 | Menu invoeren/bijwerken |
| Inschrijvingen |
| Transacties |
| Geldtransacties |
| Advertenties |
| PCMenu | LETS en LETSMenu | LETSMenu praktijk |
| Instellingen | Overzichten | Periode |
|
|
| Inschrijvingen te bekijken, te wijzigen of nieuw in te voeren, |
| Advertenties te bekijken, te wijzigen of nieuw in te voeren, |
| Transacties en declaraties in te voeren of te wijzigen, |
| Geldtransacties te bekijken of nieuw in te voeren. |
Klik op een van de knoppen om de actie uit te voeren.
| Toevoegen: Voeg nieuwe deelnemers / inschrijvingen toe. |
| Bekijken / bijwerken: Werk de inschrijvingen bij of bekijk deze. In het lichtgele veld kun u de gewenste code opzoeken. |
| Activiteiten: In dit formulier kunt u opgeven aan welke activiteiten deelnemers meedoen. Voorbeelden van activiteiten zijn onder andere: de kerngroep, een feestcommissie, de raad van toezicht. Per activiteit kunt u deelactivteiten invoeren met de start-datum en -tijd, bijv. een vergadering. |
| Meldingen toevoegen / bekijken: U kunt in LETSMenu alle
opmerkingen, klachten en vragen van deelnemers en belangstellenden
registreren. In het invulformulier kiest u snel welk soort vraag het is,
wie de melder is, wie de melding opneemt, welke actie ondernomen wordt en
wie die actie heeft ondernomen. Het Meldingen-formulier is uitstekend te gebruiken voor bijvoorbeeld het spreekuur of voor de klachten- en opmerkingenlijn. U kunt bij de Overzichten snel een rapport afdrukken van alle meldingen, geordend op type en op aflopende datum. In het Menu Instellingen kunt u de gewenste meldingtypes en acties invoeren. Het Meldertype en het veld Melding bij en Afgehandeld door haalt LETSMenu uit de tabellen Type en de Inschrijvingentabel. |
| Een invoerscherm om inschrijvingen toe te voegen. |
| Een invoerscherm om gegevens van de inschrijvingenadministratie per code te bekijken en bij te werken. |
Enkele velden van de formulieren voor de inschrijvingen maken gebruik van andere tabellen (opzoek- of referentietabellen) uit LETSMenu. (Zie in het hoofdmenu bij Instellingen.) Bij een aantal velden moeten de gegevens in de opzoektabel staan, voordat zij gekozen kunnen worden. Wanneer u nieuwe wijkcodes, deelnemersbijdragen, advertentierubrieken of andere nog niet eerder ingevoerde gegevens in opzoektabellen wilt gebruiken, moet u deze opzoektabellen eerst bijwerken, voordat u het nieuwe gegeven kunt kiezen.
Bij velden met een > als laatste teken in de veldnaam kunt u één keer klikken op het veld om in te zoomen op de tekst.
Bij velden met >> als laatste tekens in de veldnaam kunt u dubbelklikken op het veld om in te zoomen op de tekst.
Geef de code en toets de Enter of Tab. U ziet nu de gevevens van de code.
In dit formulier kiest u eerst uit de lijst het type inschrijving wat u wilt toevoegen. LETSMenu vult dan zo veel mogelijk velden alvast in. Vervolgens vult u alle velden in voor een nieuwe inschrijving. Voor een aantal velden kunt u een keuze maken uit een keuzelijst. Andere velden kunt u vrij invoeren. Velden aan de rechterkant (velden voor Naam en telefoon deelnemerslijst en Bezorgadres) worden automatisch ingevuld zodra u de gegevens links hebt ingevuld. U kunt de ingevulde tekst echter wel wijzigen.
Het type inschrijving en de velden die LETSMenu per type moet invullen kunt u instellen bij Menu Instellingen > Type wijzigen / nieuw.
Bij een inschrijving van een nieuwe deelnemer, donateur of belangstellende moet u de volgende gegevens invoeren:
| Code: De code van de deelnemer, donateur of belangstellende. Wanneer u bij een nieuwe inschrijving een al bestaande code in wilt voeren dan geeft LETSMenu een foutmelding. De code mag maximaal 10 letters / cijfers / tekens zijn, alleen kleine letters.Plaats voor de code van niet-deelnemers (donateurs, vertrokken deelnemers enz.) de volgende tekens: ! = vertrokken, @ = donateur, & = belangstellende (geen deelnemer), % = tijdelijk uit stelsel, ^ = wanbetaler, $ = overige, ~= zwarte lijst. LETSMenu is volledig gebaseerd op de codes van de ingeschrevenen: het invoeren van een (unieke) code is dus verplicht, ook voor inschrijving van Belangstellenden, Donateurs ed. |
| Geslacht: Het geslacht van de deelnemer, of ander gegeven indien niet van toepassing. U kunt kiezen uit: man, vrouw, onbekend, LETS of bedrijf. Onbekend gebruikt u ook voor bijvoorbeeld twee inschrijvingen op één code (om verschillende redenen is het niet aan te raden dit in uw stelsel toe te staan) of wanneer u het geslacht van de ingeschrevene niet weet. |
| Inschrijving: De datum van inschrijving van de deelnemer. Vul alleen de datum in wanneer het een inschrijving van een Deelnemer betreft, vul hier niets in als het een andersoortige inschrijving (bijv. donateur, belangstellende) is: de grafiek Duur deelnemerschap kijkt naar deze inschrijvingsdatum. |
| Periode, Stelsel ID: Worden automatisch ingevuld. |
| Achternaam, voornaam en voorvoegsels, Adres, Postcode, Plaats, Telefoon voluit, Geboortedatum, Bank- girorekening: Vul hier de feitelijke gegevens in. Deze gegevens worden niet voor deelnemerslijsten enz. gebruikt, maar zijn alleen voor de administratie van LETS bestemd. |
| Wijkcode: Geef de juiste wijkcode, zie de opzoektabel Wijkcodes. LETSMenu drukt deze wijkcode af op de deelnemerslijst en bij de advertenties van de deelnemer. |
Tip: u kunt een wijkcode samenstellen uit de laatste twee cijfers van de postcode. Deze cijfers komen altijd overeen met een bepaald deel (wijk) binnen de plaats. De cijfers 00-09 (voor een kleine plaats alleen het laatste cijfer: 0) zijn gereserveerd voor postbussen binnen de plaats.
Wanneer deelnemers vertrekken, verander dan de wijkcode voor de bezorging in: LETS administratie.
| E-mail adres - opmerkingen: Geef het e-mail adres en/of andere opmerkingen die op de deelnemerslijst vermeld moeten worden (bijv. faxnummer). Alleen een korte tekst is toegestaan. |
| Naam op deelnemerslijst, Bezorgadres: Bij een nieuwe inschrijving komen hier automatisch de gegevens te staan die u invult bij Naam en Woonadres. De gegevens kunt u handmatig wijzigen indien deze afwijken van de woon-gegevens. Om bij een wijziging van de woon-gegevens deze gegevens over te zetten naar de deelnemerslijst- en bezorggegevens, klikt u op de blauwe pijl. |
| Bezorgwijk: De bezorgwijk wordt gebruikt bij het afdrukken van
bezorglijsten en bezorgetiketjes. Tevens sorteert LETSMenu
rekeningoverzichten en advertentieoverzichten bij het afdrukken op
bezorgwijk. LETSMenu vult bij een nieuwe inschrijving als bezorgwijk
automatisch dezelfde wijkcode in die u bij het feitelijke woonadres
invult. U kunt de bezorgwijk echter ook veranderen. In de volgende situaties zult u een andere bezorg-wijkcode kiezen dan de feitelijke wijkcode: de deelnemer wil de post op een ander adres bezorgd krijgen of ophalen, de post moet per PTT verzonden worden (bezorgwijk: PTT), maar in de advertentiegids wilt u wel de feitelijke wijkcode zien, u wilt enkele adressen extra aandacht geven bij de bezorging, bijv. ereleden en belangstellenden die geen deelnemerslijst mogen krijgen. |
LETS-Utrecht: LETS-Utrecht zet belangstellenden en ereleden in de Bezorgwijk -Gnlst! Deelnemers die Sterrenstof ophalen bij het spreekuur krijgen de bezorgwijk LETSSpr.
| Bijzonderheden: Vul hier bij Donateurs, Belangstellenden ed. de inschrijfdatum in. Gebruik dit veld ook voor eventuele andere gegevens. Deze gegevens worden alleen afgedrukt op de mutatielijsten voor de administratie. |
| Kent LETS van, Reden van inschrijving: Kies het antwoord dat het meest overeenkomt met de opgave bij de inschrijving. |
| Type: Kies het juiste type van inschrijving. |
| Kenmerk: Gebruik de kenmerken naar eigen keuze. LETSMenu is standaard ingesteld op: Kenmerk 1: speciale functies binnen LETS, zoals voorzitter, kerngroep lid, administrateur, Kenmerk 2: sterrenbeeld, Kenmerk 3: vrij veld. |
| Deelnemer: Kruis dit vakje aan bij deelnemers, als de naam van de ingeschrevene op de deelnemerslijst moeten komen. Zet dit vakje uit bij Belangstellenden, Donateurs, Vertrokken en andere. |
| Nieuwe inschrijving: Wordt automatisch aangekruist bij een nieuwe inschrijving en bij het afsluiten van de periode weer uitgezet. |
| Bezorging: Geef hier aan hoeveel exemplaren van de LETS-krant bezorgd moeten worden. Zet bij Vertrokken deelnemers dit op 0. Belangstellenden of deelnemers met speciale taken kunnen desgewenst meer dan één exemplaar ontvangen. Het hier ingevoerde aantal wordt afgedrukt op de bezorglijsten en de bezorg-etiketten. |
| Diskette: Kruis dit vakje alleen aan als de deelnemer standaard ook een diskette ontvangt met de kopij van de LETS-krant, de deelnemerslijst enz. (Dit vakje is met name bedoeld voor blinde deelnemers binnen het stelsel.) Wanneer dit vakje aangekruist is komt een melding hiervan op de bezorglijsten en de bezorg-etiketten. |
| Nieuwe cheques: Kruis dit vakje aan als betrokkene nieuwe cheques moet ontvangen. (Dit vakje kunt u ook aankruisen op het invulformulier Transacties toevoegen.) Wanneer dit vakje aangekruist is komt een melding hiervan op de bezorglijsten en de bezorg-etiketten. Bij het afsluiten van de periode wordt dit vakje automatisch weer uit gezet. |
| Bijdrage, geldbijdrage: Stel hier het type inschrijving in voor de LETS-eenheden bijdrage en de geld-bijdrage. Zet bij vertrokken leden deze velden op Geen. |
| Kostenplaats: Stel hier de kostenplaats in van de deelnemer. De eenheden- en geld-bijdragen worden op deze kostenplaats bijgeboekt, grafieken van Duur deelnemersschap en Leeftijdsopbouw tonen deze gegevens per kostenplaats. |
| Activiteiten (tabblad): U kunt hier de deelnemer/ingeschrevene toewijzen aan een bepaalde groep die gezamenlijk aan een activiteit deelnemen. Voorbeelden van activiteitengroepen zijn: bestuur, werkgroep publiciteit, projectgroep lustrumfeest. Per activiteit kunt u ook een onbeperkt aantal acties opnemen, bijv. de acties Vergadering, Opsturen agenda enz. |
| Mededelingen deze periode (tabblad Mededelingen): Vul dit desgewenst in: de tekst die u hier typt wordt onder op het Rekeningoverzicht van betrokkene afgedrukt. Bij het afsluiten van de periode worden deze mededelingen weer verwijderd. U kunt dit vak gebruiken voor bijvoorbeeld individuele aanmaningen, herinneringen, opmerkingen van de administratie betreffende boekingen of dergelijke. |
| Geldtransacties: Vul hier de eerste geldboekingen in: een afschrijving voor een eventueel inschrijfgeld en een afschrijving voor de geldbijdrage voor de eerste periode (beide bedragen zijn dus negatief: kleiner dan 0). De hoogte van deze beide bedrage voor dit type inschrijving vindt u links van het venster Geldtransacties. |
| Mutatie: Dit vakje wordt automatisch aangekruist bij het wijzigen van een belangrijk gegeven (naam, code, adres enz.) en bij het afsluiten van een periode weer uitgezet. Alle en alleen die inschrijvingen waarbij dit vakje is aangekruist worden op de Mutatielijst afgedrukt. Wanneer u een minder belangrijke wijziging hebt aangebracht, bijv. een wijziging in het e-mal adres of het telefoonnummer, dan kunt u handmatig het vakje Mutatie aankruisen. De gewijzigde inschrijving komt dan alsnog op de Mutatielijst. |
| Uitschrijving: Vul hier de datum van uitschrijving van een deelnemer in. Vul hier ook de datum in wanneer een deelnemer zich uitschrijft en direct donateur wordt. Vul hier niets in wanneer de betrokkene niet als Deelnemer, maar als bijv. Belangstellende of Donateur was ingeschreven. |
| Periode uitschrijving: Wordt automatisch ingevuld na het invullen van het veld Uitschrijving. |
| Saldo, Handel enz.: Deze gegevens kunnen niet veranderd worden. Ze worden automatisch bijgewerkt na het invoeren van elke transactie en bij het afsluiten van een periode en vermelden dus steeds de actuele stand. |
| Wijzig type inschrijving: Zie volgende paragraaf. |
| Een deelnemer schrijft zich uit. |
| Een deelnemer schrijft zich uit en wordt donateur. |
| Een belangstellende wordt deelnemer. |
| Een deelnemer wordt tijdelijk non-actief. |
| Een deelnemer die wanbetaler was heeft betaalt en wordt weer deelnemer. |
| Een deelnemer die wanbetaler is wilt u op de zwarte lijst plaatsen. |
Om een standaard wijziging uit te voeren klikt u op de knop [Wijzig type
inschrijving]. U ziet een nieuw formulier waarin u een keuze maakt uit een van
de vele type wijzigingen.
Als u het juiste type wijziging gekozen hebt, dubbelklikt u op [Voer wijziging
uit]. LETSMenu voert de wijzigingen uit zoals die beschreven staan in het
venster. U ziet hierna een waarschuwing dat u de wijzigingen moet controleren.
U ziet hieronder enkele voorbeelden van wijzigingen van de inschrijving met de beschrijving er bij hoe u de wijziging ook handmatig had kunnen uitvoeren.
| Voor de Code moet u een ! plaatsen, zodat u weet dat deze Code behoort aan een uitgeschreven deelnemer. |
| Verander de Wijkcode voor de bezorging in LETS administratie. |
| Zet het vakje Deelnemer uit. |
| Zet Bezorging op 0. |
| Zet Type op Vertrokken of Vertrokken, niet verwerkt. |
| Zet Bijdrage en Geldbijdrage op Geen. |
| Typ bij Uitschrijving de datum van uitschrijving (voor de datum van vandaag: typ Ctrl+;) |
Wanneer de deelnemer een negatief geldsaldo heeft en u deze vordering kwijtscheldt, moet u een geldtransactie invoeren met een negatief bedrag. Het geldsaldo kan niet met het invulformulier Namen bijwerken op 0 worden gezet. Zie verderop in deze tekst.
Het is ook mogelijk, maar niet nodig en in de meeste gevallen sterk af te raden om een inschrijving volledig te verwijderen. Verwijder een inschrijving van een vertrokken deelnemer nooit in het lopende jaar: hierdoor worden ook alle transacties van betrokkene verwijderd.
Wanneer een deelnemer tijdelijk uit het stelsel stapt doorloopt u de volgende stappen:
| Klik in het veld Code. Typ F2 (Bewerken) en dan de Home-toets. Plaats voor de code van de deelnemer een %. Hiermee is de code goed herkenbaar als code voor een tijdelijk non-actieve deelnemer. |
| Verander de Wijkcode voor de bezorging in LETS administratie. |
| Zet het vakje Deelnemer uit. |
| Zet Bezorging op 0. |
| Zet Type op Tijdelijk non-actief. |
| Zet Bijdrage en Geldbijdrage op Geen. |
| Typ bij Uitschrijving de datum van uitschrijving (voor de datum van vandaag: typ Ctrl+;) |
| Zet bij Bijzonderheden een opmerking over de tijdelijke uitschrijving (reden, duur enz.). |
| Klik in het veld Code. Typ F2 (Bewerken) en dan de Home-toets. Verwijder voor de code van de deelnemer het %-teken. |
| Herstel de Wijkcode voor de bezorging weer in de juiste wijkcode (meestal gelijk aan de code van de woonwijk). |
| Zet het vakje Deelnemer aan |
| Zet Bezorging op 2. |
| Zet Type op Deelnemer. |
| Zet Bijdrage en Geldbijdrage op Deelnemer. |
| Zet bij Bijzonderheden een opmerking over het stoppen van de de tijdelijke uitschrijving (datum, duur enz.). |
| Zet een @ voor de code. |
| Zet het vakje Deelnemer uit. |
| Verander Type, Bijdrage en Geldbijdrage in Donateur. |
| Vul wèl de datum van Uitschrijving (als Deelnemer) in. |
| Zet een ~ voor de Code. |
| Verander de Wijkcode voor de bezorging in LETS administratie. |
| Zet het vakje Deelnemer uit. |
| Zet Bezorging op 0. |
| Zet Type op Zwarte lijst. |
| Zet Bijdrage en Geldbijdrage op Geen. |
| Typ bij Uitschrijving de datum van uitschrijving (voor de datum van vandaag: typ Ctrl+;) |
Met het negatieve eenhedensaldo van een inschrijving op de zwarte lijst kunt u naar keuze een van de volgende drie handelingen doen:
- U kunt het negatieve saldo zo laten staan.
Het voordeel hiervan is dat u zo weet hoe veel de ex-deelnemer negatief stond.
Het nadeel hiervan is dat u het stelsel rijk rekent: het negatieve saldo van de zwarte-lijster staat tegenover een even groot positief saldo van de hoofdrekening van het stelsel. Mocht u op een bepaald moment zeker weten dat u de eenheden van de zwarte-lijster niet terug krijgt, dan moet u alsnog een transactie doen van de hoofdrekening LETS naar de zwarte-lijster.
- U kunt het negatieve saldo op 0 brengen door een transactie in te voeren: van LETS, naar de zwarte-lijster.
Het voordeel hiervan is dat u een betrouwbaarder saldo hebt staan op uw LETS-code rekening. U gaat er bij de zwarte-lijster van uit dat u deze eenheden niet meer kunt vorderen. U kunt later altijd nog terugzien welk negatief saldo de zwarte-lijster had, door deze boeking te bekijken.
- U kunt het negatieve saldo laten staan, maar hetzelfde aantal eenheden overboeken van de code LETS naar een nieuwe code LETS-dubieuze-debiteuren (bijv. LETSdub). De rekening LETSdub staat dan altijd even positief als dat de zwarte-lijst rekeningen samen negatief staan.
Dit is de meest correcte oplossing. U gaat er bij deze oplossing van uit dat u de eenheden van de zwarte-lijster niet meer kunt vorderen, zodat u het verlies bij de LETS-rekening afboekt. Tegelijkertijd blijft het negatieve saldo wel staan bij de zwarte-lijster, zodat u zicht blijft houden op de schuld van de zwarte-lijster. Op de rekening van de code LETSdub ziet u snel wat de hoogte is van het totale saldo aan dubieuze debiteuren.
De code LETSdub zou u als volgt kunnen aanmaken: Deelnemer: Nee (de code komt dan niet op de deelnemerslijst, wilt u dit wel geef dan op: Deelnemer: J), Type: LETS, Bijdrage: geen, Geldbijdrage: geen, Bezorging: 0.
Let er op dat u een eventuele later binnengekomen boeking van een zwarte-lijster ook tegenboekt bij LETSdub.
| Transacties: Werk de transacties per code bij voor de lopende periode of bekijk de transacties per code van alle periodes. |
| Geldtransacties: Werk de geldtransacties per code bij. |
| Een invoerscherm voor nieuwe transacties in een gegevensblad-weergave (kolommen). |
| Een invoerscherm voor nieuwe declaraties (transacties van LETS naar een deelnemer). |
| Een invoerscherm voor het bijwerken van transacties in een gegevensblad-weergave (kolommen). |
| Schermen om geldtransacties toe te voegen en te bekijken. |
| Een aantal tabellen en een groot aantal grafieken. Bij de grafieken kunt u de begin- en eindperiode, de manier van weergave en het type te tonen transacties (alleen van deelnemers onderling, alleen van LETS of beide) kiezen. |
| Toevoegen: In dit scherm kunt u snel transacties toevoegen. Zie verderop in deze tekst. |
| Declaraties: In dit scherm kunt u snel declaraties per code invoeren. Zie verderop in deze tekst. |
| Bijwerken per code: In dit scherm kunt u snel transacties per code bekijken en bijwerken. U kunt ook een afdruk maken van het huidige saldo en de transacties van één code in de huidige of in alle periodes. Zie verderop in deze tekst. |
| Bijwerken: In dit scherm kunt u transacties bijwerken, gesorteerd op aflopend volgnummer. |
| Geldtransacties per code: In dit scherm kunt u geldtransacties per code toevoegen, bekijken en bijwerken. U kunt ook een afdruk maken van het huidige saldo en de geldtransacties van één code in de huidige of in alle periodes. Zie verderop in deze tekst. |
LETSMenu leidt u stap voor stap door de invoervelden. In velden die automatisch worden bijgewerkt kunt u niets veranderen.
| Datum transactie, Code af, Code bij, Omschrijving, Aantal: Gegevens van de transactie. |
| Rubriek: Een keuzelijst voor de transactierubriek. Het is voor elke transactie verplicht om een keuze te maken uit een van de rubrieken: u typt hiervoor de eerste letter(s) van de rubriek, waarna LETSMenu het veld aanvult. Wanneer u een transactie boekt onder de rubriek Overige dan wordt deze transactie niet verwerkt in grafieken en tabellen over de handel. |
| Nummer: Wordt automatisch ingevuld. Schrijf dit nummer over op de cheque. |
| Nw cheques code Af, nw cheques code Bij: Klik in een van deze twee vakjes wanneer een van de twee betrokken deelnemers nieuwe cheques wil bij de eerstvolgende bezorging. LETSMenu drukt bij de eerstvolgende bezorging een mededeling hiervan af op de bezorglijsten en de bezorgetiketjes. |
Correcties over een afgesloten periode boekt u met een of meerdere correctieboekingen. Als Rubriek van de boeking kiest u voor Overige, zodat deze transacties niet in de grafieken over de handel getoond worden.
De cadeaubonnen van LETS-Utrecht zijn uit vijf delen samengesteld. Het
eerste deel (A; bewijs van koop van de bon) en het laatste deel (E; bewijs van
te ontvangen eenheden voor de uitvoerder van de dienst / verkoper van de
goederen) komen terecht bij de administratie.
LETS-Utrecht heeft voor de cadeaubonnen een eigen code geopend met de naam
LETSKado (kenmerken: Deelnemer: Ja, Bezorging: 0, Type bijdrage: LETS, Type
geldbijdrage: LETS, Kostenplaats: 100). Deze rekening heeft altijd een
positief- of een 0-saldo, omdat elke verkochte bon direct bij de koper wordt
afgeboekt. Wanneer alle cadeaubonnen ingeleverd zijn, staat de rekening weer
op 0.
U boekt de cadeaubonnen als volgt:
| Direct bij de koop boekt u aan de hand van deel A de bon af bij de rekening van de koper, bij bij de rekening LETSKado, met als rubriek Donatie - Gift. Vul als omschrijving in: 'Cadeaubon nr. ..'. De koop van de bon is direct in de grafieken over de handel te zien. |
| Zodra degene die de dienst uitvoert het laatste deel van de cadeaubon inlevert (deel E) boekt u het aantal eenheden bij bij zijn/haar rekening, af van de rekening LETSKado, met als rubriek Overige. Vul als omschrijving in: 'Cadeaubon nr. ..'. Omdat u deze transactie boekt onder de rubriek Overige wordt de cadeaubon niet nogmaals in de grafieken getoond. |
| Let er op dat u alleen deel A en deel E in LETSMenu invoert: de delen B, C en D zijn bestemd voor de deelnemers, niet voor de administratie. |
| Geboekt (automatisch ingevuld): Wanneer dit vakje is aangevinkt dan is de transactie al geboekt in een eerdere, afgesloten periode. Wijzigingen die u aanbrengt in bijvoorbeeld het aantal eenheden worden niet meer verwerkt in de saldi van de deelnemers. De wijzigingen uit eerdere periodes ziet u wel terug op de overzichten en grafieken over de handel binnen een bepaalde periode. |
| Periode (automatisch ingevuld): U ziet hier in welke periode de
transactie verwerkt is. |
Kies eerst de code van de deelnemer. Typ vervolgens Alt+B om Transacties Bij te wijzigen of in te voeren of typ Alt+A om Transacties Af te wijzigen of in te voeren. Typ Alt+C om een andere code te kiezen.
LETSMenu werkt de Saldo, Handel en Aantal in dit venster pas bij wanneer u het formulier hebt afgesloten en opnieuw opent. De transacties worden wel direct bij beide deelnemers verwerkt.
Declaraties zijn transacties van de rekening LETS naar een rekening van een deelnemer.
U moet een rekening met code LETS hebben gemaakt binnen het stelsel.
U voert de volgende gegevens in:
| Code: De code van de declarant. |
| Datum, Omschrijving, Aantal uren, Aantal: Gegevens van de transactie. Het aantal wordt berekend uit het Aantal uren (Aantal uren x LETS-eenheden per uur, zie scherm Instellingen), maar is bij de invoer te wijzigen. |
| Ksrt: Kostensoort: Een keuzelijst voor de kostensoort. Voorbeelden van kostensoorten zijn: administratiekosten, vergaderkosten, kosten aan dranken en maaltijden, kosten voor bureau-benodigdheden enz. In te stellen bij het scherm Instellingen. |
| Kpl: Kostenplaats: Een keuzelijst voor de kostenplaats. De kostenplaats staat standaard op 100. Wanneer een stelsel neven-regio's heeft dan kunt u een andere kostenplaats kiezen, mits u deze kostenplaats eerst hebt aangemaakt bij het scherm Instellingen. |
| Kdr: Kostendrager: Een keuzelijst voor de kostendrager. Voorbeelden van kostendragers zijn: de verschillende werkgroepen, de kerngroep. In te stellen bij het scherm Instellingen. |
| Nummer: Wordt automatisch ingevuld. Schrijf dit nummer over op het declaratieformulier. |
In het menu Instellingen > Type geldbijdrage geeft u aan welk bedrag de deelnemer / donateur jaarlijks verschuldigd is. Bij elke nieuwe of gewijzigde deelnemer / inschrijving kiest u het passende Type geldbijdrage voor deze inschrijving.
Bij de inschrijving van een nieuwe deelnemer of donateur zet u zijn / haar geldsaldo op het negatieve bedrag dat de deelnemer aan geldbijdrage verschuldigd is. Voorbeeld: wanneer een deelnemer voor de rest van het jaar € 4,50 verschuldigd is, boekt u bij de inschrijving het geldsaldo op - € 4,50.
Bij ontvangst van de geldbijdrage boekt u deze geldbijdrage in. Het geldsaldo van de deelnemer wordt dan opgehoogd met het bedrag dat hij / zij betaald heeft.
Op de deelnemerslijsten en op andere lijsten is steeds te zien of er nog een geldbedrag open staat voor deze deelnemer.
LETSMenu drukt alleen acceptgiro's af wanneer er voor de desbetreffende deelnemer een negatief geldsaldo staat.
Bij de jaarlijkse geldbijdrageboeking verlaagt LETSMenu automatisch het saldo van elke deelnemer en donateur met de geldbijdrage die hij/zij verschuldigd is (zie bij Instellingen > Geldbijdrage en bij de inschrijving van de deelnemer / donateur het Type geldbijdrage). Wanneer u acceptgiro's wilt afdrukken voor het komende seizoen, zult u dus eerst deze geldbijdrageboeking moeten uitvoeren.
In het bovenste deel van het venster ziet u de gegevens van de deelnemer.
In het vak Geldtransacties ziet u de volgende gegevens:
| Datum: Geef de datum van de geldtransactie. |
| Bedrag: Geef het bedrag. Een positief bedrag is een bedrag dat de deelnemer aan LETS heeft gedoneerd. Een negatief bedrag is een bedrag dat LETS aan de deelnemer doneert of een vordering die LETS aan de deelnemer kwijtscheldt. |
| Afschrift: Geef het nummer van het bankrekening-afschrift of geef 'cont' op wanneer het een contante betaling betreft. |
| Bijdrage: Standaard hebben geldtransactie betrekking op de periodieke geldbijdragen van deelnemers en donateurs aan het stelsel: een geldtransactie is een geldbijdrage of is een kwijtschelding van een vordering op een geldbijdrage. Wanneer iemand geld overmaakt dat niet voor de bijdrage bedoeld is, maar bijvoorbeeld een gift is, dan kunt u dit bedrag toch boeken binnen LETSMenu. Klik dan het aankruisvakje bij Bijdrage uit. Bij een samengesteld bedrag (deels bijdrage, deels gift) boekt u beide delen apart. Voorbeeld: wanneer een deelnemer € 6,50 verschuldigd is en € 10,- overmaakt, boekt u één geldtransactie van € 6,50 als bijdrage en één geldtransactie van € 3,50 als gift (vinkje bij Bijdrage is uit). |
| Omschrijving: Geef desgewenst een korte omschrijving van de geldtransactie. |
| Kostenplaats, Kostendrager, Kostensoort: Geef, indien deze gebruikt worden binnen uw stelsel, de kostenplaats, kostendrager en kostensoort van de geldtransactie. |
| Geboekt, Periode, Verwerkt, Nummer: Deze gegevens worden automatisch ingevuld tijdens of na invoer van de geldtransactie. |
| Eenmalige advertenties vorige periodes verwijderen: Met deze knop verwijdert u alle advertenties uit vorige periodes die als eenmalig waren aangegeven. |
| Advertenties per code: Werk de advertenties per code bij. |
| Advertenties per rubriek: Werk de advertenties per rubriek bij. |
| Bijwerken op nummer: Werk de advertenties bij, de tabel is aflopend op nummer gerangschikt. |
| Bijwerken in hele lijst: Werk de advertenties bij, de tabel is oplopend op code gerangschikt. |
| Bijwerken tussen periode: Werk de advertenties bij, u kunt zelf aangeven tussen welke start- en eindperiode u de advertenties wilt zien. |
In de schermen Advertenties per code en Advertenties per rubriek kunt u advertenties bijwerken, toevoegen en verwijderen.
| Geef de code of de rubriek. |
| Typ twee keer Tab om naar het invoerscherm te gaan. |
| Wijzig de tekst of voeg een nieuwe advertentie toe. |
| U kunt opgeven dat een advertentie eenmalig is, door het vakje hiervoor aan te kruisen. Eenmalige advertenties kunt u, vóórdat u nieuwe advertenties gaat invoeren in een nieuwe periode, met een muisklik verwijderen. |
| Om een advertentie te verwijderen: klik in de linkermarge, in de kolom links van Rubriek. De hele regel wordt nu zwart met witte tekst. Toets vervolgens de Delete-toets op het toetsenbord in. |
| Om een overzicht van de huidige advertenties per code of rubriek af te drukken, klik op het printer-symbooltje. |
| U kunt advertenties controleren op spelling met F7 of met de aparte opdracht in LETSMenu. |
| U kunt advertenties van meerdere codes of rubrieken tegelijk bekijken en bijwerken in de vijf schermen met lijsten. In deze schermen kunt u echter geen advertenties toevoegen. |
| U kunt diverse tabellen en grafieken bekijken. |
| Lees verder bij Menu Overzichten |
