AdresMenu en AdresMiniMenu
http://www.pcmenu.info - Hans Bronkhorst
Zie ook elders op deze site:
|
Opbouw AdresMenu Tips en trucs voor Access aan de hand van een analyse van AdresMenu |
Op deze pagina:
|
|
Hebt u een vraag over Access, stel deze dan op een van de forums, bijvoorbeeld http://office.webforums.nl
AdresMenu en AdresMiniMenu
AdresMenu is een programma voor het beheren van uw adressen en van de contacten die u hebt gehad met deze adressen. U kunt AdresMenu naar eigen wens aanpassen en bijvoorbeeld gebruiken voor uw eigen adressen, maar ook voor een ledenadministratieprogramma.
U kunt vanaf deze site twee versies van AdresMenu downloaden: AdresMenu is de standaard versie, AdresMiniMenu is een uitgeklede versie van AdresMenu. AdresMenu wordt geleverd met een keuzemenu, wat een aagempaste versie is van het Schakelbord, de standaard menustructuur die Microsoft bij Access-programma’s aanbiedt. Alle versies zijn gratis, u kunt deze voor uw eigen situatie gebruiken en aanpassen. De enige voorwaarde voor gebruik is dat u bij wijzigingen of overname van belangrijke delen van het programma de bron vermeldt: bron: AdresMenu, Hans Bronkhorst, http://www.pcmenu.nl.
Wilt u een inlogscherm maken bij AdresMenu, kijk dan eens bij InlogMenu. In dit programma is een sterk vereenvoudigde versie van AdresMenu opgenomen. U kunt verschillende gebruikersgroepen maken met verschillende bevoegdheden, bijvoorbeeld Gasten die alleen de adressen mogen bekijken, Gebruikers die adressen mogen maken, verwijderen en aanpassen en Beheerders die ook opzoektabellen mogen aanpassen.
Wat kunt u met AdresMenu en en AdresMiniMenu
|
|
U kunt de adressen als afzonderlijke kaarten of in een lijst weergeven. |
Klik op de afbeeldingen om deze te vergroten.
|
|
U kunt van elk adres een groot aantal gegevens invoeren, zoals de volledige naam, adres, land, drie telefoonnummers, banknummer, e-mail adres, homepage enzovoort. |
|
|
U kunt snel een adres zoeken op naam, categorie of status. |
|
|
Op een extra tabblad kunt u een aantal gegevens invoeren die u zelf bepaalt. |
|
|
Vanuit elke adreskaart kunt u een e-mail naar het adres verzenden. |
|
|
U kunt groepen aanmaken en adressen aan deze groepen toevoegen. |
|
|
U kunt verschillende lijsten, kaartjes en etikettenvellen afdrukken van alle kaarten of alleen van de kaarten die u eerst geselecteerd (gefilterd) hebt. |
|
|
U kunt per adres extra Namen registreren (bijvoorbeeld de familieleden of de werknemers of uw contactpersonen van een bedrijf). U kunt per extra naam extra gegevens opnemen, zoals e-mail adres, telefoonnummer, geboortedatum en een vrije tekst. |
|
|
U kunt per adres extra Adressen registreren, bijvoorbeeld een tweede vestiging of een thuisadres van een zakelijk contact. |
|
|
U kunt Gebeurtenissen (bijvoorbeeld contacten, zoals een (telefoon)gesprek, een brief of een bezoek) registreren, AdresMenu en AdresMiniMenu geven u een overzicht van alle Gebeurtenissen die op of over de datum zijn en die u nog niet als 'Gelezen' hebt gemerkt. |
|
|
In AdresMenu en AdresMiniMenu zijn veel handigheidjes ingebouwd, zoals een naar eigen wens in te stellen tweede adresregel, een controle op de juiste invoer van een postcode (voor Nederland en België) en het automatisch zoeken van een plaats bij de door u ingevulde postcode. |
|
|
U kunt aangeven of u standaard vanuit Nederland of vanuit België adressen aanmaakt en etiketten verstuurt. Uw voorkeurs-land wordt dan niet vermeld op de etiketten. |
|
|
U kunt in AdresMenu Transacties (bijvoorbeeld betalingen of schuldverklaringen) registreren, zodat u AdresMenu ook voor een kleine ledenadministratie kunt gebruiken (niet in AdresMiniMenu). |
|
|
U kunt in AdresMenu Artikelen registeren en uitleen hiervan direct boeken (niet in AdresMiniMenu). |
|
|
U kunt in AdresMenu sleutels of pasjes uitgeven en deze in AdresMenu beheren (niet in AdresMiniMenu). |
|
|
U kunt in AdresMenu kamers registeren (niet in AdresMiniMenu). |
|
|
Bij meerdere formulieren kunt u de achtergrondkleur kiezen uit een lijstje. Deze instelling wordt bewaard onder uw inlognaam van Windows. |
|
|
Op deze site vindt u een uitgebreide toelichting over hoe AdresMenu is opgebouwd. Als u handig bent in Access dan kunt u deze teksten gebruiken om het programma zelf aan te passen naar uw eigen wensen. Als u Access wilt leren dan is dit programma en deze site een goed startpunt. |
Tips voor gebruik
|
|
Teksten aanpassen: In Adres(Mini)Menu staat links boven een zin met Demonstratieversie... U kunt deze zin en andere teksten aanpassen in het formulier Informatie. Dit formulier opent u door te klikken op het logo, rechts boven. |
|
|
Zoeken: u kunt in de keuzelijstjes zoeken naar records of een vrije zoekopdracht invoeren met Ctrl+F of door te klikken op de Verrekijker. U kunt ook Selecties maken - zie verderop. |
|
|
Groepen: u kunt verschillende groepen maken, zie het tabblad Groep. U kunt adressen van meerdere groepen lid laten zijn. Klik op de knop rechts van dit tabblad om groepen aan te maken, te bewerken of te verwijderen. |
|
|
Categorie en Status: u kunt per adres ook één Categorie en één Status opgeven. Wilt u de keuzelijsten Categorie of Status wijzigen, dubbelklik dan op deze keuzelijst. |
|
|
Datums, nummers, vrije tekst: u kunt elk adres tot twee datumvelden, twee nummers en twee valutavelden meegeven. Tevens kunt u vrije tekst plaatsen op de adreskaarten. Ook de velden Kenmerk en Aanvulling zijn vrij invulbaar, in deze velden kunt u echter maximaal 255 tekens plaatsen. De meeste van deze velden vindt u op het tabblad Extra velden. |
Selecties maken
U kunt gemakkelijk een selectie maken van adressen met het Formulierfilter. Klik in de Werkbalk (linksboven, direct onder de Menubalk) op de knop Formulierfilter en stel per gewenst veld de selecties in. U kunt op het formulier meer voorwaarden opgeven die tegelijk moeten gelden, bijvoorbeeld: Plaats is: "Utrecht" en Postadres: Is Not Null.
U kunt de standaard voorwaarden van Access gebruiken:
|
Voorwaarde... |
Betekent... |
|
"Naam" |
de waarde in het veld moet gelijk zijn aan Naam. |
|
123 |
de waarde in het veld moet gelijk zijn aan 123. |
|
Like "Naa*" |
de eerste drie letters van de waarde van het veld moeten gelijk zijn aan Naa of naa, de andere letters mogen alles (het jokerteken *) zijn. |
|
Like "N?am" |
de eerste letter van de waarde is een n of een N, de tweede letter mag alles (het jokerteken ?) zijn, de derde en vierde letter zijn am, AM, Am of aM. |
|
Between "B" And "Hzz" |
het veld moet een waarde hebben tussen"'B' en 'Hzz'. |
|
< 123 |
de waarde van het getal in het veld moet kleiner zijn dan 123. |
|
>= 40 |
de waarde van het getal in het veld moet groter zijn dan of gelijk zijn aan 40 |
|
> "Ka*" |
de waarde in het veld moet in een alfabetische lijst na Ka komen. |
|
<> 123 |
de waarde van het getal in het veld moet ongelijk zijn aan 123. |
|
<> "Utrecht" |
de waarde in het veld moet ongelijk zijn aan Utrecht. |
|
Not Like "Ba*" |
de eerste letters van de waarde in het veld moeten ongelijk zijn aan Ba. |
|
"" |
de waarde in het veld moet gelijk zijn aan de lege waarde. |
|
Is Null |
de waarde in het veld mag niet bestaan. |
|
Is Not Null |
de waarde in het veld moet bestaan. |
Aan alle voorwaarden op hetzelfde formulier moet tegelijk voldaan worden.
Wilt u andere voorwaarden opgeven die ook mogen gelden, dus voorwaarde A of voorwaarde B, zet de andere voorwaarden dan op het tabblad Of. U kunt meer dan één of-formulier maken.
Als u een selectie hebt gemaakt, klikt u in de Werkbalk op de knop Filter. U krijgt nu alleen de records te zien die aan uw selectie(s)voldoen.
Als u een selectie actief hebt en dan een afdruk kiest, dan is deze afdruk alleen van toepassing voor de door u gekozen selectie.
AdresMenu vullen
U kunt bestaande adressen redelijk makkelijk importeren via een Toevoegquery. Importeer eerst de tabel met de bestaande records - dit kan een Access-tabel, een Excel-werkblad, een teksttabel of een ander soort tabel zijn. Maak dan een Toevoegquery om de bestaande records aan de tabel tblNaam toe te voegen. Zie de tekst Adressen in AdresMenu importeren vanuit andere tabellen.
AdresMenu en AdresMiniMenu bijwerken voor eigen toepassingen
Voor de beheerders zijn de formulieren Informatie en Wijzigingen gemaakt, waarmee de beheerder gemakkelijk de informatie over de wijzigingen in het programma kan bijhouden.
Klik op de afbeelding om deze te vergroten
In de modules is commentaar verwerkt, zodat u kunt zien hoe AdresMenu is opgebouwd. U kunt AdresMenu zelf gebruiken en aanpassen, op de voorwaarde dat u in het programma, in de overgenomen modules en in de documentatie de bron vermeldt (Hans Bronkhorst, http://www.pcmenu.nl).
Als u het programma wilt bekijken en wilt aanpassen, start het dan met de Shift-toets ingedrukt.
Wilt u AdresMenu doorgronden, kijk dan bij AdresMenu uitgeplozen. In deze teksten worden de verschillende trucs uit de tabellen, query's, formulieren, rapporten en modules van AdresMenu toegelicht, zodat u AdresMenu beter kunt aanpassen. Al deze tips en trucs kunt u ook in uw eigen programma's toepassen!
AdresMenu en AdresMiniMenu gelijktijdig meerdere keren gebruiken
Wilt u Adres(Mini)Menu in een netwerk gebruiken en er met meerdere mensen gelijktijdig aan kunnen werken, dan is het aan te raden om Adres(Mini)Menu te splitsen in een backend gedeelte (de tabellen met de gegevens) en een frontend gedeelte (de formulieren, rapporten en query's). In de tekst Access voor gevorderden leest u hier meer over.
Andere programma's
Als u zelf een uitgebreidere administratie wilt bouwen, dan kunt u elders op deze site bij de pagina's over StroMenu inspiratie opdoen. StroMenu is een pakket gemaakt voor de contacten- en donateursadministratie van een stichting. StroMenu is net als de meeste andere programma's op deze site gratis te downloaden, ook ziet u op deze site de volledige handleiding. Wilt u StroMenu doorgronden, kijk dan eerst bij AdresMenu en AdresInlogMenu. StroMenu bouwt op deze programma's door en is door de uitgebreide gebruiksmogelijkheden complexer dan AdresMenu en AdresInlogMenu.
LETSMenu bevat eveneens een adressenbestand, maar ook worden de handelingen (transacties) tussen de deelnemers van een LETS-stelsel in het pakket geregistreerd. LETSMenu kunt u gratis downloaden vanaf deze site.
PergolaMenu is gemaakt voor de ledenadministratie van een groente+-abonnement. Ook PergolaMenu kunt u gratis vanaf deze site downloaden.
Voor het bijhouden van meldingen (klachten, complimenten) kunt u een kijkje nemen bij MeldpuntMenu, dat ook op deze site beschreven staat.
Voor meldingen voor een beveiligingsdienst is Bedios gemaakt. Bedios is onder bepaalde voorwaarden en tegen betaling leverbaar aan beveiligingsdiensten.
Als voor uw ledenadministratie AdresMenu of AdresInlogMenu niet volstaan, LETSMenu en PergolaMenu niet de programma's zijn die u zoekt en u geen tijd, geen kennis of geen zin hebt om het programma zelf aan te passen, kijk dan eens bij commerciële programma's zoals Davilex Club. Dit programma is zeer geschikt om een complete ledenadministratie van een middelgrote tot grote vereniging of club of verzameling van clubs bij te houden. Met Davilex Club kunt u ook een bijbehorende financiële boekhouding bijhouden.
Ook in Outlook kunt u veel doen met het beheren van contactpersonen. Zie de pagina's elders op deze site. Op de training-site van Microsoft vind u enkele voorbeelden voor het werken met Outlook.
Versies en wijzigingen
Zie voor details van de wijzigingen de knop Wijzigen in het formulier Informatie. Het formulier Informatie ziet u door in het hoofdformulier op de titel te klikken.
De laatste wijzigingen in AdresMenu zijn:
| 21-9-2006: In AdresMenu wordt nu een Menu gebruikt (een aangepaste versie van het Access Schakelbord). Tevens tabblad Kamers toegevoegd. | |
|
|
22-7-2006: Tabel Artikel uitgebreid met extra velden. |
|
|
4-3-2006: Relaties tussen tblNaam en tblNaam_naam en tblNaam_Adres aangepast. |
|
|
19-22006: De query qryNaam aangepast, zodat het veld Tweede_regel niet meer verplicht is. |
|
|
16-2-2006: Programmacode voor het instellen van de kleuren compacter gemaakt. |
|
|
11-2-2006: Dubbelklikken op subformulieren opent het subformulier in een volledig scherm. In het Databasevenster zijn enkele Groepen toegevoegd, zodat voor de ontwikkelaar de verschillende programmaonderdelen beter te herkennen zijn. |
|
|
7-2-2006: De door u gekozen kleur van de drie hoofdformulieren (Adres, Lijst en Groep) wordt samen met uw Windows inlognaam bewaard, het formulier opent de volgende keer met de laatste door u gekozen achtergrondkleur. |
|
|
27-1-2006: Een rapport voor de extra namen (zie de wijziging van 21-1-2006) is toegevoegd. U kunt een andere achtergrondkleur voor de drie belangrijkste formulieren kiezen. |
|
|
24-1-2006: Om AdresMenu optimaal voor uw eigen gebruik te kunnen instellen kunt u nu aangeven welke tabbladen (extra adressen, extra namen, transacties, sleutels, gebeurtenissen ed.) u wel of niet wilt zien. |
|
|
21-1-2006: U kunt nu bij elke adreskaart op een subformulier gegevens opslaan over bijvoorbeeld de familieleden of de contactpersonen van een bedrijf. |
|
|
19-1-2006: Hoofdformulieren hebben voor een betere leesbaarheid een witte achtergrond gekregen, knoppen hebben een duidelijk label gekregen, programmacode bij functie fInformatie() is aangepast. |
|
|
24-12-2005: Toevoeging van twee etikettenformaten (Avery J8160 en J8162), op de hoge etiketten (7 boven elkaar op één A4 vel) komt de naam van het land, mits niet gelijk aan het standaard land, nu voluit geschreven op een nieuwe regel. |
|
|
26-8-2005: De programmacode bij het veld Postcode is aangepast: het invoermasker (bijvoorbeeld 1234 AB voor Nederlandse postcodes, 1234 voor Belgische postcodes) wordt nu bepaald (aan de hand van de waarde in het veld Land) op het moment dat u met muis of toetsenbord de focus op het veld Postcode heeft gezet. |
|
|
17-8-2005: Groepen ('Lid van') kunnen nu direct toegevoegd worden: als u een niet-bestaande groep invoert, dan vraagt AdresMenu of u deze groep wilt toevoegen. |
|
|
23-8-2004: Een uitgeklede versie van AdresMenu gemaakt: AdresMiniMenu. De tabel Afdruk gecorrigeerd, zodat vanaf het formulier Groepen alleen die rapporten gemaakt kunnen worden die op basis van het formulier Groep werken. |
|
|
9-7-2004: Bij de relaties (Extra > Relaties) tussen tblNaam en tblNaam_artikel en tblNaam_adres was Gerelateerde records verwijderen niet aangevinkt. Records uit de tabel tblNaam konden daardoor niet verwijderd worden als er nog gegevens bij de subformulieren Uitleen of Adres stonden. Dit is aangepast, u kunt nu wel een naam-kaart verwijderen, inclusief alle onderliggende gegevens in de subformulieren. |
|
|
26-6-2004: Het formulier frmGroep verwees naar een niet-bestaande werkbalk en kon daardoor niet geopend worden. Gecorrigeerd. Tevens enkele cosmetische veranderingen aangebracht. |
|
|
24-5-2004: U kunt adressen nu ook in een lijst bekijken en bewerken, naast de weergave in Adreskaarten. |
|
|
9-4-2004: U kunt nu meerdere adressen per kaart registreren, bijvoorbeeld voor bezoekadres - factuuradres ed. Op de Volledige lijst worden alle adressen getoond. Op de etiketten wordt alleen het adres van de hoofdkaart afgedrukt. |
|
|
7-4-2004: Een aantal etikettensoorten is toegevoegd. |
|
|
1-4-2004: U kunt de namen van enkele velden en van de afdrukken aanpassen. |
|
|
15-3-2004: De handleiding is uitgebreid. |
|
|
12-5-2003: Beheer van sleutel- en pasjesuitgifte ingebouwd. |
|
|
10-5-2003: Uitleenadministratie ingebouwd. |
|
|
17-4-2003: Verwijzingen aangepast, zodat de programma's ook onder Office XP probleemloos starten. |
Dank
Diverse mensen, zowel gebruikers van het programma als ontwikkelaars binnen Access, hebben bijgedragen aan de ontwikkeling van AdresMenu, AdresMiniMenu en AdresInlogMenu. Ik wil hier met name noemen: Menno, Patries, Michael, Henry, Geronimo, Marty, B@rt, Jan, Fester en Bert.