 | |||||||||||||||||
| |||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||
| |||||||||||||||||
|
|
| |
| |
|
Zie ook elders op deze site:
| PCMenu | AdresMenu | Access tips en trucs |
| Boek Programmeren met Office 97, uitgeverij Data Becker. | ||
DocMenu is geen commercieel product. U kunt DocMenu downloaden. Deze versie kunt u zelf aanpassen, mits u behoorlijk veel verstand van Access hebt. DocMenu is niet bedoeld voor het beheren van documenten die u van anderen ontvangt. Het programma en deze tekst zijn vooral bedoeld om te laten zien wat kleinschalig beheer van uw door uzelf / uw collega's gemaakte documenten kan betekenen en voor u om inspiratie op te doen. Tevens laat DocMenu zien wat er in ontwikkelomgevingen zoals Access mogelijk is. Zie ook het kopje Status.
In deze tekst:
|
|
Tip: Klik op een afbeelding om deze te vergroten.
Met DocMenu kunt u de documenten van uzelf en van uw afdeling maken en beheren. DocMenu helpt u bij het maken van een document, het opslaan van een document en het terugvinden van een document. U kunt documenten snel terugvinden op een trefwoord, het onderwerp, de naam van de auteur of een ander belangrijk kenmerk van het document. U kunt desgewenst sjablonen gebruiken voor het document, zoals uw briefsjabloon in uw eigen huisstijl.
DocMenu regelt voor u de opslag van het document, zodat u niet meer het verschil tussen alle netwerkschijven en de namen van alle mappen hoeft te onthouden.
DocMenu werkt perfect samen met de bevoegdhedenstructuur van uw netwerk en zorgt zo voor de juiste afscherming van uw bestanden, zodat alleen bevoegde personen uw document kunnen bekijken of bewerken.
DocMenu werkt samen met uw teksten (Word), rekenbladen (Excel) en presentaties (PowerPoint). DocMenu is flexibel en is goed in te stellen voor uw specifieke situatie.
DocMenu maakt gebruik van de standaard Eigenschappen van de documenten (Word, Excel, PowerPoint), die in het document bewaard worden. De eigenschappen van de documenten zijn ook buiten DocMenu om te bekijken en te wijzigen, dus blijven zichtbaar wanneer u een document verzendt naar iemand buiten uw organisatie.
DocMenu is beveiligd voor onbevoegd gebruik. Uw rechten in DocMenu zijn gekoppeld aan uw inlognaam van het netwerk. De beheerder van DocMenu kan uw rechten in DocMenu aanpassen.
Klik in het Hoofdmenu op de knop Nieuw om een nieuwe document te maken.
In plaats van het direct aanmaken van een tekst in Word of een werkblad in Excel of een presentatie in PowerPoint, start u eerst DocMenu. U beantwoord de vragen over het nieuwe document, zoals eigenaar, onderwerp, status. Klik daarna op de knop Maak nieuw document. DocMenu bepaalt aan de hand van uw antwoorden op de vragen zelf waar en onder welke titel het bestand moet worden opgeslagen.
DocMenu maakt het document voor u aan in het betreffende programma en u kunt het document verder afmaken.
Tip: Houd de volgorde van de vragen aan, DocMenu past de keuzemogelijkheden per veld aan aan de hand van wat u in eerdere velden heeft gekozen.
Tip: Druk op de Tab-toets of Shift+Tab om naar een volgende / vorige selectie te gaan en druk op de F4-toets om een keuzelijstje te openen.
Wilt u een document selecteren voor afdrukken of bewerken, klik dan op de knop Selecteren in het Hoofdmenu. U ziet het volgende venster:
U kunt in de Keuzevelden opgeven welke selectie u wilt, bijvoorbeeld Onderwerpcategorie: Patiënt en Bespreking: 1/1. Als u een selectiecriterium toevoegt, toont DocMenu direct in het scherm alle documenten die aan uw nieuwe criteria voldoen. U kunt een of meer selectiecriteria invoeren, hoe meer criteria u invoert, des te minder aantal documenten u ziet.
Tip: Druk op de Tab-toets of Shift+Tab om naar een volgende / vorige selectie te gaan en druk op de F4-toets om een keuzelijstje te openen.
In de Lijst kunt u vervolgens het document aanklikken dat u wilt afdrukken of bewerken.
De knop net onder
de titel van het formulier heft uw selectie op: als u op deze knop klikt ziet
u alle documenten weer.
Nadat u een document geselecteerd hebt, kunt u het openen, afdrukken of bijwerken:
U kunt met deze knoppen het document:
| Het document Openen (om het te bewerken of te bekijken). |
| DocMenu bijwerken met de eigenschappen uit het document. |
| De eigenschappen van het document bijwerken. |
| Het document Verwijderen uit DocMenu. |
| Het document Afdrukken. |
Wilt u meer documenten afdrukken, klik dan op het volgende document en klik weer op de knop Afdrukken.
Het bijwerken van de documenteigenschappen gaat automatisch, tenzij het document buiten DocMenu om geopend en bewerkt is. Met de knoppen in dit formulier kunt u dan alsnog de documenteigenschappen bijwerken.
Opmerking: Wanneer u een document uit DocMenu verwijdert, wordt het document zelf niet weggegooid, maar wordt alleen de verwijzing naar het document uit DocMenu verwijderd. De beheerder kan in een later stadium de documenten zelf verwijderen.
Veel documenten zijn bedoeld om op een bepaald moment besproken te worden. U kunt bijvoorbeeld documenten maken voor een werkoverleg, een bespreking of een symposium. In het formulier Bespreking kunt u zulke momenten vastleggen. Daarna kunt u gemakkelijk in DocMenu alle documenten bij elkaar zoeken die bestemd zijn voor dezelfde bespreking.
U geeft de datum en de tijd op van de bespreking (notatie: dag-maand- jaar uur:minuut, bijv. 23-10-200 15:30) en type in het volgende vakje de eerste maximaal vier letters van het soort bespreking, bijv. bhp. DocMenu maakt automatisch de naam aan van de bespreking, bijv. bhp__2001-10-23.
Alle documenten kunt u indelen in een onderwerpcategorie en een onderwerp binnen deze categorie. Tevens kunt u per onderwerpcategorie de gebruikte sjablonen bepalen.
Met de eigenaargroep bepaalt u welke groep de documenten beheert. U kunt groepen indelen volgens bijvoorbeeld afdeling, maar ook volgens functie. Tevens bepaalt u waar deze groep de documenten opslaat. Door de juiste mappen op de netwerkschijven te kiezen en deze mappen in de netwerkomgeving af te schermen voor bepaalde gebruikersgroepen, bepaalt u tevens de afscherming van deze documenten.
U kunt eveneens aangeven dat een bepaalde groep documenten alleen door de eigen groep of alleen door de auteur in DocMenu getoond mag worden. U kunt hierdoor o.a. persoonlijke documenten toch opnemen in DocMenu, zonder dat anderen deze documenten kunnen zien.
De keuze van de indeling van de groepen (naar afdeling, naar functie of anderszins) moet u laten afhangen van de rechten die u de deelnemers van deze groep wilt geven om bepaalde documenten te bekijken en/of te lezen.
Omdat de instellingen van de Eigenaargroep nauw samenhangen met de netwerkindeling, kunt u dit formulier alleen in overleg met de netwerkbeheerder invullen.
Voor elke medewerker die van het programma gebruik maakt moet u instellen welke bevoegdheid hij of zij krijgt.
| Standaard krijgen medewerkers de bevoegdheden van Gebruikers - zij kunnen dan documenten maken, openen, wijzigen en afdrukken, maar kunnen geen Onderwerpen, Eigenaargroepen, Besprekingen en andere instellingen wijzigen. |
| Beheerders kunnen wel Onderwerpen en Besprekingen maken en wijzigen. |
| De Bevoegdhedenbeheer kan tevens bevoegdheden voor medewerkers instellen. |
| De Programmabeheerder kan alles instellen, ook de Eigenaargroep. |
Bij elke medewerker kunt u tevens opgeven wat de standaard Eigenaargroep is en wat de standaard Onderwerpcategorie is van deze medewerker.
De gebruiker van DocMenu kan bij elk nieuw document de Eigenaargroep kiezen (Het document moet opgeslagen worden bij ...). De Eigenaargroep bepaalt in welke map het document opgeslagen wordt. Omdat voor alle mappen op de netwerkschijven bepaalde lees- en schrijfbevoegdheden zijn ingesteld, bepaalt de gekozen Eigenaargroep dus tevens de lees- en schrijfbevoegdheden voor het document.
Met het formulier Bestanden importeren kunt u bestanden die buiten DocMenu om gemaakt zijn, in DocMenu opnemen. Vervolgens kunt u de eigenschappen van de documenten (Onderwerp, Eigenaar enz.) aanpassen in zowel DocMenu als in het oorspronkelijke document.
| Typ in de keuzelijst het pad in waar de documenten staan die u wilt importeren. |
| Druk op de Tab of de Enter. |
| Klik op de documenten die u wilt importeren. Tip: Houdt de Ctrl-toets ingedrukt om meer documenten te kunnen selecteren. |
| Klik op de knop Importeren om de documenten te importeren. |
| Klik daarna op de knop Documenten bijwerken om de documenteigenschappen bij te werken in het document en in DocMenu. |
In het formulier Bladeren door documenten kunt u snel de eigenschappen van het document en/of in DocMenu aanpassen.
| Zoek het document op. |
| Klik op een van de knoppen om het document te openen, af te drukken, bij te werken of DocMenu bij te werken met de eigenschappen van het document. |
DocMenu is gemaakt in Access 97 en werkt samen met Word 97, Excel 97 en PowerPoint 97. DocMenu is ook bruikbaar in Office 2000 of in Office XP, mits alle programma's (Access, Word, Excel, PowerPoint) van dezelfde versie zijn. Voor Office XP en 2003 kunt u problemen krijgen met de Verwijzingen, deze kunt u meestal makkelijk oplossen, zie hier.
DocMenu is gemaakt voor gebruik in een netwerkomgeving.
DocMenu is bedoeld voor een kleinschalige omgeving met maximaal ± 20 gelijktijdige gebruikers, waar het uitstekend kan voldoen. Bij meer gebruikers kunt u desgewenst meerdere exemplaren van DocMenu op het netwerk plaatsen. DocMenu is geen webgebaseerde applicatie.
DocMenu is vooral bedoeld voor documenten die u of uw collega's zelf maken en is minder geschikt voor het beheren van vooral bestaande en van anderen afkomstige documenten. Documenten die u van anderen ontvangt kunnen alleen binnen DocMenu beheerd worden wanneer deze in Word-, Excel- of PowerPoint-formaat beschikbaar zijn.
DocMenu is gemaakt in Access. De programmabeheerder kan vrijelijk het programma aanpassen. DocMenu is daardoor vooral bruikbaar binnen organisaties waar kennis van Access in huis is of in huis gehaald kan worden.
DocMenu onderscheidt zich op de volgende punten van andere documentbeheersystemen:
| DocMenu heeft een overzichtelijke functionaliteit, waardoor de gebruiker snel, met weinig moeite met het programma kan werken. |
| Met DocMenu kunt u documenten maken en daarna beheren, de meeste andere documentbeheerssystemen zijn vooral bedoeld om bestaande documenten te beheren. |
| DocMenu kan gebruik maken van de sjablonen die in uw organisatie aanwezig zijn voor bijvoorbeeld een huisstijl of voor invulformulieren. Per onderwerp kunt u de toegestane sjablonen bepalen. |
| DocMenu maakt gebruik van de standaard Eigenschappen van de documenten (Word, Excel, PowerPoint) die in het document bewaard worden. De eigenschappen van de documenten zijn ook buiten DocMenu om te bekijken en te wijzigen. |
| DocMenu is makkelijk aanpasbaar door de technische beheerder. |
| DocMenu heeft geen web-functionaliteit en geen scan-functie en werkt alleen met documenten van Word, Excel en PowerPoint. |
Documentenbeheer heeft raakvlakken met:
| Kennismanagement. |
| Workflow. |
| Postarchivering. |
| Correspondentiesysteem, relatiebeheer. |
Wilt u een documentbeheersysteem in een grootschalige omgeving of met meer functionaliteit inzetten, dan zal DocMenu niet voldoen. Overweeg dan om een ander documentbeheersysteem aan te schaffen. In onderstaand overzicht ziet u een aantal documentbeheersystemen die in Nederland te koop zijn.
De prijzen en de mogelijkheden verschillen aanzienlijk per pakket. Prijzen zijn gebaseerd op bijvoorbeeld de af te nemen modules, de schaalgrootte, de te verlenen service zoals begeleiding bij de implementatie, scholing van beheerders en gebruikers, de duur en de aard van onderhoudscontracten.
| Signifile: Beheren, snel rubriceren ('labelen') en snel terug laten vinden van bestaande documenten. Signifile is leverbaar voor zowel kleine als grote organisaties en heeft ook een web-based versie. |
| DKS Enterprise, Infoland: Maken en beheren van kwaliteitsdocumenten, publiceren op Internet of intranet. |
| Easy DMS, Swets-Farrington: Scannen en beheren van documenten, e-mail enz., publiceren op Internet of intranet, inclusief workflow management. |
| Document Manager, Circle software: Scannen en beheren van documenten, e-mail enz., publiceren op Internet of intranet. |
| DocsOpen, Hummingbird, in Nederland gedistribueerd
door Unisys. |
| Corsa The document store, BCT: Beheren, archiveren, scannen van documenten, mail enz., inclusief workflow management. |
| Pro/document, Oravision: documentmanagementsysteem. |
| DDInformatica: Document management systemen, workflow management, scanning, zorg-automatisering. |
| DISKIS, Databalk, ook via PAT: Document systemen, spraakherkenning, huisstijlautomatisering. Brochure in PDF-formaat. |
| Perfect view: Relatiebeheer met hieraan gekoppeld het beheren van documenten. |
| Manual Master: Postarchivering. |
Adviesbureau voor documentatiemanagement: onder andere:
| Doxis Informatiemanagers. |
Tijdschrift voor document informatie systemen:
| VIP, uitgegeven door F&G Publishing. |
Adressenlijsten van leveranciers van document informatie systemen:
| VIPonline. |
Verzameling van artikelen (maart 2001) over document informatie systemen, samengesteld uit het weekblad Computable:
| Archiefstartpunt. |
DocMenu is gemaakt door Hans Bronkhorst, op basis van een voorbeeldprogramma uit het boek Programmeren met Office 97, uitgeverij Data Becker. DocMenu is gemaakt mede in opdracht van en in nauwe samenwerking met leidinggevenden en medewerkers van het UMC Utrecht, divisie Hersenen, afdeling Psychiatrie.
Met speciale dank aan: Hero Torenbeek, Brigit Heemskerk, Jaap Wijkstra, Ton de Jager, Kees de Jong, Menno van den Bergh en vele anderen.