Zie ook elders op deze site:
| PCMenu | LETSMenu theorie | LETSMenu praktijk |
| Informatie voor beheerders | LETSMenu download | LETSLand |
Wilt u reageren op deze site, stuur dan een e-mail naar letsmenu@pcmenu.nl.
Telefonische ondersteuning is niet mogelijk!
De ontwikkeling van LETSMenu, het onderstaande functionele ontwerp voor een administratiepakket voor LETS-stelsels en het onderzoek naar administratiepakketten zijn mede mogelijk gemaakt door een financiële bijdrage van het Juliana Welzijns Fonds (in 2002 opgegaan in het Oranje Fonds).
Deze tekst en het programma LETSMenu zijn tot stand gekomen met de bijdragen van onder meer Rinke, Henk, Menno, Erwin, Loek, Arie, Frank, Gert Jan, J(e)an, Renée, Pascal en Marja. Correcties voor LETSMenu zijn doorgegeven door Hans, Remko, Toine, Egbert, Godelieve en anderen.
Deze tekst beschrijft het functioneel ontwerp van een administratiepakket van een LETS-stelsel. Het functioneel ontwerp is uitgewerkt in een Nederlandstalig pakket, LETSMenu, dat al enige tijd op de markt is en dat alle LETS-stelsels kunnen gebruiken. Als inleiding op het functioneel ontwerp beschrijft deze tekst eerst wat LETS is en wat het belang van de administratie binnen een LETS-stelsel is.
LETS staat voor een handelssysteem binnen uw eigen regio, waar de deelnemers, zonder belasting of rente te betalen en zonder onderscheid van maatschappelijke status, goederen en diensten met elkaar uitwisselen. LETS is tevens een andere manier om met actieve mensen binnen uw regio contact te leggen.
LETS heeft zijn oorsprong in Canada in 1985. In 2002 zijn er ruim 100
LETS-stelsels in Nederland. Engeland, Australië, Nieuw Zeeland, Amerika en
vele andere landen kennen ook LETS-stelsels.
In Nederland is LETS gestart als een onderdeel van de Experimentaliteit-gedachte van Strohalm: experimenteren met alternatieven voor onze samenleving. Sinds 2000 wordt LETS in Nederland ondersteund door Stichting LETSland, zie http://www.letsland.nl.
Een LETS-stelsel draait op handel tussen de deelnemers. Een goede
administratie van de handel en van de deelnemers-gegevens zorgt voor tevreden
deelnemers, is een randvoorwaarde voor een actieve handel en zorgt voor een
goed overzicht in hoe het stelsel draait. Een goed administratieprogramma
voldoet aan de volgende kenmerken:
 |
De administrateur kan makkelijk alle gegevens
vastleggen, beheren en tonen. |
|
Gegevens van de deelnemers, hun handel, hun advertenties en hun eventuele geldbetalingen zijn aan elkaar gekoppeld, de administrateur hoeft een wijziging steeds maar op één plek in te voeren. Wanneer een deelnemer vertrekt, tijdelijk geroyeerd wordt of als wanbetaler wordt gemerkt, dan worden automatisch zijn/haar advertenties verwijderd of tijdelijk achtergehouden. |
|
Deelnemers kunnen periodiek en/of op eigen verzoek een overzicht krijgen van hun handel, saldo en advertenties. |
Verderop in deze tekst staan alle taken en voorwaarden voor het pakket uitgeschreven.
Doordat elk LETS-stelsel een eigen experiment binnen de regio is, is er een grote verscheidenheid in hoe de organisatie van het stelsel is. Dit ziet u ook terug in de administratie. Enkele voorbeelden uit de praktijk: nieuwe deelnemers krijgen een startkapitaal, deelnemers met een hoog positief saldo betalen een hogere bijdrage aan het stelsel zelf, deelnemers betalen een vast percentage over de eenheden die zij ontvangen, deelnemers betalen eco-tax over milieubelastende transacties. Een goed administratiepakket voor LETS-stelsels moet veel flexibiliteit bieden om deze specifieke administratieregels te kunnen verwerken.
Er zijn diverse programma's op de markt voor de administratie van een LETS stelsel:
Engelstalige programma's:
|
LETSAssist wordt o.a. in Australië, Nieuw Zeeland en Canada veel gebruikt. U kunt op de site van LETSAssist een demonstratieversie van het programma downloaden. |
|
LOIS: wordt o.a. veel in Amerika gebruikt. Op de site van LOIS kunt u diverse beeldschermvoorbeelden zien en een demonstratieversie downloaden. |
|
Friendly Favors: een web-gebaseerd administratieprogramma voor ruilkringen. |
|
MLETS (multi-LETS) en NLETS zijn programma's met een beperkte omvang maar ook een zeer beperkte functionaliteit. Het zijn de eerste programma's die voor LETS administraties op de markt kwamen. De programma's werken onder DOS, met alle beperkingen die hier bij horen. |
Nederlandstalige programma's:
| Het uitgebreide en volledig Nederlandstalige LETSMenu.
Met LETSMenu kunt u snel en volledig alle inschrijvingen (deelnemers,
donateurs, geïnteresseerden) en alle transacties, declaraties,
advertenties van deelnemers, activiteiten binnen het stelsel en klachten /
tips / informatieaanvragen registreren en beheren. Voor de kerngroep of
het bestuur maakt LETSMenu een groot aantal grafieken en tabellen op maat
aan, waarmee u de ontwikkelingen binnen uw stelsel goed kunt volgen. Alle
formulieren voor uw administratie en voor uw deelnemers kunt u
rechtstreeks vanuit LETSMenu afdrukken, maar u kunt formulieren ook
opslaan als Excel- of Word-bestand of als kant en klare pagina voor het
Internet. |
|
LETSWin: snel en redelijk uitgebreid programma, werkt
onder Windows 3.1 of hoger, te koop voor ong. € 25,- per jaar.
Inlichtingen: Henk Schreij, Heinoo. |
|
LetSimpel: een volledig en gebruiksvriendelijk programma, werkend onder Windows 3.1 of hoger. Inlichtingen: A.J. Kruger, Rotterdam, e-mail: akruger@doge.nl |
|
Het programma van Noppes
- Amsterdam: V@lkware, werkt onder Access 2.0 voor Windows 3.11 en hoger,
een uitgebreid programma, helaas niet te koop. |
|
Op meerdere plaatsen (onder meer Assen, Groningen) zijn eigen programma's ontwikkeld voor de administratie. |
Opmerking: enkele LETS-stelsels zijn stichtingen met een bestuur en deelnemers die een bijdrage betalen, andere stelsels zijn verenigingen met een kerngroep en leden die contributie betalen. Waar in deze tekst gesproken wordt over de deelnemers, bijdragen en het bestuur van een LETS stichting worden ook leden, contributies en kerngroep van een LETS vereniging bedoeld.
De administratie van een LETS stelsel bestaat uit een aantal verschillende, met elkaar samenhangende administraties.
| administratie van deelnemers: administratie van woon- en bezorgadressen, bezorgwijk, telefoonnummers en e-mail adressen van deelnemers, donateurs en andere belanghebbenden. |
| administratie van vraag en aanbod: administratie van alle vraag en aanbod van de deelnemers. |
| administratie van transacties: administratie van alle transacties in lokaal geld plus de verwerking daarvan. Hierbij horen ook de transacties in lokaal geld ten behoeve van de organisatie: inkomsten door een periodieke inning van bijdragen en uitgaven voor declaraties van deelnemers die in lokaal geld betaalde activiteiten voor de organisatie hebben gedaan. |
| administratie van financiën in geld: administratie van contributies en overige betalingen van/naar de organisatie, zoals advertentiekosten, kosten voor de organisatie, etc. Feitelijk alle bankafschriften plus de debiteuren/crediteurenadministratie. |
| administrateurs-beheer: administratie van de administrateurs, wat is hun toegang tot het pakket en de gegevens, etc. Alle administrateurs moeten een eigen login voor de software hebben, daarbij is het aan te raden te werken met verschillende beheersniveau's, waarbij er een supervisor is, en de overige administrateurs verschillende toegangsrechten hebben. |
Betrokkenen bij de administratie van het stelsel zijn:
| de deelnemers, |
| het bestuur, |
| de werkgroepen. |
In onderstaand schema ziet u de samenhang weergegeven tussen de betrokkenen en de administratieve processen.
Goed ontworpen formulieren, overzichten en cheques kunnen de administratie sterk vergemakkelijken. Veel administratiepakketten bieden de mogelijkheid om vanuit het pakket de belangrijkste formulieren en overzichten af te drukken. Deze sluiten dan goed aan bij de gegevens die in het administratiepakket benodigd zijn.
| Het pakket moet het mogelijk maken om gegevens te kunnen bekijken, wijzigen, toevoegen en wissen van gegevens. Voor belangrijke gegevens is het tevens aan te raden dat het pakket ook de historische gegevens (de gegevens vóór een mutatie of verwijdering) bewaart. | ||||||||||||||
| Het pakket moet alle benodigde uitvoer voor de deelnemers kunnen
genereren, zoals:
| ||||||||||||||
|
Het pakket moet alle benodigde uitvoer voor het bestuur kunnen genereren, zoals:
| ||||||||||||||
|
Het pakket moet de ingevoerde gegevens automatisch controleren op juiste invoer, bijv. geldige datum, geldige postcode, bestaande namen, wijkcodes enz. | ||||||||||||||
|
Het pakket moet betrouwbaar zijn (gegevens moeten kloppen). | ||||||||||||||
|
Het pakket moet veilig omgaan met de gegevens, het moet makkelijk zijn om een back-up terug te halen van eerder ingevoerde gegevens. | ||||||||||||||
|
Het pakket moet van belangrijke gegevens een logboek bijhouden: wie heeft wat en wanneer gewijzigd. | ||||||||||||||
|
Het pakket moet het onmogelijk maken om - bij normaal gebruik - rechtstreeks in de database te kunnen komen. Hierdoor wordt voorkomen dat wijzigingen buiten de ingebouwde controles om in de database veranderd worden. | ||||||||||||||
|
Het pakket moet belangrijke gegevens kunnen exporteren naar bijvoorbeeld Internet-pagina's of naar andere programma's voor verdere verwerking, analyse en publicatie. |
| De beheerder van het administratiepakket moet administrateurs kunnen toevoegen en verwijderen uit het pakket. Tevens kan hij/zij wachtwoorden toekennen. Daarnaast heeft de beheerder toegang tot de algemene instellingen waar het pakket mee werkt, en kan hij/zij deze zo nodig wijzigen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan constanten als de hoogte van de bijdrage, de rubrieksindeling voor vraag en aanbod, etc etc. |
|
In het pakket moeten makkelijk de eigen gegevens van het stelsel (naam, adres, banknummer enz.) opgenomen en beheerd kunnen worden. |
|
Het pakket moet geschikt zijn om op een lokaal netwerk te kunnen werken. |
|
Het pakketmoet gebruiksvriendelijk zijn (er moet makkelijk mee te werken zijn, waarbij fouten voorkomen worden). Bij het pakket moet een duidelijke en volledige handleiding geleverd worden voor zowel de gebruikers, het bestuur en de technisch beheerder. |
|
Het pakket moet inzetbaar zijn bij stelsels met verschillende wensen en organisatievormen. Elk stelsel heeft zijn eigen regels omtrent bijvoorbeeld de boeking van periodieke bijdragen aan het stelsel zelf, de weergave van deelnemerslijsten, vraag- en aanbodlijsten enzovoort. Het pakket moet zo veel mogelijk van deze specifieke regels kunnen verwerken. |
|
Het pakket moet transparant zijn. Het moet mogelijk zijn voor het stelsel om het pakket aan de eigen wensen aan te passen of dit onder redelijke voorwaarden (kosten, termijn) bij de programmeur/auteur van het pakket aan te vragen. |
|
Het pakket moet werken op standaard automatiseringsapparatuur. Het pakket mag geen extreme of extreem hoge eisen stellen aan de benodigde software of hardware. |
|
Het pakket moet schaalbaar zijn: een stelsel dat in enkele jaren tijd uitgroeit van 50 naar 500 deelnemers moet met hetzelfde gemak met het pakket kunnen blijven werken. |
|
Het pakket mag niet te veel kosten. LETS-stelsels krijgen meestal geen subsidie en een groot deel van de deelnemers van het stelsel is niet kapitaalkrachtig. |
Alle hiervoor genoemde taken en voorwaarden zijn in LETSMenu uitgewerkt. Binnen LETSMenu zijn daarnaast enkele keuzes gemaakt die hieronder worden beschreven.
In LETSMenu wordt (in tegenstelling tot de werkwijze in veel andere LETS- en algemene administratieprogramma's) een transactie slechts één keer geboekt, met zowel de naam van de uitgever als de ontvanger in de transactie. Zie de tabel Transactie. Bij de uitdraai van de periodegegevens wordt de transactie pas in tweeën gedeeld: een transactie bij de uitgever en een transactie bij de ontvanger. De gegevens van deze twee deelnemers worden gelijktijdig afgedrukt of getoond, dus er kan geen transactie maar half afgehandeld zijn.
In veel andere programma's wordt een transactie wel direct verdeeld in twee boekingen. Bij die programma's is het theoretisch mogelijk dat u rommelt in de transacties van een deelnemer en hierbij dus een transactie niet afmaakt. (De meeste programma's hebben maatregelen getroffen waardoor u deze fouten niet snel kunt maken.) Bij LETSMenu is het door de opzet van het programma niet mogelijk om een boeking slechts aan één kant af te handelen.
LETSMenu werkt met periodes. Bij de afsluiting van een periode worden enkele belangrijke gegevens (vraag- en aanbodlijst, saldi, aantal inschrijvingen enz.) bijgewerkt. Een periode komt overeen met de frequentie waarmee de vraag- en aanbodlijst en de rekeningoverzichten onder de deelnemers verspreid worden. Een periode binnen LETSMenu wordt gebruikt om:
|
aan te geven wanneer iets nieuws (deelname, advertentie) niet meer nieuw is, |
|
aan te geven wanneer iemand voor het laatst zijn/haar salto-overzicht heeft gehad, |
|
aan te geven wanneer iemand de periodieke eenhedenbijdrage verschuldigd is.Gezien het verloop in de deelnemerspopulatie is het wenselijk om de eenhedenbijdrage te verdelen over evenredige delen per jaar. |
Binnen een periode is het makkelijk om transacties aan te passen, na de afsluiting van de periode is dit alleen met een correctieboeking mogelijk.
Het is in LETSMenu echter wel mogelijk om tussentijds, los van de periode, de actuele saldi-gegevens van de deelnemers te bekijken: LETSMenu berekent de saldi op het moment dat u ze opvraagt.
Internet biedt veel voordelen voor LETS-stelsels, o.a. door de veel lager publicatiekosten en de veel snellere verwerkingsmethoden die met Internet en e-mail mogelijk zijn geworden. Het gevaar is echter dat er een tweedeling ontstaat tussen de deelnemers die wel en de deelnemers die geen Internet-toegang hebben. De eerste groep zou veel sneller kunnen reageren op advertenties en daardoor de handel voor de tweede groep haast onmogelijk kunnen maken. In LETSMenu is wel rekening gehouden met Internet, o.a. kan de vraag- en aanbodlijst op het Internet gepubliceerd worden. LETSMenu is echter geen web-gebaseerd programma.
LETSMenu is gemaakt in Access 97. Access is een betrouwbare, stabiele en krachtige databaseomgeving. Tabellen kunnen goed relationeel worden opgezet (wijzigingen in één tabel worden automatisch doorgevoerd in een andere samenhangende tabel). Binnen Access is het uitstekend mogelijk om controles in te bouwen en om geavanceerde programmacode op te nemen. Beginners kunnen snel aan de slag met de krachtige macro's. Access wordt over de hele wereld gebruikt, waardoor er veel informatie over te vinden is en veel mensen het pakket kunnen aanpassen.
Access is een onderdeel van Microsoft Office professional. Hoewel het pakket niet goedkoop is, is het voor veel mensen toch mogelijk om het pakket legaal te gebruiken. Studenten en medewerkers van hogescholen, universiteiten, academische ziekenhuizen en veel overheidsinstellingen en andere grote bedrijven kunnen de Microsoft producten van het werk ook thuis gebruiken. Mocht dit voor een stelsel niet lukken, dan kan LETSMenu als executabel (zelfstandig werkend programma) worden geleverd, waardoor het niet nodig is om Access bezitten.
In de bijlage ziet u de belangrijkste tabellen van LETSMenu en de onderlinge relaties. De meeste tabellen binnen LETSMenu zijn relationeel afhankelijk van elkaar: een wijziging in bijvoorbeeld de naam van de wijkcode wordt direct doorgevoerd in alle andere tabellen die van deze wijkcode gebruik maken.
Om de gebruiksvriendelijkheid van het pakket groot te houden is binnen LETSMenu veel aandacht gegeven aan een eenduidige lay-out en een systematische opbouw. Het betreft hier het hoofdmenu en de onderliggende formulieren, vaste kleurcombinaties en een herkenbare opmaak. Binnen het pakket kan op de meeste plaatsen met de sneltoetsen van Windows worden gewerkt: u kunt een handeling met de muis, maar ook met vaste toetsencombinaties uitvoeren.
LETSMenu is een 'open source' pakket: een pakket waarvan de programmacode openbaar is en waardoor iedereen zijn of haar aanvullingen kan maken op het programma. Een open source pakket heeft de volgende kenmerken:
|
De broncode moet meegeleverd worden met het programma. LETSMenu wordt bij levering niet afgeschermd, de lokale beheerder kan desgewenst wel zelf LETSMenu afschermen tegen oneigenlijk gebruik. |
|
De programmeeromgeving moet toegankelijk, algemeen bekend (liefst marktleider-software) en betaalbaar zijn. Onder meer komen dan Access (versie 97 of 2000), Delphi, File maker pro en StarBase in aanmerking. StarBase is gratis maar valt af door de beperkte programmeermogelijkheden. |
|
De programmacode moet gedocumenteerd worden, zodat anderen kunnen volgen hoe het programma werkt. LETSMenu wordt geleverd met een uitgebreide handleiding voor de beheerder en een aantal schema's en teksten die de opbouw van het programma toelichten. |
|
Er moet een open communicatie over het programma ondersteund worden, bijvoorbeeld via een e-mail discussielijst en enkele webpagina's. LETSMenu heeft eigen pagina's op het Internet. |
|
De auteurs van een open source pakket mogen geen winst maken met de verkoop van het pakket. LETSMenu is gratis. |
Een goede administratie is voor een LETS-stelsel van groot belang, omdat een stelsel draait op de handel tussen de deelnemers en het vertrouwen dat de deelnemers hebben in elkaar, in de administratie en in het bestuur. Voor een klein stelsel kan een papieren administratie misschien volstaan, maar voor een wat groter stelsel kan alleen een goed administratiepakket de administratie beheersbaar houden. Een goed administratiepakket is niet de enige voorwaarde voor een succesvol stelsel. Deelnemers hebben vertrouwen in het stelsel als:
| de administratie klopt, |
| vraag en aanbod goed bekend zijn, zodat deelnemers tijdig weten of er iets interessants voor hun tussen zit, |
| vraag en aanbod door deelnemers en door het bestuur actueel gehouden wordt, |
| vraag en aanbod aansluiten bij de behoeften van de deelnemers, |
| deelnemers zorgvuldig omgaan met onderlinge afspraken en met de regels binnen het stelsel, |
| deelnemers op een goede wijze aangespoord worden om meer te handelen, |
| de communicatie over de voortgang van het stelsel en de regels binnen het stelsel tijdig, helder en volledig is, |
| er goed omgegaan wordt met klachten, misstanden en aanzetten tot misstanden, |
| het stelsel activiteit uitstraalt, |
| het stelsel stabiliteit uitstraalt. |
Het laatste aandachtspunt betekent onder meer dat het stelsel moet kiezen voor een administratiepakket dat ook op langere termijn bij het stelsel past. Zichtbare, ingrijpende veranderingen in de administratie, bijvoorbeeld de overstap naar een ander administratiepakket, moeten pas worden ingevoerd nadat de voordelen van deze verandering duidelijk zichtbaar zijn voor het bestuur, duidelijk zijn gecommuniceerd naar de deelnemers en uitvoerig getest zijn.
| LETSMenu theorie |
| LETSMenu praktijk |
