| PCMenu | LETS en LETSMenu | Access Tips en trucs |
| LETSMenu praktijk | LETSMenu theorie | LETSMenu stroomschema (PowerPoint, 215 kB) |
In deze tekst:
LETSMenu is gemaakt in Access 97. Bij conversie naar Access XP kunt u problemen tegen komen met de verwijzingen. Deze problemen zijn eenvoudig op te lossen, zie http://home.planet.nl/~digihans/LETSMenu/download.htm#Problemen%20oplossen. Zie ook voor de omzetting van Access 97 naar Access 2000 en hoger de tekst http://home.planet.nl/~digihans/pc_help/access/access97_2000.htm.
LETSMenu werkt met de volgende vier hoofdtabellen:
 | Inschrijvingen: In deze tabel staan alle naam- en adresgegevens van de ingeschrevenen. |
| Transacties: In deze tabel staan alle transacties tussen deelnemers onderling en tussen LETS en deelnemers (zoals declaraties). |
| Advertenties: In deze tabel staan alle advertentieteksten. |
| Geldtransacties: In deze tabel staan alle geldtransacties tussen LETS en de deelnemers: de geldbijdragen en eventuele giften. |
Daarnaast kent LETSMenu een groot aantal opzoektabellen. In deze tabellen staat aangegeven welke waarden per veld in de hoofdtabellen zijn toegestaan. Voorbeelden van opzoektabellen zijn: de wijkcodes, de rubrieken van de advertenties, de typen inschrijving. Alle opzoektabellen zijn in te vullen en te wijzigen bij Instellingen vanuit het hoofdmenu.
Enkele tabellen bevatten slechts één record. Een voorbeeld hiervan is de tabel Periode instellen, in het enige record van deze tabel staan alle gegevens van de actuele periode en van het stelsel.
LETSMenu maakt tevens een aantal tijdelijke tabellen aan, bijvoorbeeld voor het bijwerken van de saldi tijdens een periode. In de namen-tabel staan saldi- en handelgegevens op het moment van de afsluiting van de laatste periode opgenomen, in tijdelijke tabellen worden de transacties van de lopende periode geplaatst.
LETSMenu is op diverse manieren en niveaus beveiligd of te beveiligen:
LETSMenu is gebaseerd op een database van Access. In Access definieert u voor elke tabel per veld het gegevenstype, bijvoorbeeld tekst, geheel getal, datum, valutawaarde. U kunt het gegevenstype verder beperken door bijv. de lengte van een tekstveld op te geven. Ook kunt u, in de gegevensdatabase maar ook in de formulieren, het bereiken van de in te vullen waarde opgeven, bijvoorbeeld een datum die tussen 1 jaar terug en nu moet liggen. Het is, wanneer de definitie van het gegevenstype goed is ingesteld, onmogelijk om een verkeerde waarde in te vullen.
In LETSMenu is waar mogelijk het gegevenstype ingesteld en beperkt. U kunt bijvoorbeeld bij transacties alleen hele getallen invoeren voor het aantal eenheden en alleen transacties invoeren met een datum tussen één jaar terug en vandaag.
Access slaat de gegevens op in een relationele database. Dit betekent dat u alle tabellen met elkaar kunt laten samenhangen. Wanneer u in een tabel een veld verandert, worden, als dit nodig is, ook de samenhangende velden uit andere tabellen veranderd.
In LETSMenu is waar mogelijk de relatie tussen de tabellen ingesteld. Wanner u bijvoorbeeld een deelnemerscode of een wijkcode verandert, worden alle vergelijkbare velden in de andere tabellen automatisch ook veranderd.
LETSMenu is beveiligd tegen ongecontroleerde wijzigingen in tabellen. Vanuit LETSMenu kunt u bijvoorbeeld niet rechtstreeks het saldo van een deelnemer wijzigen, u kunt dit saldo alleen wijzigen door een transactie in te voeren.
LETSMenu is beveiligd met een inlognaam en een wachtwoord. Zonder de juiste inlognaam en het juiste wachtwoord kunt u het menu en de formulieren niet openen. De beheerder kan aan verschillende inlognamen verschillende bevoegdheden toewijzen.
Hiervoor geldt hetzelfde als voor de beveiliging tegen onbevoegd gebruik.
LETSMenu gaat zorgvuldig om met transacties. Transacties worden in één tabel gezet, de saldi in de tabel Namen wordt pas bijgewerkt wanneer u de periode afsluit. Door de combinatie van deze twee punten kunt u veilig een transactie in een lopende periode verwijderen of corrigeren, zonder het gevaar te hebben dat de saldi niet meer kloppen. LETSMenu is daarnaast beveiligd tegen het verwijderen of wijzigen van transacties in reeds afgesloten periodes: u kunt deze transacties niet verwijderen of wijzigigen.
LETSMenu is niet beveiligd tegen gegevensverlies, LETSMenu maakt niet zelf een backup van de gegevens. Wel is het zo dat Access, en dus ook LETSMenu, gewijzigde gegevens direct opslaat in het bestand. Wanneer het programma of de pc crasht, dan bent u dus geen ingevoerde gegevens kwijt.
U kunt periodiek en bij voorkeur vlak voor het afsluiten van een periode en vlak voordat u andere grote acties uitvoert, zoals het automatisch kenmerken van de wanbetalers, een backup maken van het gegevensbestand LETSMdat.mdb. Wanneer het afsluiten van de periode ongewenste resultaten geeft, kunt u deze backup terugzetten.
Wanner het gegevensbestand op een netwerkserver staat dan zal de netwerkbeheerder vermoedelijk dagelijks automatisch een backup van de bestanden maken. In overleg met hem of haar kunt u, indien noodzakelijk, deze backup laten terugzetten.
LETSMenu is niet beveiligd en niet te beveiligen tegen computervirussen die bestanden wissen. U zult dezelfde maatregelen moeten treffen als bij het punt Beveiliging tegen onbevoegd gebruik.
Op dit moment zijn er geen virussen bekend die alleen in Access actief zijn. De meeste virussen worden gemaakt voor Word en Excel. Theoretisch is het echter wel goed mogelijk dat iemand een Access-virus maakt: de techniek hiervoor is vergelijkbaar met die voor bijvoorbeeld Word of Excel.
LETSMenu is niet bestand tegen moedwillig misbruik. Iemand die bewust kwaad wil en de database gaat uitzoeken, kan alle gegevens zien en ongewenste wijzigingen uitvoeren en de inlognaam en het wachtwoord omzeilen. Wel is er binnen LETSMenu veel aan gedaan om dit moeilijk te maken, bijvoorbeeld door het uitzetten van enkele toetsen zoals de F11-toets en het direct openen van het formulier Menu. Wanneer een gebruiker per ongeluk het gegevensbestand in plaats van het programmabestand probeert te openen dan krijgt hij/zij hier een melding over en kan niet verder. Bij normaal, niet moedwillig verkeerd gebruik zal de gebruiker niet onbevoegd bij de gegevens kunnen komen of deze onbevoegd en/of ongecontroleerd kunnen wijzigen.
U kunt zelf LETSMenu op verschillende manieren extra beveiligen. Zie hiervoor de handboeken over Access of de tekst Access beveiliging. In het algemeen geldt voor beveiligingsmaatregelen, dat deze het gebruik en het beheer van het programma evenredig bemoeilijken. Anders gezegd: een sterk beveiligd programma kan voor de gebruiker, maar zeker ook voor de beheerder veel extra handelingen betekenen.
Enkele voorbeelden van extra beveiligingsmaatregelen die u kunt nemen zijn:
U kunt de bestanden alleen geven aan mensen die u vertrouwt.
| Wanneer LETSMenu binnen een netwerk draait, dan kunt u optimaal gebruik maken van de beveiliging van het netwerk zelf. U plaatst de bestanden op de netwerkserver (werk de koppelingen bij, zie de installatiehandleiding) en stelt de netwerkbevoegdheden (lees- en schrijfrechten) per netwerkgebruiker naar wens in. Tip: test de ingestelde bevoegdheden goed. |
| U kunt LETSMenu.mdb als .mde bestand opslaan. De gebruiker kan dan geen formulieren, rapporten, macro's of modules wijzigen. De gegevens zijn wel beschikbaar voor diegenen die moedwillig de database gaan onderzoeken. |
| U kunt het gegevensbestand opslaan in een verborgen map. De gemiddelde gebruiker ziet dan niet het gegevensbestand in bijvoorbeeld Verkenner. |
| U kunt in Access het gegevensbestand en het programmabestand coderen. Iemand die met een teksteditor de database gaat bekijken ziet dan geen leesbare tekst meer. |
| U kunt binnen Access tabellen, queries enz. verbergen. U stelt dit in bij de Eigenschappen van elk object afzonderlijk. |
| U kunt de database LETSMenu.mdb beschermen met een wachtwoord. |
| U kunt Access op gebruikersniveau beveiligen met wachtwoorden. Maak eerst een backup van de bestanden op een veilige plaats, test alles zorgvuldig en lees goed de documentatie hierover, voordat u hier mee begint. Let er ook op dat Access niet alleen LETSMenu, maar ook andere Access-programma's die op deze pc draaien van deze beveiliging voorziet. |
| U kunt van LETSMenu een run-time vesie maken. U moet dan de beschikking hebben over de Developers versie van Access. Bij een run-time versie kan de gebruiker het programma alleen gebruiken en kan niet de formulieren en dergelijke bekijken. |
Transacties worden slechts één keer in LETSMenu geboekt.
In LETSMenu wordt (in tegenstelling tot de werkwijze in veel andere LETS- en algemene administratieprogramma's) een transactie slechts één keer geboekt, met zowel de naam van de uitgever als de ontvanger in de transactie. Zie de tabel Transactie. Bij de uitdraai van de periodegegevens wordt de transactie pas in tweeën gedeeld: een transactie bij de uitgever en een transactie bij de ontvanger. De gegevens van deze twee deelnemers worden gelijktijdig afgedrukt of getoond, dus er kan geen transactie maar half afgehandeld zijn.
In veel andere programma's wordt een transactie wel direct verdeeld in twee boekingen. Bij die programma's is het theoretisch wel mogelijk dat u rommelt in de transacties van een deelnemer en hierbij dus een transactie niet afmaakt. (De meeste programma's hebben maatregelen getroffen waardoor u deze fouten niet snel kunt maken.) Bij LETSMenu is het door het principe van het programma niet mogelijk om een boeking slechts aan één kant af te handelen.
Saldi in tabel Namen zijn niet gelijk aan de actuele saldi.
Voor de puzzelaars onder de administratie-uitzoekers: het lijkt er op dat in het gegevensbestand LETSMdat.mdb bij de tabel Namen de saldi niet goed staan. Dat komt omdat de transacties van de lopende periode pas bij deze tabel worden bijgeschreven, op het moment dat u de periode afsluit. Als u tussendoor een uitdraai wilt hebben van de saldi, dan pakt LETSMenu de saldi uit de tabel Namen en telt er tijdelijk de transacties van de lopende saldi bij op. LETSMenu doet dit middels enkele queries en tijdelijke tabellen.
De reden voor de keuze voor deze werkwijze is dat u in LETSMenu gedurende
de periode transacties kunt verwijderen, wijzigen enzovoort, zonder dat het
gevolgen heeft voor de saldi. In andere programma's, waarbij transacties wel
direct verwerkt worden in de saldi-stand, kunt u niet zo maar een transactie
wijzigen, de administratie wordt dan al snel een puinhoop.
Voor LETSMenu betekent dit in de praktijk het volgende: ga nooit rechtstreeks
in de tabel Namen iets aan de saldi wijzigen, maar doe dit altijd via een
transactie die u, volgens de standaardprocedure, in het programma boekt. Het
programma dekt goed af dat u niet onbevoegd een saldostand kunt wijzigen. Het
betekent ook: ga niet rechtstreeks in de tabel Namen kijken naar de
saldi-stand, maar doe dit via het programma. Het programma biedt diverse
overzichten en formulieren waarin u de actuele saldi kunt bekijken. Mocht u
per ongeluk toch saldi in de tabel Namen gewijzigd hebben, dan kunt u vanuit
het menu Instellingen de saldi opnieuw laten berekenen: dubbelklik op de knop
Saldi bijwerken vanaf 0-stand. Dit werkt echter alleen als u alle transacties
geboekt hebt en geen enkele handmatige aanpassing van het veld Saldo in de
tabel Namen hebt aangebracht.
Van Access zijn verschillende versies op de markt gebracht: o.a. 2.0 voor Windows 3.1x en Access 7.0, 97 en 2000 voor Windows 95/98/NT. De latere versies zijn in veel opzichten krachtiger en gebruiksvriendelijker dan de eerdere versies. U kunt niet downgraden: een Access-toepassing die in een nieuwere versie is gemaakt kan niet meer geschikt worden gemaakt voor een eerdere versie van Access. LETSMenu is gemaakt in Access 97 en werkt dus onder Acces 97, Access 2000 en hoger maar niet onder Access 2.0 en Access 7.0.
LETSMenu bestaat uit twee Access-bestanden.
Opmerking: In de demonstratieversie zijn deze twee bestanden samengevoegd in één bestand. Het is af te raden om deze versie te gebruiken als definitieve versie. De definitieve versie werkt met twee bestanden. U kunt dan makkelijk LETSMenu vernieuwen, wanneer er bijvoorbeeld een update van LETSMenu verschijnt. Uw gegevensbestand (LETSMdat.mdb) blijft ongewijzigd, het programmabestand (LETSMenu.mdb) kunt u zonder problemen vervangen door de nieuwe versie.
| In LETSMenu.mdb zijn alle formulieren, rapporten, macro's, queries en modules opgenomen. |
| In LETSMdat.mdb zijn alle tabellen opgenomen. LETSMenu gaat er van uit dat u het bestand LETSMdat.mdb heeft staan in de directory c:\LETSMenu\ U kunt deze locatie ook wijzigen, zie de tekst Koppelingsbeheer. |
De twee bestand kunnen erg groot worden (LETSMenu.mdb is ong. 6 MB groot,
LETSMdat.mdb 2 tot 6 MB). U kunt echter de bestanden goed comprimeren met
programma's als bijvoorbeeld PowerArchiver, Winzip of het gratis programmaatje
100ziper, waarmee u de bestandsgrootte
kunt beperken met een factor 6 tot 10. De bestandsgrootte blijft hierdoor ruim
onder de 1,44 MB en de bestanden pas dus op een diskette.
U kunt het bestand vaak ook iets verkleinen door vanuit Access het bestand te
comprimeren, zie hiervoor in de menubalk bij Extra >>
Databasehulpprogramma's.
U hoeft een bestand in Access nooit tussendoor op te slaan: Access werkt de tabellen direct bij nadat u een record hebt ingevoerd of gewijzigd. Ook wanneer uw computer crasht tijdens het werken met een Access-bestand, kunt u Access weer opnieuw starten en zult u meestal geen gegevens kwijt zijn.
De afdrukmarges in Access staan standaard op 2,54 cm (één inch) boven, onder, links en rechts. Dat is veel te veel: u kunt daardoor veel te weinig kwijt op een pagina. LETSMenu gaat uit van afdrukmarges van hooguit 1,5 cm. Stel Access daarom per Access-installatie en per printer die op deze pc is aangesloten in op afdrukmarges van 1,5 cm links, rechts, boven en onder. U doet dit bij Extra >> Opties >> Algemeen >> Afdrukmarges. Zie ook de installatiehandleiding.
LETSMenu is goed de millenniumgrens overgegaan. Tot 2029 zijn er geen problemen te verwachten met LETSMenu. Jaartallen van geboortedata voert u in als viercijferige jaartallen. Andere jaartallen jaartallen die u als tweecijferig jaartal invoert zet Access automatisch om in een viercijferig jaartal tussen 1930 en 2029.
LETSMenu heeft op drie plekken in twee formulieren en op drie plekken in twee tabellen een geldsymbool staan. In versies vanaf november 2001 is dit het Euro-teken, €, in eeerdere versies is dit de "f ". U kunt zelf eerdere versies Euro-proof maken. Geldsymbolen staan op de volgende plaatsen:
1. Het veld Bedrag in het formulier Subformulier Geldbijdrage dat een onderdeel is van het formulier Instellingen geldbijdrage.
| Open LETSMenu met de Shift-toets ingedrukt. |
| Ga naar het tabblad Formulieren |
| Klik op het formulier Subformulier Geldbijdrage |
| Klik op Ontwerpen |
| Klik op het veld Bedrag |
| Klik op de rechter muisknop en kies voor Eigenschappen |
| Wijzig bij de eigenschap Notatie de "f " in "€ " (vergeet de spatie niet). |
2. Idem voor de velden Bedrag en Inschrijfgeld van het formulier Geldbijdage.
3. De tabel Geldbijdrage, de velden Bedrag en Inschrijfgeld.
| Start Access |
| Open het bestand LETSMDat.mdb met de Shift-toets ingedrukt. |
| Ga naar het tabblad Tabellen |
| Klik op de tabel Geldbijdrage |
| Klik op Ontwerpen |
| Klik op het veld Bedrag |
| Wijzig bij de eigenschap Notatie de "f " in "€ " (vergeet de spatie niet). |
| Doe hetzelfde voor het veld Inschrijfgeld. |
4. Idem voor de tabel Namen, het veld Geldsaldo.
Het Euro-teken vindt u met linker-Alt + 0-1-2-8 op het numerieke toetsenbord.
Als het Euro-teken niet getoond wordt, dan hebt u nog een oud lettertype-bestand op uw computer. Bij o.a. de website van Microsoft kunt u o.a. de Euro-patch met de nieuwere MS Sans serif, MS Serif, Arial en Times New Roman laden, met het Euro-teken er in (http://www.microsoft.com/ , zoeken naar bijv. Euro).
Natuurlijk moet u ook de guldens eenmalig omrekenen in Euro's. Dat kan met een Bijwerkquery, waarbij u het Bedrag wijzigt in Bedrag / 2,20371. Het gaat om de volgende tabellen en velden:
| Geldtransactie: Bedrag |
| Geldbijdrage: Bedrag, Inschrijfgeld |
| Namen: Geldsaldo |
LETSMenu wordt niet als run-time programma aangeboden.
Regelmatig wordt gevraagd of LETSMenu als een executabel bestand
aangeleverd kan worden. Een executabel bestand is een bestand dat gestart kan
worden zonder dat u een ander programma nodig hebt. Dit is wel mogelijk, maar
gewenst wanneer u niet meer zelf iets aan het programma wilt wijzigen.
Hieronder volgt een uitleg van de voor- en nadelen van een executabel
Access-bestand.
| In een executabel programma is de auteur (of de beheerder) alleen verantwoordelijk voor het beheer. Dit legt een grote druk op de auteur en maakt het onderhoud van het programma kwetsbaar: hij/zij is de enige die wijzigingen kan invoeren en fouten kan corrigeren. |
| Een executabel programma is niet transparant: niemand kan zien hoe het programma opgebouwd is. Het betekent ook dat u als gebruiker nooit kan achterhalen waarom iets werkt zoals het werkt of waarom iets niet kan werken. Een niet-transparant programma stimuleert niet tot meedenken over de principes van het programma en over de eventuele verbeteringen. Met zo'n gesloten structuur kan er veel minder makkelijk iets verbeterd worden aan het programma. |
| Een Access executabel programma heeft wel een aantal bestanden van Access nodig. Het zijn de bestanden die er voor zorgen dat u Access kunt draaien als alleen-lezen programma, zonder dat u het volledige programma nodig hebt. Veel LETS-programma's werken op deze manier, bijv. de twee Engelstalige programma's LOIS en LETSAssist. Van een Access-bestand kunt u geen puur Exe-programma maken, dat zelfstandig kan draaien. |
| De hardware-eisen (486 / 16 MB) en de software-eisen (Windows 95, 98, Me, NT4, 2000 of XP) zijn voor het executabel programma en voor Access gelijk, op de aanwezigheid van Access 97 of hoger na. |
| Een executabel programma kan door de gebruiker niet meer aangepast worden. De aanpassingen kunnen alleen in het originele .mdb-bestand worden aangebracht waarna het bestand weer als executabel bestand omgezet moet worden. |
| Binnen de LETS-stelsels in Nederland zijn grote verschillen in opbouw van het stelsel en in de administratieve processen. Het ene stelsel wil bijv. een vast bijdrage per maand, het tweede een percentage van de bijschrijvingen, het derde wil beide gecombineerd, het vierde stelsel wil ecotax berekenen enz. De een wil deelnemerslijsten op A4, de andere op A5, de derde wil geen handel en aantal vermeld hebben, de vierde wil juist weer alles. Grote stelsels hebben daarbij soms de wens om op meerdere locaties te kunnen werken: voor advertenties - transacties - deelnemers - geld. In LETSMenu is zo veel mogelijk met deze wensen rekening gehouden, maar niet alle wensen zijn bekend en kunnen bekend zijn. Met een executabel programma kunnen de stelsels hun eigen wensen niet zelf invoeren maar alleen doorgevoerd krijgen door aan de auteur te vragen om deze wensen te verwerken in een nieuwe of aangepaste versie. |
| In een executabel Access-programma kan de gebruiker niet de tabellen benaderen buiten het programma om. In een Access bestand kan dat wel: u kunt een tweede Access bestand maken en de tabellen uit het eerste Access bestand hier in bijsluiten (koppelen) of importeren. Het tweede Access bestand kunt u bijvoorbeeld zo programmeren dat u alleen de tabellen kunt bekijken. U kunt zelfs koppelingen tussen LETSMenu en Word of Excel maken, om tabellen in LETSMenu te gebruiken voor bijv. uw mailing (Word) of extra grafieken, draaitabellen en analyses (Excel). |
| Een niet-executabel programma zoals LETSMenu vereist dat u over Access 97 beschikt. Dat is voor sommigen een flinke investering: Access 97 is als los pakket voor enkele honderden guldens te koop, Access 2000 is een onderdeel van de Office 2000 professional suite.. Alle studenten en medewerkers van HBO-en WO-instituten en academische ziekenhuizen kunnen echter Office 97 of Office 2000 professional voor f 35,- - f 40,- krijgen van hun onderwijsinstelling, voor werknemers van andere bedrijven geldt vaak een vergelijkbare regeling. Access is daarbij bruikbaar voor vele andere doeleinden. De Access 97 en 2000 versie wordt voorzien van vele database-voorbeelden die u zelf kunt gebruiken en aanpassen: een cd-catalogus, een wijn-gids enz. |
LETSMenu kunt u naar eigen wens aanpassen (zie de opmerking over Gebruiksvoorwaarden en bronvermelding). Het is aan te raden om tevoren een back-up te maken van de bestanden LETSMenu.mdb en LETSMdat.mdb en ingrijpende wijzigingen uitgebreid te testen, voordat u uw nieuwe programma in productie neemt.
In LETSMenu wordt gewerkt met periodes. Bij het afsluiten van een periode worden de transacties definitief uitgevoerd en worden enkele historie-tabellen bijgewerkt, o.a. het aantal deelnemers en het aantal advertenties in deze periode. Deze historiegegevens kunt u later niet meer uit de gegevens halen. Wanneer u besluit om de werkwijze met periodes uit het programma te verwijderen, dan is het aan te bevelen om tegelijkertijd op een andere manier de historiegegevens van de deelnemers en de advertenties op te bouwen in uw programma. U raakt anders belangrijke managementgegevens van uw stelsel kwijt. Alle transacties binnen LETSMenu worden wel bewaard, u kunt de historiegegevens van de transacties daardoor altijd terugvinden.
U kunt de tabellen en query's uit een Access-programma zoals LETSMenu in diverse andere programma's inlezen of gebruiken. Tabellen en query's uit Access kunt u onder meer lezen in MS Word. Formulieren, rapporten, macro's en modules van het Access programma kunt u alleen binnen andere Access-programma's gebruiken.
U kunt tabellen uit Access niet inlezen in Excel, maar u kunt wel makkelijk tabellen en query's uit Access opslaan als een Excel-bestand. Vanuit Access uit u ook makkelijk tabellen in HTML-formaat opslaan, voor publicatie op een website. In Access 2000 is dit nog beter geregeld dan in Access 97, u kunt in Access 2000 in de HTML-pagina's (beperkte) selectiemogelijkheden aan de gebruiker aanbieden.
Wanneer u de deelnemersgegevens uit LETSMenu in een ander programma wilt gebruiken, houdt er dan rekening mee dat LETSMenu de saldi van de deelnemers pas bij de afsluiting van een periode bijwerkt. Zie Saldi in tabel Namen.