| PCMenu | LETS en LETSMenu |
Bij grote stelsels is er soms behoefte om de administratieve taken over meerdere locaties te verdelen. Bij LETSMenu kunt u met het aanvullende programma LETSTran transacties op meerdere locaties invoeren en kunt u met het aanvullende programma LETSAdv advertenties op één andere locatie invoeren.
Wanneer u LETSAdv wilt gebruiken, moet u zorgvuldig omgaan met de verschillende bestanden. Met LETSAdv hebt u de mogelijkheid om flexibel met LETSMenu te kunnen werken, maar u maakt tegelijk het administratieve proces ingewikkelder en kwetsbaarder. U zult goed moeten bewaken waar de bestanden zijn, waar de werkversie is van het gegevensbestand en wanneer u de advertenties uit LETSAdv importeert in LETSMenu.
In de versie van LETSMenu vanaf januari 2001 worden LETSAdv en LETStran standaard niet meer ondersteund. Het basisprogramma LETSMenu is hierdoor overzichtelijker geworden. Wilt u de nieuwste versie van LETSMenu gebruiken in combinatie met LETSAdv en/of LETStran, neem dan contact op met de auteur: hij kan u een im- en exportmodule leveren voor LETSMenu.
LETSMenu Advertenties is een apart programma dat uitsluitend bestemd is voor het invoeren van advertenties. Door gebruik te maken van LETSAdv kunt u de administratieve werkzaamheden van het stelsel verdelen over twee locaties: op een locatie worden alleen advertenties ingevoerd, op een andere locatie worden de inschrijvingen- en transactieadministratie uitgevoerd. Op deze tweede locatie kunt u de gegevens van het programma LETSAdv automatisch invoegen, vlak voordat u de advertenties afdrukt en de periode afsluit.
LETSAdv werkt grotendeels zoals LETSMenu. In LETSAdv kunt u hoofd- en subrubrieken en advertenties invoeren, wijzigen en verwijderen. Wanneer u een advertentie van een nieuwe deelnemer wilt invoeren, moet u eerst de code van deze deelnemer invoeren. U moet altijd de code invoeren, de andere naam- en adresgegevens mag u leeglaten, deze worden alleen in LETSMenu zelf geregistreerd.
De gegevens uit LETSAdv moet u overbrengen naar LETSMenu. Alleen vanuit LETSMenu kunt u de vervolgstappen zetten, zoals het afdrukken van advertentieoverzichten en het maken van de kopij voor de vraag- en aanbodgids.
Het invoegen van de gegevens uit LETSAdv in LETSMenu gaat als volgt:
 | Werk LETSAdv volledig bij met de advertenties en sluit het programma af. |
| Kopieer LETSAdv naar de directory c:\LETSMenu op het computersysteem waar LETSMenu, de hoofdadministratie, zich bevindt. |
| Start LETSMenu. |
| Kies [Im/exporteren >> Importeren vanuit LETSAdv] (de knop is rood: dubbelklik op de knop om deze te activeren) |
| Na bevestiging ziet u een venster met advertenties van in LETSMenu onbekende codes. Dit zijn bijvoorbeeld deelnemers die vertrokken zijn of deelnemers van wie de code in het advertentie-programma anders gespeld is dan in het hoofd-programma. Kijk dit lijstje goed na: advertenties van deze codes worden niet in LETSMenu opgenomen. Wanneer u ontdekt dat er een fout is gemaakt en u de advertenties van deze codes toch in LETSMenu wilt opnemen, klik dan op [Annuleren] en verander de codes van deze advertenties dan in LETSAdv in codes zoals die in LETSMenu bekend zijn |
| Klik op [OK]. De advertenties worden toegevoegd. |
Vlak voordat de tweede medewerker de nieuwe en gewijzigde advertenties gaat invoeren in LETSAdv moet u LETSAdv er bijwerken. U kunt dit pas doen na de afsluiting van de periode, omdat dan de nieuwe periode in LETSAdv opgenomen wordt en de advertenties die in de vorige periode waren ingevoerd niet meer het kenmerk Nieuw hebben. Wanneer u LETSAdv pas tegen het einde van de periode bijwerkt heeft dit het voordeel dat de deelnemerslijst geactualiseerd is, zodat u in LETSAdv minder deelnemerscodes hoeft toe te voegen.
Advertenties die u in de vorige periode als Eenmalige advertentie hebt ingevoerd moet u voordat u nieuwe advertenties gaat invoeren verwijderen! Zie de knop [Eenmalige advertenties verwijderen] in LETSMenu, Menu Invoeren / bijwerken.
Het bijwerken van LETSMenu Advertenties gaat als volgt:
| Controleer of het bestand LETSAdv nog in de directory c:\LETSMenu staat, kopieer dit anders hiernaar. |
| Start LETSMenu. |
| Kies [Im/exporteren > Exporteren naar c:\LETSMenu\LETSAdv]. |
| Bevestig met [OK]. In LETSAdv staan nu alle advertenties plus de volledige naam-gegevens van de deelnemers. |
| Kopieer het bestand LETSAdv naar een diskette of verstuur het als bijlage per e-mail naar de advertentie-invoerder. Past het niet op een diskette, probeer dan vanuit Access het bestand eerst te comprimeren (Access 2.0: sluit LETSTran af en kies in de Menubalk: Bestand > Database comprimeren; Access 95 en hoger: kies in de Menubalk Extra > Databasehulpprogramma's > Database comprimeren) of gebruik een comprimeerprogramma zoals WinZip, Quinzip, Pkzip, Drivespace of Arj. |
In LETSAdv.mdb staan de volgende tabellen, die u dus onafhankelijk van LETSMenu kunt veranderen:
| tabel Advertentiehoofdrubrieken |
| tabel Avertentierubrieken |
| tabel Advertenties |
| tabel Vraag_aanbod |
Deze vier tabellen zijn aan elkaar gekoppeld, ze zijn relationeel van
elkaar afhankelijk. Zie het Relatieschema bij het Databasevenster: druk op de F11 toets en klik dan op het
pictogram Relaties.
Verder is er nog de keuzeveldtabel Kwaliteit, de gegevens uit deze tabel zijn
echter niet gekoppeld aan andere gegevens dus u mag deze tabel ook leeg
laten.
Daarnaast hebt u in LETSAdv.mdb de tabel Namen, de daadwerkelijke
deelnemerslijst. Die is dan weliswaar gekoppeld in LETSAdv.mdb met de tabel
Advertenties, maar de tabel Namen wordt niet overgenomen in LETSMenu, wanneer
u LETSAdv.mdb in LETSMenu binnenhaalt.
Voor de tabel Namen in LETSAdv.mdb betekent dit het volgende:
|
Invoeren van advertenties in LETSAdv.mdb |
U hebt de tabel Namen in LETSAdv.mdb nodig om advertenties in te kunnen voeren in LETSAdv.mdb. Van namen die niet in deze tabel staan kunt u geen advertenties invoeren.
|
Binnenhalen van LETSAdv.mdb in LETSMenu |
In LETSMenu worden eerst de tabellen Advertenties,
Advertentiehoofdrubrieken, Advertentierubrieken, Vraag_Aanbod en Kwaliteit
leeggehaald, weggegooid! Wat er in LETSMenu stond is dus niet belangrijk: deze
gegevens worden volledig overschreven door de gegevens die u straks uit
LETSAdv.mdb binnenhaalt.
Dan worden de tabellen Advertenties, Advertentiehoofdrubrieken,
Advertentierubrieken, Vraag_Aanbod en Kwaliteit uit LETSAdv.mdb ingelezen.
LETSMenu probeert elke advertentie te koppelen aan een van de namen in de
tabel Namen uit LETSMenu. Als LETSMenu een advertentie tegenkomt waarvan de
naam uit de advertentie niet overeen
komt me een van de namen in LETSMenu, dan geeft LETSMenu hier een foutmelding
van. U moet dan de advertentie met de hand intypen of in LETSAdv of in
LETSMenu de naam aanpassen, zodat ze wel overeenkomen.
U krijgt dit, wanneer (1) de hoofdadministratie een naam wijzigt nadat u LETSAdv.mdb van hun gekregen hebt of (2) wanneer u een eigen naam in LETSAdv.mdb invoert, die niet in LETSMenu staat.