| PCMenu | LETS en LETSMenu | LETSMenu praktijk |
| Instellingen | Invoer | Overzichten |
Bij het afsluiten van een periode in LETSMenu zult u een groot aantal afdrukken maken. U moet daarom de beschikking hebben over een goede printer. De printer moet een minimale afdruksnelheid van 4 tot 6 pagina's per minuut hebben, voor een stelsel van meer dan 100 deelnemers is een snellere printer aan te raden.
Het aantal afdrukken kunt u als volgt schatten:
| per 100 deelnemers: | plus per keer: | ||
| advertentieoverzichten | 100 | wijkcodelijst | 2 |
| rekeningoverzichten | 50 | mutatielijst | 2 |
| deelnemerslijst | 2 | diverse grafieken en overzichten | 20 |
| bezorglijst | 3 | overzicht inschrijvingen | 1 |
| etikettenvellen (3x8 etiketten) | 5 | ||
| Totaal per 100 deelnemers | 160 | ||
| indien nodig: acceptgiro's | 100 | ||
| Totaal per 100 deelnemers met acceptgiro's | 260 | Totaal per keer | 25 |
Wanneer u de advertenties rechtstreeks uit LETSMenu afdrukt, moet u bij deze optelling een aantal pagina's bijtellen.
Voor het afdrukken van de vele grafieken kunt u het beste een kleurenprinter gebruiken, wanneer u hierover de beschikking hebt.
| u moet de inschrijvingenadministratie goed bijgewerkt hebben: adressen, vermelding op de deelnemerslijst, type inschrijving enz. |
| u moet alle transacties ingevoerd hebben. |
LETS-Utrecht: Voor LETS-Utrecht moet u eveneens nog de volgende transactie boeken: per maand (achteraf betaald) 50* van LETS voor AS voor huur ruimte spreekuur
| u moet de advertentieteksten volledig hebben bijgewerkt en gecontroleerd. |
| Transacties: |
 | Transacties van de lopende periode worden definitief verwerkt en krijgen het kenmerk Geboekt. |
| De saldo- en handel-gegevens van alle deelnemers worden bijgewerkt met deze transacties. De nieuwe saldo- en handel-gegevens worden gekopieerd naar de handelgegevens vorige periode. |
| Het kenmerk Nieuw bij nieuwe advertenties wordt verwijderd. |
| Het kenmerk Nieuw bij nieuwe deelnemers wordt verwijderd. |
| Het kenmerk Mutatie wordt verwijderd. De Mutatielijst wordt hiermee leeggemaakt. |
| Meldingen deze periode worden verwijderd. |
| LETSMenu vraagt u om het nummer van de nieuwe periode op te geven. Alle inschrijvingen, transacties en advertenties worden vanaf dan met dit periode-nummer ingevoerd. Een aantal overzichten kunt u alleen met de gegevens van de lopende periode bekijken: u moet deze overzichten dus afdrukken vóórdat u de periode afsluit. |
De meeste opdrachten uit dit menu bevatten gegevens die alleen voor de actuele periode gelden. Deze opdrachten moet u daarom uitvoeren voordat de periode wordt afgesloten.
Wilt u de periode afsluiten, zorg er dan eerst voor dat alle transacties, mutaties in de deelnemersadministratie en advertenties verwerkt zijn en dat de periodieke bijdrageboeking (de contributie) uitgevoerd is.
U kunt in het Menu Periode alle knoppen stap voor stap doorlopen.
Wanneer u zeker weet dat u alle correcties goed hebt uitgevoerd, kunt u tijd besparen door eerst de bezorg-etiketten af te drukken op de etikettenvellen. Alle afdrukken die hierna komen drukt u af op gewoon A4-papier, zodat u geen papier meer hoeft te verwisselen en dus alle afdrukopdrachten achter elkaar naar de printer kunt sturen. Weet u niet zeker of alles klopt, druk dan eerst bijvoorbeeld een mutatielijst en een deelnemerslijst af en controleer deze.
Een bijdrage als percentage van de bijschrijvingen (inkomsten) ziet er op
het eerste gezicht beter uit dan een vast percentage, omdat het een grotere
belasting is voor de 'rijken'. Zo'n percentuele bijdrage heeft echter als
nadeel dat het de handel tegenwerkt: deelnemers zullen minder vlug handelen,
in hun vraag-bedrag de bijdrage verrekenen of wederzijdse handel tussen twee
deelnemers onderling niet opgegeven aan de administratie.
Een vaste bijdrage belast alle deelnemers gelijk en stimuleert tevens dat
deelnemers die een tijd lang niet meer actief zijn, de slapende deelnemers,
hun inschrijving zullen intrekken. Slapende deelnemers kosten het stelsel veel
geld en LETS-eenheden, door de kosten van o.a. de advertentiegids.
Probeer de geld- en eenhedenbijdrage goed te berekenen, aan de hand van onder andere de kosten voor de administratie, vergaderkosten voor de kerngroep, kosten voor publiciteit, kosten voor de advertentiegids en kosten voor bezorging en verzending. Door verschillende bijdragen voor verschillende groepen deelnemers en andere ingeschrevenen te vragen kunt u de kosten voor de deelnemers en donateurs gelijkmatig verdelen.
Voor de vaste bijdrage kunt u kiezen uit een bijdrageboeking achteraf of vooruit. Aan te raden is om te kiezen voor de bijdrageboeking vooruit. Wanneer een deelnemer halverwege een periode het stelsel verlaat dan hebt u de bijdrageboeking al uitgevoerd, zodat u deze niet meer hoeft te berekenen. U zorgt er gelijk voor dat nieuwe deelnemers de bijdrage pas over de eerstkomende periode betalen, dat is de eerste periode dat hun advertenties in de advertentiegids staan en zij feitelijk deelnemer zijn.
Voor de hoogte van de vaste bijdrage en van het percentage van de bijschrijvingen kijkt LETSMenu naar de instellingen die bij [Type bijdrage] in het menu Instellingen zijn gemaakt. In dit menu kunt u per type inschrijving bepalen hoeveel LETS-eenheden per maand of andere periode en welk percentage van de bijschrijvingen afgeboekt moeten worden. Wilt u alleen een vaste bijdrage boeken, stel dan de percentages in op 0%.
Bij de Inschrijvingen moet u vanzelfsprekend per deelnemer / ingeschrevene goed hebben ingesteld welk Type bijdrage voor deze inschrijving van toepassing is. Wanneer u binnen LETSMenu de optie Kostenplaatsen gebruikt, moet u tevens per deelnemer / ingeschrevene aangeven op welke Kostenplaats de inschrijving geboekt moet worden.
In LETSMenu wordt de bijdrageboeking als een normale transactie verwerkt en komt dus ook op de rekeningoverzichten van de deelnemers. De Transactierubriek, de Kostendrager en de Kostensoort per inschrijving stelt u in dit venster [Bijdrageboeking] in.
Voor u de bijdrageboeking uitvoert moet u de inschrijvingenadministratie goed hebben bijgewerkt. Met name het Type bijdrage en de Kostenplaats moeten voor elke inschrijving kloppen.
In het menu Periode klikt u op de knop [Bijdrageboeking] en ziet dan het volgende scherm. Controleer in dit venster de eenheden en het percentage van de bijdrage per Type bijdrage.
U stelt per deelnemertype de hoogte van de bijdrage in en u stelt in hoe vaak de boeking moet worden uitgevoerd. Aan de hand van de volgende voorbeelden kunt u bepalen wat voor uw situatie gewenst is:
| In de linker tabel zet u per type deelnemer 5 #Eenh.mnd. In het veld Bijdrage = zet u de waarde 2. |
| De deelnemers betalen totaal 5x2 = 10 eenheden voor deze periode. |
| In de linker tabel zet u per type deelnemer 12 #Eenh.mnd. In het veld Bijdrage = zet u de waarde 1. |
| Of: in de linker tabel zet u per type deelnemer 4 #Eenh.mnd. In het veld Bijdrage = zet u de waarde 3. |
| De deelnemers betalen totaal 5x2 = 10 eenheden voor deze periode. |
| In de linker tabel zet u per type deelnemer 10 #Eenh.mnd. In het veld Bijdrage = zet u de waarde 1. U start deze opdracht slechts één keer per jaar. Bij de andere vijf periodes doet u niets. |
| De deelnemers betalen totaal 10x1 = 10 eenheden per jaar. Nadeel van deze methode: mensen die halverwege het jaar instappen betalen niets óf het volle pond. U kunt elke bijdrage-transactie overigens wel weer handmatig aanpassen voor deze deelnemers, bij het menu Toevoegen/bijwerken >> Transacties. |
U kiest uit de keuzelijsten bij Code bij, rubriek en Kostendrager de juiste gegevens. De Kostenplaats haalt LETSMenu uit de gegevens bij de inschrijving van de deelnemer. De Kostensoort haalt LETSMenu uit de gegevens die u ingesteld hebt bij Bijdrage (zie Instellingen Type bijdrage).
Bij Omschrijving zet u een korte omschrijving van de bijdrageboeking en de periode waarop deze boeking betrekking heeft.
Vervolgens klikt u dubbel op de knop [Uitvoeren bijdrageboeking]. U krijgt een vervolgscherm dat u om bevestiging vraagt.
Mocht u na deze boeking een bijdrageboeking nog willen wijzigen, dan kunt u dit doen zoals elke andere transactie, in het menu Transacties bij [Bijwerken].
U kunt ook achteraf een bijdrageboeking toevoegen. U voert hiervoor een normale transactie in, met het aantal eenheden Af van de deelnemer en Bij bij LETS. Wijzig daarna bij [Bijwerken] de kostenplaats, kostensoort en kostendrager van de transactie.
U zult deze opdracht bij voorkeur uitvoeren twee of drie maanden nadat u de in gebreke blijvende deelnemers voor een tweede of derde keer om betaling hebt verzocht. Voer de opdracht in ieder geval uit vóórdat u de nieuwe jaarlijkse geldbijdrage afboekt van het geldsaldo van de deelnemers.
Bij opdrachtknoppen met rode tekst moet u dubbelklikken om de opdracht uit te voeren.
Wilt u achteraf voor een deelnemer een afboeking ongedaan maken, dan moet u bij deze inschrijving een nieuwe geldtransactie boeken met een positief bedrag.
LETSMenu drukt alleen acceptgiro's af voor deelnemers en andere ingeschrevenen die een negatief geldsaldo hebben. Wilt u acceptgiro's meezenden voor het nieuwe seizoen, dan zult u dus eerst de hoogte van de geldbijdrage per type deelnemer moeten instellen en vervolgens de geldbijdrageboeking moeten uitvoeren.
Stel deadlines en teksten in vóórdat u afdrukken maakt van bijvoorbeeld de rekeningoverzichten, deelnemerslijsten of acceptgiro's.
LETS-Utrecht: Druk de mutatielijst drie keer af: geef twee exemplaren aan de werkgroep Handelsbevordering, één aan de Penningmeester.
U kunt kiezen uit meerdere soorten deelnemerslijsten: de lijsten
verschillen in de saldo- en handelsgegevens die zij van de deelnemers tonen.
De deelnemerslijsten kunt u eventueel per wijkcode afdrukken.
Wanneer alle wijkcodes van een bepaalde regio met hetzelfde letter of cijfer
beginnen, kunt u zo ook een deelnemerslijst van een regio afdrukken.
Bijvoorbeeld: bij de wijken zst01, zst02, zdrieb krijgt u een lijst van alle
deelnemers uit Zeist door zst te geven en een lijst van deelnemers uit Zeist
en Driebergen door alleen z te geven.
U kunt de deelnemerslijst ook op A5-formaat afdrukken, zodat deze past in
bijvoorbeeld een 17-rings multomap of een A5-agenda.
LETS-Utrecht: Druk één keer de deelnemerslijst af voor alle
deelnemers, één keer voor Zeist en Driebergen (typ als wijkcode z), één
keer voor Houten (typ als wijkcode h) en één keer voor Nieuwegein (typ als
wijkcode n). Kopieer per deelnemer een exemplaar van de volledige
deelnemerslijst (plus 10-15 exemplaren extra voor het spreekuur). Kopieer de
twee andere lijsten alleen voor de deelnemers van deze regio's. (plus van elk
ong. 5 extra voor de kerngroepen van respectievelijk Houten, Nieuwegein en
Zeist).
Wanneer u de deelnemersadministratie in de loop van de periode bijwerkt, kunt
u in de loop van de periode bijgewerkte deelnemerslijsten afdrukken en deze
aan het spreekuur overhandigen.
LETS-Utrecht: Let er op dat belangstellenden en eventuele ereleden wel Sterrenstof, maar géén deelnemerslijst krijgen.
LETSMenu bewaart de volgende bestanden:
| c:\letsmenu\naam.txt: de deelnemerslijst |
| c:\letsmenu\e-mail.txt: de e-mail adressen van deelnemers |
| c:\letsmenu\adv.txt: de advertentieteksten |
| c:\letsmenu\rubriek.txt: de advertentierubrieken. |
LETS-Utrecht: LETS-Utrecht heeft momenteel drie deelnemers die blind zijn, op twee verschillende adressen. Sla de bestanden dus twee keer op diskette op. Plak een duidelijk etiketje op de diskette en vermeld hierop de codes en wijkcode van de ontvangers. Geef de diskettes aan de lay-outers van Sterrenstof, vraag hun de kopij van Sterrenstof in Wp51-formaat op de diskette te schrijven. Geef de diskettes daarna aan de coördinator bezorging.
U kunt de tekst-bestanden uit C:\LETSMenu\ ook per e-mail verzenden aan de betrokken deelnemers, wanneer zij een e-mail adres hebben opgegeven.
Voor etiketten is het meest gebruikelijke formaat: 3 kolommen van 8 etiketten per A4-vel, met een boven- en onderrand van ong. 5 mm per vel. U kunt dit etikettenformaat bij de meeste kantoorartikelen-winkels kopen. Wanneer u weet hoe u binnen Access etiketten kunt instellen, kunt u binnen LETSMenu ook uw eigen etikettenformaat kiezen. U stelt dit formaat in bij Instellingen Opmaak Adresetiketten. Let er op dat u niet alleen het etikettenformaat, maar ook de pagina-instelling moet aanpassen aan uw eigen etikettenformaat.
LETS-Utrecht: Let er op dat belangstellenden en ereleden wel de advertentiegids, maar geen deelnemerslijst krijgen. Deze inschrijvingen zijn in de Bezorgwijk -GeenLst geplaatst.
LETS-Utrecht: Druk de Bezorglijst op wijk twee keer af, geef beide lijsten aan de coördinator bezorging. Een lijst wordt verknipt voor de verschillende bezorgers, een lijst houdt de coördinator bezorging achter voor controle. Druk de Bezorglijst op code één keer af, geef deze lijst aan de coördinator bezorging. Druk de wijkcodes-lijst twee keer af, geef beide lijsten aan de coördinator bezorging. Druk de etiketten één keer af, geef deze aan de coördinator bezorging.
| niet-deelnemers die nog een saldo hebben, |
| deelnemers die zowel de maximale limiet overschreden of de minimale limiet onderschreden hebben als de laatste 13 maanden minder hebben uitgegeven dan hun positieve saldo nu is of minder hebben ontvangen dan hun negatieve saldo nu is. Deze limieten kunt u in dit venster instellen. Deze lijst is goed bruikbaar om te zien welke deelnemers in de ´gevarenzone´ zijn beland door hoge uitgaven en weining ontvangsten of door hoge ontvangsten en weinig uitgaven. |
LETS-Utrecht: Druk deze grafiek één keer af en geef dit overzicht aan de kerngroep.
LETS-Utrecht: Druk één exemplaar af, bij voorkeur op een kleurenprinter. Geef dit aan de Kerngroep.
Maak eerst een proefafdruk van één acceptgiro, om te kijken of de printer goed staat ingesteld.
LETS-Utrecht: Geef de acceptgiro's aan de coördinator bezorging, met uitzondering van de acceptgiro's voor donateurs: geef deze aan de penningmeester.
Maak eerst een proefafdruk van één acceptgiro, om te kijken of de printer goed staat ingesteld.
LETS-Utrecht: Geef de rekeningoverzichten aan de coördinator bezorging. Geef de rekeningoverzichten voor de rekeningen van LETS zelf aan de penningmeester. Geef de rekeningoverzichten van deelnemers die vertrokken zijn (wijkcode LETS) aan de werkgroep Handelsbevordering.
LETS-Utrecht: Geef de advertentieoverzichten aan de coördinator bezorging. Geef de advertentieoverzichten van LETS zelf aan de werkgroep PR.
Wanneer u alle transacties per kostenplaats, kostendrager en kostensoort afzonderlijk heeft ingevoerd dan vindt u de optellingen van de transacties gespecificeerd op deze lijst terug.
LETSMenu ziet als LETS-rekeningen alle rekeningen die met de letters LETS beginnen, zoals: LETS, LETSkado, LETSfuif en LETSfonds.
LETS-Utrecht: Omdat LETS-Utrecht in LETSMenu op dit moment niet meer de kostensoorten en kostendragers van LETS-eenheden-transacties bijhoudt, heeft het geen zin om deze lijst af te drukken.
Met dit vervolgmenu kunt u de advertentieteksten en de rubrieken afdrukken. De tekst kunt u eventueel uitsluitend voor een of enkele wijkcodes afdrukken, bijv. z geeft alle advertenties van deelnemers met wijkcodes die beginnen met een z.
U kunt kiezen voor het afdrukken van alleen eenmalige advertenties, alleen vaste advertenties of beide typen advertenties. Zo kunt u desgewenst twee tot vier keer per jaar een advertentiesgids met alleen vaste advertenties en zes of meer keer per jaar een advertentie-gids met alleen eenmalige advertenties uitgeven.
U kunt kiezen uit vier soorten afdruk:
| een afdruk op papier (kopieer-klaar) waarbij de wijkcodes zijn vermeld naast de advertenties. De opmaak kunt u desgewenst aanpassen aan uw eigen wensen bij Instellingen Opmaak. Voor het wijzigen van de opmaak van een Access-rapport dient u een redelijke kennis van Access te hebben! |
| een afdruk op papier (kopieer-klaar) zonder wijkcodes. Ook deze kunt u desgewenst aanpassen aan uw eigen wensen bij Instellingen Opmaak. |
| het advertentiesbestand opslaan als een extern bestand. U kunt kiezen uit opslaan als tekstbestand, als Excel-bestand, als RTF-bestand (voor verdere bewerking door o.a. tekstverwerkers) of als HTML-bestand. Het HTML-bestand kunt u direct publiceren op het Internet. |
| het advertentiesbestand opslaan als dBase III bestand. Dit bestand kunt u in bijv. Word of WordPerfect samenvoegen en gebruiken om de advertentieteksten verder af te maken. Het dBase-bestand heet adverten.dbf en wordt opgeslagen in de directory C:\LETSMenu\ |
Met deze opdracht sluit u de periode daadwerkelijk af. U krijgt eerst enkele waarschuwingsteksten te zien.
Nadat LETSMenu de periode heeft afgesloten moet u een nieuwe periode opgeven. Geef als Nieuwe periode op: de laatste maand van de nieuwe periode. Gebruik de volgende notatie: het jaartal in vier cijfers (in verband met de millennium wisseling) met daarachter het nummer van de maand in twee cijfers. Bijvoorbeeld: de periode december 1999 - januari 2000 wordt weergegeven als: 200001, de periode januari 2001 - februari 2001 wordt weergegeven als 200102. Met deze notatie (een vier-cijferig jaartal en het periodenummer na het jaartal) behoudt u de juiste volgorde van periodes, ook na het jaar 2000.
LETS-Utrecht: Kopieën voor bestuursleden: Comprimeer het bestand c:\LETSMenu\LETSMdat.mdb
met bijv. PowerArchiver of Winzip: het bestand wordt 8-10x zo klein. Kopieer
dit gecomprimeerde bestand drie keer naar een diskette. Geef één diskette
aan de penningmeester, één aan de invoerder van de transacties en
declaraties en één aan de voorzitter. Deze personen moeten het bestand
uitpakken in de directory c:\LETSMenu\ en
hebben dan een bijgewerkte versie van LETSMenu-Utrecht.
LETSAdv: Enkele dagen voor de deadline maakt u het bestand LETSAdv aan (Im/Exporteren
Exporteren naar C:\LETSMenu\LETSAdv) en geeft dit bestand aan de invoerder van
de advertenties. Na het invoeren van de advertenties geeft deze persoon u het
bijgewerkte bestand terug. U kopieert het bestand naar de directory C:\LETSMenu\
en u importeert vervolgens het bestand LETSAdv in LETSMenu. Zie het hoofdstuk Advertenties uit LETSAdv.
U kunt voor of na het afsluiten van een periode voor de kerngroep diverse tabellen en grafieken afdrukken. Alle grafieken en tabellen die niet in dit hoofdstuk van de handleiding worden genoemd, zijn niet tijdgebonden, u kunt deze dus op elk moment in de periode afdrukken. Voor de grafieken is een afdruk op een kleurenprinter wenselijk, maar niet noodzakelijk.