaties van deelnemers en donateurs |
| binnenkomende klachten en tips |
van uw LETS-stelsel.
LETSMenu is gemakkelijk aan te passen voor uw LETS-stelsel. In een Instellingen-scherm geeft u de belangrijke gegevens van het stelsel op (naam, een logo, informatie enz.), waarna u deze gegevens elders in LETSMenu en op diverse afdrukken terug ziet.
LETSMenu kan uw administratie verdelen over meerdere locaties. Op de hoofdlocatie werkt u de inschrijvingen bij en sluit de periode af. Op een neven-locatie voert u alle nieuwe of gewijzigde advertenties in. Op een of meer andere neven-locaties voert u transacties in, die u vervolgens op de hoofdlocatie met enkele muisklikken in één keer aan het hoofdprogramma toevoegt.
LETSMenu speelt flexibel in op de keuzes die u voor uw stelsel gemaakt heeft of gaat maken. U kunt zelf diverse groepen ingeschrevenen bepalen: bijvoorbeeld deelnemers, deelnemers uit nevenregio's, ere-deelnemers, belangstellenden, donateurs enzovoort. U kunt per groep instellen welke eenheden- en geldbijdragen de ingeschrevenen betalen, bijvoorbeeld periodiek en/of als percentage van de bijschrijvingen. Advertenties kunt u desgewenst splitsen in eenmalige en vaste advertenties en voor beide typen een andere advertenties-gids afdrukken. Alle inschrijvingen kunt u in wijken indelen, zodat uw bezorgers altijd een aaneengesloten bezorggebied hebben en deelnemers snel kunnen zien of de andere deelnemers uit een nabijgelegen wijk komen.
Vanuit LETSMenu maakt u snel en gemakkelijk alle benodigde afdrukken, zoals de deelnemerslijsten, bezorglijsten geordend op wijk, advertentie- en rekeningoverzichten per code, advertenties voor de LETS-krant. Voor de kerngroep en voor belangstellenden van het LETS-stelsel maakt u met LETSMenu snel overzichtelijke tabellen en kleurengrafieken die u met enkele muisklikken afdrukt op bijvoorbeeld papier of overheadsheets. Advertenties en deelnemerslijsten kunnen afgedrukt worden op papier, maar ook in Excel-, tekst- of HTML-formaat opgeslagen worden. Met het HTML-formaat kunt u de advertenties direct op het Internet publiceren.
LETSMenu is geheel geschreven in Access 97 en hoger, de programmacode is volledig beschikbaar. Het programma is daarom transparant en goed aanpasbaar voor bijzondere wensen van uw stelsel.
Voor het gebruik van LETSMenu bent u geen kosten verschuldigd. LETSMenu wordt geleverd ´as is´: u bent vrij om het programma te gebruiken en aan uw wensen aan te passen. Vragen over het programma kunt u naar de auteur sturen per e-mail.
Veel vragen over Access zelf worden in deze handleiding en elders op deze site besproken, daarnaast kunt u een goed handboek raadplegen.
Wilt u meer van LETSMenu zien of wilt u direct LETSMenu gebruiken, kijk dan bij de download pagina van deze site voor meer informatie.
Apparatuur-eisen voor LETSMenu: een Pentium- (eventueel 486-) computer met 16 of meer MB RAM, 40 MB vrij op harddisk C:, beeldscherm op een resolutie van minimaal 800 x 600 pixels. Voor een goede prestatie van het programma is een Pentium 75 of hoger met 32 of meer MB gewenst.
Programmatuur-eisen voor LETSMenu: Windows 95, 98, Me, NT 4.0, 2000, XP; Access 97, 2000 of XP.
LETSMenu vormt de spil van de administratieve organisatie van uw stelsel. Alle hoofdprocessen van de administratieve van uw LETS-stelsel kunt u binnen LETSMenu uitvoeren.
LETSMenu werkt met de volgende vier hoofdtabellen:
| Inschrijvingen: In deze tabel staan alle naam- en adresgegevens van de ingeschrevenen. |
| Transacties: In deze tabel staan alle transacties tussen deelnemers onderling en tussen LETS en deelnemers (zoals declaraties). |
| Advertenties: In deze tabel staan alle advertentieteksten. |
| Geldtransacties: In deze tabel staan alle geldtransacties tussen LETS en de deelnemers: de geldbijdragen en eventuele giften. |
Daarnaast kent LETSMenu een groot aantal opzoektabellen. In deze tabellen staat aangegeven welke waarden per veld in de hoofdtabellen zijn toegestaan. Voorbeelden van opzoektabellen zijn: de wijkcodes, de rubrieken van de advertenties, de typen inschrijving. Alle opzoektabellen zijn in te vullen en te wijzigen bij Instellingen vanuit het hoofdmenu.
Enkele tabellen bevatten slechts één record. Een voorbeeld hiervan is de tabel Periode instellen, in het enige record van deze tabel staan alle gegevens van de actuele periode en van het stelsel.
LETSMenu maakt tevens een aantal tijdelijke tabellen aan, bijvoorbeeld voor het bijwerken van de saldi tijdens een periode. In de namen-tabel staan saldi- en handelgegevens op het moment van de afsluiting van de laatste periode opgenomen, in tijdelijke tabellen worden de transacties van de lopende periode geplaatst.
Van Access zijn verschillende versies op de markt gebracht: o.a. 2.0 voor Windows 3.1x en Access 7.0, 97, 2000 en XP voor Windows 95/98/Me/NT/2000/XP. De latere versies zijn in veel opzichten krachtiger en gebruiksvriendelijker dan de eerdere versies. U kunt niet downgraden naar een versie lager dan Access 97: LETSMenu is gemaakt in Access 97 en werkt dus onder Acces 97 en hoger maar niet onder Access 2.0 en Access 7.0.
LETSMenu bestaat uit twee Access-bestanden.
Opmerking: In de demonstratieversie zijn deze twee bestanden samengevoegd in één bestand. U kunt deze versie ook gebruiken als definitieve versie. Echter, om LETSMenu makkelijker te vernieuwen, wanneer er bijvoorbeeld een update van LETSMenu verschijnt, is het sterk aan te raden om de versie met twee bestanden te gebruiken. Uw gegevensbestand (LETSMdat.mdb) blijft dan ongewijzigd, het programmabestand (LETSMenu.mdb) kunt u zonder problemen vervangen door de nieuwe versie.
| In LETSMenu.mdb zijn alle formulieren, rapporten, macro's, queries en modules opgenomen. |
| In LETSMdat.mdb zijn alle tabellen opgenomen. LETSMenu gaat er van uit dat u het bestand LETSMdat.mdb heeft staan in de directory c:\LETSMenu\ |
De twee bestand kunnen erg groot worden (LETSMenu.mdb is ong. 6 MB groot,
LETSMdat.mdb 2 tot 6 MB). U kunt echter de bestanden goed comprimeren met
programma's als bijvoorbeeld PowerArchiver of Winzip, waarmee u de
bestandsgrootte meestal kunt beperken met een factor 6 tot 10. De
bestandsgrootte blijft hierdoor ruim onder de 1,44 MB en de bestanden pas dus
op een diskette.
U kunt het bestand vaak ook iets verkleinen door vanuit Access het bestand te
comprimeren, zie hiervoor in de menubalk bij Extra >>
Databasehulpprogramma's.
U hoeft een bestand in Access nooit tussendoor op te slaan: Access werkt de tabellen direct bij nadat u een record hebt ingevoerd of gewijzigd. Ook wanneer uw computer crasht tijdens het werken met een Access-bestand, kunt u Access weer opnieuw starten en zult u meestal geen gegevens kwijt zijn.
De afdrukmarges in Access staan standaard op 2,54 cm (één inch) boven, onder, links en rechts. Dat is veel te veel: u kunt daardoor veel te weinig kwijt op een pagina. LETSMenu gaat uit van afdrukmarges van hooguit 1,5 cm. Stel Access daarom per Access-installatie en per printer die op deze pc is aangesloten in op afdrukmarges van 1,5 cm links, rechts, boven en onder. U doet dit bij Extra >> Opties >> Algemeen >> Afdrukmarges. Zie ook de tekst Access voor gevorderden.
In de Bijlage van deze tekst vindt u enkele handige toets-combinaties voor Access en andere Windows-programma's.
In de installatiehandleiding kunt u van alles vinden lezen over de installatie van het programma.
Het bestand LETSMdat.mdb bevat vertrouwelijke gegevens van de deelnemers van uw stelsel. Wanneer u een kopie van dit bestand aan een ander geeft, kunt u hem / haar hier op wijzen.
LETSMenu is gratis te gebruiken voor uw LETS-stelsel. U kunt LETSMenu vanaf deze site downloaden. U kunt kiezen uit een demonstratieversie waarin gefingeerde gegevens zijn ingevoerd of uit een nieuwe, lege versie waarmee u direct aan de slag kunt.
Hieronder ziet u een lijstje van de belangrijkste verbeteringen per versie.
(Met dank aan Remko, Egbert, Erdwin, Toine, Hans, Godelieve, Gerrit, Erwin, Menno, Gert Jan en vele anderen die hun op- en aanmerkingen aan mij doorgaven!)
| Versie | Datum | Verbeteringen |
| december 2000 | Als achtergrondinformatie voor programmeurs en administrateurs is er een uitgewerkt stroomschema (PowerPoint, 215 kB) opgenomen in de handleiding van LETSMenu. Het stroomschema leidt u stap voor stap langs de belangrijkste tabellen, rapporten, formulieren en macro's van LETSMenu. | |
| januari 2001 | Website is vernieuwd en heeft een andere lay-out gekregen. | |
| februari 2001 | LETSAdv en LETSTran, twee hulpprogramma's voor grote
stelsels waar op meerdere plekken met LETSMenu gewerkt moet worden, zijn
uit de programmacode van LETSMenu gehaald en worden als afzonderlijke
modules aangeboden. Voordeel is dat LETSMenu zelf kleiner en
inzichtelijker wordt voor de programmeurs en andere personen die
LETSMenu willen aanpassen. LETSAdv en LETSTran werken goed, maar zijn een bron van fouten als de gebruiker er niet zorgvuldig en niet bewust mee om gaat. |
|
| juli 2001 | Op deze website van LETSMenu is een tekst geplaatst over het functioneel ontwerp van een administratiepakket voor LETS-administraties. Het functioneel ontwerp geeft algemene richtlijnen voor het ontwerp van een LETS-administratiepakket en laat zien hoe deze richtlijnen in LETSMenu zijn uitgewerkt. | |
| augustus 2001 | (in ontwikkeling) De gegevens van de transacties per periode per code worden nu met een samenvoegquery samengesteld. Dit gaat sneller dan voorheen, waarbij LETSMenu een tabel opbouwde met behulp van enkele verwijder- en toevoegquery's. |
|
| oktober 2001 | Een periode kan altijd slechts één keer afgesloten
worden. In LETSMenu was het echter tot nu toe mogelijk om na het
afsluiten van een periode hetzelfde periodenummer te gebruiken. Dit is
in deze versie nu onmogelijk gemaakt.
Voor LETSMenu is het niet noodzakelijk dat de administratie met 0-saldi begint. Met twee nieuwe knoppen in het formulier Instellingen kunt u de saldi berekenen zoals zij waren op de begindatum en desgewenst de saldi opnieuw laten berekenen uit de transacties. |
|
| november 2001 | LETSMenu is Euro-proof. | |
| januari 2002 | In LETSMenu stonden in een aantal query's verwijzingen naar Formulieren, waarvoor het Nederlandse woord Formulieren was gebruikt. Dit is vervangen door het woord Forms, zodat LETSMenu nu ook in anderstalige Access-versies werkt. | |
| april 2002 | Typfout bij Transacties toevoegen: keuzelijst Kdr: is hersteld. | |
| 2002-2003 | De teksten op deze site over Access zijn flink uitgebreid. U kunt nu ook een voorbeeldprogramma (AdresMenu) downloaden en stap voor stap met de auteur de opbouw van het programma doorlopen. | |
| oktober 2003 | Van LETSMenu is een versie voor Access 2000 en hoger gemaakt. In deze versie is onder meer de lay-out van de formulieren aangepast, waardoor de velden wat meer ruimte hebben gekregen. U kunt in Access 2000 of hoger echter ook nog steeds de versie voor Access 97 gebruiken. |
