LETSMenu instellingen: gereed maken voor het
eerste gebruik
LETSMenu, Menu Instellingen
Wanneer u LETSMenu voor het eerst gebruiken gaat, begint u met het invullen
van alle opzoektabellen. De gegevens die u in deze tabellen plaatst hebt u
nodig voordat u de hoofdtabellen kunt invullen.
Alle tabellen kunt u vinden vanuit het hoofdmenu bij Instellingen.
Uw eerste stappen zullen zijn: het verzamelen van alle gegevens van uw
stelsel: de adresgegevens, de namen en zo mogelijk ook de postcodes van de
wijken in uw omgeving, belangrijke telefoonnummers, gegevens over de
verschillende typen deelnemerschap en de rubrieken voor uw advertenties, zo
mogelijk ook het logo van uw stelsel als computerbestand.
U begint LETSMenu met het invullen van de gegevens bij Stelsel. Loop daarna
de opzoektabellen stuk voor stuk na en vul de gegevens in.
LETSMenu gaat er van uit dat u in ieder geval de volgende gegevens hebt
aangemaakt:
 | De gegevens van het stelsel (naam, postadres, logo, LETS-eenheden per
uur enz.). |
| De opzoektabellen Plaatsen, Kenmerk 1, Kenmerk 2, Kenmerk 3 en Kwaliteit
mogen leeg zijn. |
| Bij alle andere opzoektabellen hebt u minstens één waarde ingevuld. |
| Een Transactierubriek met de code LETS. Deze transactierubriek is voor
alle uitgaven van het stelsel. |
Bij de transactierubriek kunt u ook aangeven tot welk type de rubriek hoort,
bij het veld LETS-rubrieken: 3 staat voor de periodieke bijdragen van
deelnemers aan LETS, 2 staat voor transacties tussen LETS en deelnemers,1
voor transacties tussen deelnemers onderling, 0 voor overige transacties die
niet in de grafieken terug moeten komen, bijvoorbeeld correcties.
| Een kostenplaats: 100, voor de hoofd-kostenplaats. Een kostenplaats is
de (deel-)organisatie waar de kosten gemaakt worden. De hoofdkostenplaats
is voor het stelsel zelf, andere kostenplaatsen kunnen bijvoorbeeld
gemaakt worden voor andere sub-stelsels, bijv. Utrecht voor de
hoofdkostenplaats, Zeist, Houten en Nieuwegein als volgende
kostenplaatsen. De kostenplaats wordt binnen LETSMenu gebruikt voor de
inschrijvingen, voor de boeking van de bijdragen en voor declaraties van
deelnemers aan LETS. Met kostenplaatsen kunt u de kosten die het stelsel
zelf maakt verdelen over sub-stelsels. |
Tips:
| gebruik kostenplaatsen alleen als uw stelsel sub-stelsels heeft; |
| gebruik in dat geval duidelijk te onderscheiden nummers, bijv. 100 -
200 - 300. |
| Een Kostensoort: 0, voor transacties tussen deelnemers onderling. De
kostensoort wordt gebruik om het type kosten aan te geven. Kostensoort 0
is voor transacties tussen deelnemers onderling, u kunt andere
kostensoorten maken voor bijvoorbeeld: administratiekosten,
vergaderkosten, kopieerkosten, portokosten. |
Tips:
| maak niet te veel kostensoorten, om foute rubricering te voorkomen; |
| gebruik wanneer u kostensoorten specificeert ook kostendragers; |
| gebruik duidelijk te onderscheiden nummers: omdat Access de velden
zelf aanvult hoeft u slechts de eerste cijfers van het kostennummer te
typen. |
Wanneer u in een kostensoort een jaartal verwerkt, houdt dan rekening met
het millennium. Gebruik bijvoorbeeld geen 1099 als kostensoort, maar 101999.
U kunt dan de kostensoorten zonder problemen doornummeren, bijv. 102000,
012001.
| Een Kostendrager: 0, voor transacties tussen deelnemers onderling. De
kostendrager wordt gebruik om aan te geven welke werkgroep of andere
eenheid binnen het stelsel de kosten draagt. Kostendrager 0 is voor
transacties tussen deelnemers onderling, u kunt andere kostensoorten maken
voor bijvoorbeeld: kerngroep, Raad van toezicht, werkgroep publiciteit,
spreekuur, secretariaat, financiële zaken. |
Tips:
| maak niet te veel kostendragers; |
| gebruik wanneer u kostendragers specificeert ook kostensoorten; |
| gebruik duidelijk te onderscheiden nummers. |
| Een Reden inschrijving: onbek en een Kent LETS van: onbek. Per
inschrijving kunt u slechts één Reden inschrijving en één Kent LETS
van kiezen. Gebruik daarom alleen de belangrijkste waarden. Wanneer u deze
twee gegevens per inschrijving invult kunt u de resultaten in een grafiek
terugzien. U kunt de tabel Kent LETS desgewenst ook gebruiken om aan te
geven op welke manier een deelnemer zich heeft ingeschreven: via het
spreekuur, op een informatieavond of anders. |
| Een deelnemer met de code LETS. Dit is de rekening voor de 'centrale
kas'. |
Alle andere codes waarvan de codenaam begint met LETS worden ook als
LETS-rekeningen gezien. Voorbeelden: LETSkado, LETSfuif, LETSfonds.
| Een Bijdrage: geen en een Geldbijdrage: geen, voor vertrokken
deelnemers. |
| Een (bezorg)wijkcode LETS, voor adressen die niet te bezorgen zijn,
bijv. van vertrokken deelnemers. |
Met de knop Opmaak kunt u de opmaak van enkele af te drukken formulieren
wijzigen. Meestal is dit niet nodig: de opmaak zal in de meeste situaties
voldoen.
Voor het kunnen wijzigen van de opmaak hebt u een redelijke kennis van Access
nodig en zult u voldoende inzicht moeten hebben in de tabellen en query's die
in LETSMenu worden gebruikt.
Bij opdrachtknoppen met rode tekst moet u dubbelklikken om de opdracht uit
te voeren.
Type wijzigen
In het formulier Type wijzigen kunt u standaard instellingen opgeven waarmee u
snel inschrijvingen kunt wijzigen. U gebruikt de instellingen uit Type
wijzigen bijvoorbeeld om een deelnemer uit te schrijven, een deelnemer
tijdelijk niet-actief te maken of iemand die voorheen belangstellende was, in
te schrijven als deelnemer.
De instellingen bij Type wijzigen kunt u ook later instellen, wanneer u met
in- en uitschrijvingen geoefend hebt. U kunt namelijk alle wijzigingen die u
uitvoert met de instellingen uit dit formulier, ook handmatig uitvoeren. Zie
Menu overzichten >> Inschrijvingen >> Bijwerken.
Terug naar Inhoudsopgave
Lees verder