Transacties uit LETSTran

Bij grote stelsels is er soms behoefte om de administratieve taken over meerdere locaties te verdelen. Bij LETSMenu kunt u met het aanvullende programma LETSTran transacties op een of meer andere locaties invoeren en met het aanvullende programma LETSAdv kunt u advertenties op één andere locatie invoeren.

LETSTran

LETSTran (LETSMenu Transacties) is een apart programma dat uitsluitend bestemd is voor het invoeren van transacties en declaraties. Door gebruik te maken van LETSTran kunt u de administratieve werkzaamheden van het stelsel verdelen over twee of meer locaties. Op de hoofdlocatie wordt de inschrijvingenadministratie uitgevoerd, op een tweede of derde locatie worden alleen transacties ingevoerd.
Ook op de hoofdlocatie kunt u in het hoofdprogramma LETSMenu de transacties blijven invoeren. De transacties uit de (eventuele meerdere) versie(s) van LETSTran worden toegevoegd aan de transacties die u rechtrstreeks in LETSMenu invoert.

Gegevens-schema LETSMenu
inclusief LETSTran en LETSAdv

Werken met LETSTran

LETSTran werkt grotendeels zoals LETSMenu. U kiest voor Transacties invoegen of Transacties per code. U voert de transacties in. Kies als datum een datum binnen een jaar geleden en een maand na vandaag. Kies als rubriek de juiste rubriek, bijv. Diensten, Goederen, LETS (LETS-uitgaven), LETSink (LETS-inkomsten). De rubriek Overige is bedoeld voor transacties die wel meetellen voor het saldo van de deelnemers, maar niet meetellen voor de handel van de deelnemers. Voorbeelden van deze transacties zijn administratieve transacties (bijv. correctieboekingen).
Schrijf het nummer van elke ingevoerde transactie op de cheque over.

Wanneer u een transactie van een nieuwe deelnemer wilt invoeren, moet u eerst de code van deze deelnemer invoeren. U moet altijd de code invoeren, een naam hoeft u niet in te vullen.

Versie

LETSTran is gemaakt in Access 97. Wanneer u LETSTran in een hogere versie van Access (Access 2000 ) wilt openen, krijgt u de vraag of u het bestand wilt converteren of alleen openen. Kies voor Openen. U kunt de tabellen bijwerken, maar echter niets aan het programma zelf veranderen. Hebt u voor converteren gekozen, dan kunt u het bestand wel veranderen, maar u kunt een geconverteerd bestand echter niet meer gebruiken in een oudere versie van Access. Conversie terug naar versie 97 is wel mogelijk, maar vereist een aantal extra handelingen.

Samenvoegen

Het invoegen van de gegevens uit LETSTran gaat als volgt:

	Werk LETSTran volledig bij met de transacties.
	Klik op de knop Verzend naar c:\LETSMenu\LETSTran.txt Met deze knop plaatst u in de direcotry c:\letsmenu een tekstbestandje (letstran.txt) waarin al uw ingevoerde transacties in zijn opgenomen.
	Kopieer het bestandje LETSTran.txt op diskette of verzend het als bijlage per e-mail naar de hoofdadministratie, waar LETSMenu draait.
	Bij de hoofdadministratie plaatst u het bestand letstran.txt in de directory c:\letsmenu
	Start LETSMenu
	Kies bij het Menu Im/exporteren voor de knop [Importeren vanuit c:\letsmenu\letstran.txt]
	LETSMenu vraagt u om een korte code in te voeren, ter herkenning van deze transacties. Geef bijv. een t voor transacties, een d voor declaraties of een r voor transacties uit de regio. LETSMenu plaatst deze letter/code plus het nummer van de transactie zoals die in LETSTran gemaakt is, achter de omschrijving. U kunt met deze omschrijving snel uw transacties terugvinden op de rekeningoverzichten en in LETSMenu. Deze code wordt toegevoegd omdat de transactienummers uit LETSTran niet overeen komen met de transactienummers uit LETSMenu: LETSMenu voegt automatisch een opvolgend nummer in. De volgorde van de transacties blijft wel gelijk.
	Wanneer er in LETSTran transacties zijn ingevoerd die niet in LETSMenu kunnen worden opgenomen, dan ziet u u een venster met deze niet-correcte transacties. De gegevens die wel goed kunnen worden overgenomen zijn ingevuld, de blanco velden in dit overzicht zijn de gevevens die niet correct zijn. Dit zijn bijvoorbeeld deelnemers die vertrokken zijn, deelnemers van wie de code in LETSTran anders gespeld is dan in het hoofdprogramma LETSMenu of niet-correcte kostenplaatsen of andere gegevens. Druk dit lijstje af en voeg deze transacties later handmatig in LETSMenu in.
	Alle transacties worden nu toegevoegd aan het hoofdbestand LETSMenu.
	Klik op [OK]. De transacties uit LETSTran worden toegevoegd aan LETSMenu.

U kunt desgewenst dezelfde stappen volgen bij een tweede of derde bestand van LETSTran, wanneer u het invoeren van de tranacties over drie of vier locaties verdeeld hebt.

Doe nu alle werkzaamheden die bij de afsluiting van een periode horen.

Vlak voordat de tweede of derde medewerker nieuwe tranacties gaat invoeren in LETSTran moet u LETSTran bijwerken. U kunt dit pas doen na de afsluiting van de periode, omdat dan de nieuwe periode in LETSTran opgenomen wordt. Wanneer u LETSTran pas tegen het einde van de periode bijwerkt, hebt u het voordeel dat de deelnemerslijst geactualiseerd is, zodat u in LETSTran minder deelnemerscodes hoeft toe te voegen.

Het bijwerken van LETSTran gaat als volgt:

Controleer of het bestand LETSTran nog in de directory c:\LETSMenu staat, kopieer dit anders hiernaar.

Start LETSMenu.

Kies [Im/exporteren > Exporteren naar c:\LETSMenu\LETSTran].

Bevestig met [OK]. In LETSTran staan de volledige naam-gegevens van de deelnemers en de nieuwe periode.

Kopieer het bestand LETSTran naar een diskette. Past het niet op een diskette, probeer dan vanuit Access het bestand eerst te comprimeren (kies in de Menubalk Extra > Databasehulpprogramma's > Database comprimeren) of gebruik een comprimeerprogramma zoals EasyZIP, WinZip, Pkzip of Arj.

Geef de diskette aan de tweede en volgende invoerders van transacties en declaraties. U kunt vanzelfsprekend het gecomprimeerde bestand LETSTran.mdb ook als bijlage per e-mail verzenden.

Terug naar Inhoudsopgave